Praktischer Leitfaden für den modernen Arbeitsplatz
Leitfaden für Führungskräfte
Der moderne Arbeitsplatz Digitalisierung, demographischer Wandel und eine wahre Datenflut haben den modernen Arbeitsplatz unwiderruflich geprägt. Bis Ende 2018 haben 66 % aller CEOs der 2000 größten börsennotierten Unternehmen der Welt die digitale Transformation als neuen Wachstumsmotor in den Fokus ihrer Unternehmensstrategie gerückt. In naher Zukunft wird die Generation Y einen über 50%igen Anteil an der erwerbstätigen Bevölkerung haben. Diese Generation steht für eine offene Arbeitskultur mit Co-Working-Büros, sucht einen Sinn in der Arbeit und möchte sich stärker mit der Mission eines Unternehmens identifizieren. Darüber hinaus wird das Gesamtvolumen digitaler Daten nach Einschätzung von Experten explosionsartig ansteigen und bis 2020 wohl 44 Zettabyte erreicht haben. Dies entspricht einer 10-fachen Steigerung gegenüber 2013.
Neue Technologien wirbeln mittlerweile ganze Industriezweige durcheinander, und es kristallisiert sich heraus, dass Menschen und ihr Innovationsgeist der größte Aktivposten der Unternehmen sind. Während die meisten Führungskräfte bei dieser Aussage wohl zustimmend nicken würden, deuten Erhebungen darauf hin, dass die Beschäftigten eine ganz andere Erfahrung machen. Weltweit geben nämlich weniger als 15 % der Mitarbeiter an, am Arbeitsplatz motiviert zu sein. Das ist kein Wunder, wenn man berücksichtigt, dass Wissensarbeiter durchschnittlich alle drei Minuten unterbrochen werden, auf dem Computer acht Fenster gleichzeitig geöffnet haben, 30 Mal pro Stunde E-Mails abrufen, 20 % ihrer Arbeitszeit mit der Suche nach unverzichtbaren Informationen verbringen und das Gefühl haben, 47 % der Besprechungen seien unproduktiv und. Dieses Problem gilt es dringend zu lösen, in einer Zeit, in der die Mitarbeiter mehr Möglichkeiten haben denn je, ganz vom traditionellen Karriereweg abzuweichen und stattdessen die umfangreichen Möglichkeiten der Gig-Economy zu nutzen. Mittlerweile müssen sich die Unternehmen bei der Rekrutierung von Spitzenkräften nicht nur gegen die Konkurrenz durchsetzen, sondern auch noch überzeugende Argumente dafür liefern, dass ein traditionelles Arbeitsverhältnis das Richtige ist.
Eine neue Arbeitskultur muss her. Eine Kultur mit offenen, kollaborativen Umfeldern, die Beschäftigten die Möglichkeit geben, praktisch überall und jederzeit zu arbeiten. Eine Kultur, in der Routineabläufe durch kreatives Denken und Agilität ersetzt werden. Eine Kultur, in der dynamische Teamarbeit und datengestützte Problemlösung belohnt werden und an die Stelle von Befehlen und Kontrolle treten. Eine Kultur, in der die Mitarbeiter eine stärkere Bindung entwickeln – untereinander und zum Unternehmen. Und schließlich eine Kultur, in der Unternehmens- und Kundendaten geschützt und die Risiken durch immer ausgeklügeltere Cyberbedrohungen abgeschwächt werden – bei gleichzeitiger Minimierung der Gesamtkosten.
Zur Schaffung einer solchen Arbeitskultur in Ihrem Unternehmen ist eine Kombination aus kulturellen Veränderungen, geeigneter Technologie und durchdachter Arbeitsplatzgestaltung erforderlich. Nur wenn Sie entsprechende Instrumente bereitstellen, können Kreativität und Innovation gefördert, Teamarbeit ermöglicht und beschleunigt, Daten und Analysen für eine stetige Optimierung zugänglich gemacht und Sicherheits- und Compliance-Anforderungen verlässlich erfüllt werden. Vor allem aber sind Ihre Führungsqualitäten und Ihr Engagement gefragt, denn Sie müssen in diesem neuen Arbeitsumfeld Vorbildfunktion übernehmen. Dieser praktische Leitfaden soll Ihnen helfen, Microsoft 365 optimal zu nutzen und eine neue Arbeitskultur in Ihrem Unternehmen zu fördern.
Kreativität
Der wichtigste Aspekt des modernen Arbeitsplatzes ist der menschliche Erfindungsgeist der Mitarbeiter, den es mit KI-gestützten Werkzeugen zu stärken gilt. So fördern Sie Kreativität und schaffen ein Klima der Innovation. Microsoft 365 nutzt das Potenzial von Daten und Interaktionen, um jedem Benutzer eine leistungsstarke Oberfläche mit relevanten Inhalten zu bieten. So ergeben sich ganz neue Möglichkeiten, kreativ zu werden, auf relevante Informationen zuzugreifen und in Zusammenarbeit mit internen und externen Akteuren wertvolle Einblicke zu gewinnen. Die tägliche Arbeit des Einzelnen gewinnt an Einfluss und Bedeutung.
Ideen entwickeln und Inhalte erstellen
Unternehmen suchen stets nach Möglichkeiten, die Konzeptionierungsphase zu optimieren und Reibungspunkte auf dem Weg vom Konzept zum Prototyp zu eliminieren, um Kundenwünschen vorzugreifen und die Konkurrenz hinter sich zu lassen. Mit neuen Funktionen in den Bereichen gemeinsame Dokumenterstellung, Freihandeingaben, 3D und Business Intelligence in vertrauten Office-Anwendungen wie Word, Excel und PowerPoint können Ihre Mitarbeiter im Handumdrehen Konzepte erstellen, mit anderen teilen und dann in Echtzeit gemeinsam an der Perfektionierung der Lösung arbeiten. Künstliche Intelligenz (KI) eröffnet in diesem Zusammenhang ganz neue Dimensionen. Innovative Eingabemethoden wie das Diktieren von Text, der dann transkribiert und übersetzt werden kann, oder Designvorschläge aus der Cloud, mit denen jeder rasch professionelle Folien und anschauliche Bewegungseffekte erstellen kann, sind neue Highlights. Der fertigen Präsentation können mittels automatischer Übersetzung Untertitel in bis zu 60 Sprachen hinzugefügt werden. Damit erzielen Sie bei einem internationalen Adressatenkreis sowie bei Menschen mit eingeschränktem Hörvermögen oder einem Arbeitsplatz mit hohem Geräuschpegel eine größere Wirkung. Wenn Dateien mit SharePoint oder OneDrive in der Cloud gespeichert werden, können Mitarbeiter ortsunabhängig darauf zugreifen und Inhalte sicher mit Personen innerhalb und außerhalb des Unternehmens teilen. In Outlook besteht sogar die Möglichkeit, einer E-Mail-Nachricht einen Link zu einer Datei in der Cloud anzufügen. Die Empfänger können dann automatisch auf den aktuellen Inhalt zugreifen, ohne umständlich mehrere Dateiversionen abgleichen zu müssen.
Digitale Notizen
Aufgrund des stetig anwachsenden Datenvolumens und des rasanten Innovationstempos in den Unternehmen sind gute Notizen wichtiger denn je. OneNote ist ein digitaler Notizblock, auf dem Sie Notizen mit beliebigen Geräten erfassen, organisieren und teilen können. Erfassen Sie Audio- oder handschriftliche Notizen, kommentieren Sie Dokumente oder skizzieren Sie Ihre nächste geniale Idee ebenso frei und kreativ wie mit Stift und Papier, aber mit den Vorzügen von digitaler Tinte. Sie können sogar ein Foto von einem Whiteboard schießen, und Office Lens digitalisiert die Notizen dann für Sie. Integrierte Übersetzungsfunktionen fördern die Zusammenarbeit, und mit der leistungsstarken Suche lassen sich Sprachaufzeichnungen, per Tastatur erfasste und sogar handschriftliche Notizen im Nu durchkämmen.
Discovery – Inhalte und Personen ermitteln
Zur Maximierung von Produktivität und Agilität in einem Unternehmen ist es wichtig, auf die Arbeit und das Fachwissen anderer zurückgreifen zu können. Das klingt zwar ganz einfach, ist in der Praxis jedoch oftmals schwer realisierbar. Wie lässt sich ein einziges gesuchtes Dokument aus Millionen anderer herausfiltern? Wie finden wir kompetente interne und externe Experten zur Abwicklung eines Projekts? Microsoft 365 unterstützt Sie mit leistungsstarken Such- und Discovery-Funktionen beim Auffinden relevanter Informationen und Personen. Mit künstlicher Intelligenz in Kombination mit unternehmensweiten Daten und Signalen ermitteln Sie die Informationen und Experten, die Sie brauchen, und können sogar nach aktuellen Themen suchen. Geben Sie Ihre Suchabfrage ganz einfach in natürlicher Sprache ein, genau wie bei einer Suche im Internet. Speichern Sie Dateien in OneDrive oder SharePoint, um Text auch in Bildern identifizieren zu können. So finden Sie mit der intelligenten Suche problemlos auch Whiteboards, Screenshots und Belege. Wenn Sie das Gesuchte dann gefunden haben, lassen sich die Informationen mit KI-gestützten Diensten direkt in Word, Excel, PowerPoint und Outlook importieren. Darüber hinaus haben wir LinkedIn-Profile in Microsoft 365 eingebunden, sodass Sie unternehmensinterne und externe Experten mit nur einem Klick ermitteln können.
Mobile Produktivität
In der Vergangenheit war der Arbeitsplatz ein physischer Ort. Der Begriff umfasste Einzelarbeitsplätze in Büros und Besprechungsräume, in denen die Mitarbeiter zusammenkommen konnten. Heute findet Arbeit jedoch zunehmend unterwegs statt, und fast die Hälfte aller Fachkräfte gibt an, ein Mobilgerät zu benötigen, um produktiv arbeiten zu können. Wir haben auf diesen Bedarf nach mobiler Produktivität reagiert, indem wir Anwendungen wie Outlook, Word, Excel, PowerPoint, SharePoint, OneDrive und Microsoft Teams auf gängigen mobilen Plattformen wie iOS und Android bereitgestellt haben. Stecken Sie Ihren Arbeitsplatz einfach in die Tasche. Sie können Inhalte erstellen, teilen und präsentieren oder chatten, auf dem Gerät Ihrer Wahl, zu Hause oder unterwegs. Selbst der Zugriff auf Intranetsites Ihres Unternehmens ist möglich. Dank der Integration von KI in Outlook können Sie Ihre E-Mails jetzt nach Relevanz filtern und effizienter arbeiten. Blenden Sie weniger wichtige E-Mails einfach aus und konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche. Mit der digitalen Assistentin Cortana in Outlook Mobile behalten Sie im Tagesablauf immer den Überblick. Sie teilt Ihnen mit, wann Sie von ihrem aktuellen Standort zu einem Termin an einem anderen Veranstaltungsort aufbrechen müssen, inklusive Wegbeschreibung für die Anreise mit dem eigenen Fahrzeug oder öffentlichen Verkehrsmitteln. Dabei werden Verkehrsinformationen in Echtzeit berücksichtigt. Produktivitätsfördernd sind außerdem speziell für Mobilgeräte konzipierte Funktionen wie MileIQ. Mit dem digitalen Fahrtenbuch zeichnen Sie die Kilometerleistung automatisch auf, Aufwandsabrechnungen und Fahrtkostenerstattungen werden so zum Kinderspiel. Apps und Daten sind bei diesen mobilen Funktionen durch umfassende Sicherheitsmaßnahmen geschützt. Mitarbeiter, denen diese Funktionen zur Verfügung stehen, können auch unterwegs produktiv arbeiten.
Im nächsten Teil dieser Reihe, den wir in Kürze veröffentlichen werden, beleuchten wir das Thema Förderung der Arbeitskultur durch verbesserte Teamarbeit.
Quelle: https://info.microsoft.com
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