Teamarbeit
Bei der Förderung einer neuen Arbeitskultur ist es ganz entscheidend, Verbindungen zwischen den einzelnen Akteuren im Unternehmen zu knüpfen und den Informationsaustausch zu vereinfachen. Bei den meisten von uns lässt sich die Zusammenarbeit in zwei Formen unterteilen: einen „inneren Kreis“ von Personen, mit denen wir regelmäßig aktiv zusammenarbeiten, und einen „äußeren Kreis“ von Personen, mit denen wir eher sporadisch in Verbindung treten. Für diejenigen, mit denen Sie eng an HighspeedProjekten und der Umsetzung von Kernvorgaben arbeiten, ist Microsoft Teams die ideale Lösung. Hier befinden sich alle Unterhaltungen, Dateien, Besprechungen und zugehörigen Apps in einem gemeinsamen Arbeitsbereich, der für alle internen und externen Teammitglieder zugänglich ist. Um zum Verfolgen gemeinsamer Grundsätze, Interessen oder Ziele mit dem äußeren Kreis in Verbindung zu treten, empfiehlt sich Yammer. Mit dieser Lösung kann jeder problemlos Informationen teilen, sich kompetenten Rat holen und Ideen entwickeln, da Gruppen und Unterhaltungen standardmäßig allen offen stehen.
Projekte und virtuelle Teams
Um mit schnellen Veränderungen Schritt halten und Experten an unterschiedlichen Standorten einbinden zu können, müssen Unternehmen dynamische Lösungen und Arbeitsweisen einführen, die den Mitarbeitern die Konzentration auf ein Projekt ermöglichen, bevor sie wieder „ausschwärmen“, um das nächste Projekt in Angriff zu nehmen. Mit Microsoft Teams haben Mitarbeiter die Möglichkeit, in Eigenregie Teams für wichtige Projekte zu bilden, indem sie Unterhaltungen, Dateien, Besprechungen und Werkzeuge an einem zentralen Ort für Teamarbeit zusammenzuführen. Das gesamte Team, einschließlich externer Berater und freiberuflicher Mitarbeiter, kann auf alle Informationen zugreifen, die für eine zügige und erfolgreich Projektabwicklung erforderlich sind, darunter auch Anwendungen wie Adobe Creative Cloud, SurveyMonkey und GitHub. Darüber hinaus sind die Teams nahtlos in Microsoft-Anwendungen wie Word, Excel, PowerPoint, PowerBI und Stream integriert. Teammitglieder können daher direkt vom gemeinsamen Arbeitsbereich aus zusammenarbeiten und auf Informationen zugreifen. Alle Dateien werden automatisch in SharePoint gespeichert, und die Teammitglieder haben sogar die Möglichkeit, Intranetsites mit Projektdetails und Ankündigungen für einen breiteren Adressatenkreis im Unternehmen zu erstellen. Microsoft Teams ist in unzähligen Szenarien ein ausgesprochen nützliches Instrument, unter anderem beim Starten von Marketingkampagnen, Optimieren von Vertriebsinitiativen und Organisieren von IT- und Konstruktionsprojekten.
Besprechungen
Wissensarbeiter verbringen durchschnittlich fast ein Drittel ihrer Wochenarbeitszeit in Besprechungen. Die meisten von ihnen glauben jedoch, dass sich die Produktivität dieser Besprechungen durch eine bessere Vorbereitung und mehr interaktive Diskussionen zwischen den Teilnehmern steigern ließe. Mit den hervorragenden Audio-, Video- und intelligenten Besprechungsfunktionen von Microsoft Teams bringen Sie die Akteure in ihrem Unternehmen zusammen und sorgen für einen Wandel in der Besprechungskultur. In Microsoft Teams beginnt die Zusammenarbeit in dem Moment, in dem die Besprechung angesetzt wird – die Teilnehmer sind über den Chat bereits im Vorfeld kontinuierlich in Kontakt und teilen zur Vorbereitung relevante Dokumente. Um mehr über die Teilnehmer herauszufinden, zeigen Sie einfach mit dem Mauszeiger auf ein Profilbild, und es werden Hintergrundinformationen aus dem Unternehmen und LinkedIn angezeigt. Während der Besprechung sorgen Video und Bildschirmfreigaben für eine engere Vernetzung und eine Fokussierung auf das Wesentliche. Darüber hinaus werden gerade neue KI-Dienste für die automatische Übersetzung, Transkription und Aufzeichnung entwickelt, um die Zusammenkünfte für die Teilnehmer aufzuwerten und verhinderten Teammitgliedern die Möglichkeit zu geben, sich die Besprechung später anzuschauen. Im Anschluss an das Meeting werden Notizen und Aufgaben automatisch transkribiert und an die Gruppenmitglieder verteilt.
Mitarbeiter-Community
In vielen Großunternehmen, insbesondere in solchen mit mehreren geographischen Standorten, fühlen sich die Mitarbeiter von ihren Kollegen und den Entscheidungen der Zentrale abgekoppelt. Diese Situation wirkt sich negativ auf die Mitarbeitermotivation aus und erschwert den Wandel der Arbeitskultur. Nun kommt es vor allem darauf an, im Umgang mit den Mitarbeitern Offenheit und Transparenz walten zu lassen. Yammer ist ein soziales Netzwerk für Unternehmen, über das Sie bestehende Inselstrukturen auflösen, Communitys bilden und unternehmensweite Initiativen vorantreiben können. Empfehlenswert sind regelmäßige Mitarbeiterversammlungen, bei denen Fragen gestellt und für das Unternehmen wichtige Themen besprochen werden können. Die Teilnahme an diesen Versammlungen kann persönlich oder remote erfolgen, und sie können mithilfe von Skype Meeting Broadcast und den intelligenten Videofunktionen von Microsoft Stream für aufgezeichnet werden. Fragen können entweder vor oder während der Übertragung in öffentlichen, unternehmensweiten Yammer-Gruppen eingereicht und diskutiert werden. Diese Gruppen sind die ideale Plattform für offene Unterhaltungen, Debatten und das Entwickeln von Ideen. Yammer eignet sich darüber hinaus hervorragend für fachbezogene Communities der Mitarbeiter und unternehmensweite Kommunikationsanforderungen. Empfehlenswert ist auch die Schaffung eines modernen Intranets. Verwenden Sie Vorlagen für Sharepoint-Kommunikationswebsites, um aufbereitete Nachrichten, wichtige Ankündigungen und Videostreams zu veröffentlichen und für alle Mitarbeiter zugänglich zu machen – standort- und geräteunabhängig.
Videodienst für Unternehmen
Das menschliche Gehirn verarbeitet Videos 60.000 Mal schneller als Text. Daher zählt das Medium Video in der Kommunikation mit Mitarbeitern zu den effektivsten Instrumenten. Während Videos in unserem Privatleben allgegenwärtig sind, ist der Einsatz in Unternehmen noch immer kostspielig und die sichere Verteilung schwierig. Empfehlenswert ist die Einbindung von Videoelementen für interne Schulungen sowie in der Mitarbeiterkommunikation, beispielsweise bei Mitarbeiterversammlungen, sowie zur besseren Vernetzung globaler Teams. Mit Microsoft Stream kann jeder im Unternehmen Videos erstellen, entdecken und sicher teilen. Darüber hinaus ist der Videodienst in häufig verwendete Kollaborations-Apps wie Teams, OneNote, SharePoint and Yammer integriert. KI-gestützte Funktionen wie Audiotranskription und Gesichtserkennung ermöglichen das schnelle Auffinden relevanter Inhalte. Sie können sogar nach einzelnen Wörtern oder Personen suchen, die auf dem Bildschirm zu sehen sind – in einem einzelnen Video oder im gesamten Videobestand des Unternehmens.
Verteilerlisten modernisieren
E-Mail ist heute für die meisten Führungskräfte das allgegenwärtige Aufzeichnungssystem, das vielfach genutzt wird, um ins Gespräch zu kommen und über unterschiedlichste Themen auf dem Laufenden zu bleiben. Allerdings war es bisher recht umständlich, Verteilerlisten zu erstellen und eine gute Gruppenkommunikation zu ermöglichen. Mit der Gruppenfunktion lässt sich in Outlook ein gemeinsamer Posteingang erstellen, der nach dem Prinzip einer traditionellen Verteilerliste funktioniert. Allerdings können neue Mitglieder sich auch ältere Diskussionsbeiträge anschauen, um sich rasch ein Bild zu machen. Darüber hinaus ist der Posteingang auch in OneNote und SharePoint integriert, um das Teilen von Notizen und Inhalten wie Dateien über die Cloud und Teamwebsites zu vereinfachen. Für Gruppen in Outlook gibt es eine ganze Palette potenzieller Anwendungsbereiche. Insbesondere können sie das Führungsteam oder direkt unterstellte Mitarbeiter dabei unterstützen, bei einer Vielzahl von Themen immer auf dem Laufenden zu bleiben und veraltete Verteilerlisten zu modernisieren. Beim Planen von Besprechungen ist der Dienst „Calendar.help“ nützlich, der derzeit als Preview verfügbar ist und die Schnelligkeit künstlicher Intelligenz mit dem persönlichen Touch der digitalen Assistentin Cortana verknüpft.
Im dritten Teil dieser Reihe geht es um die optimale Nutzung von Daten, Analysen und KI.
Quelle: https://info.microsoft.com
Ich nutze noch keine Microsoft Online-Dienste und wünsche ein individuelles Angebot bzw. eine Beratung!