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Microsoft Azure: 10 Tipps für Ihren Einstieg in die Cloud

Die Cloud ist flexibel, skalierbar und damit unabdingbar, um die Digitalisierung in Ihrem Unternehmen zu forcieren. Einen leichten Einstieg ermöglicht Microsoft Azure. Damit Sie wirklich Kosten sparen, die Effizienz steigern und Stolperfallen umgehen, sollten Sie diese 10 Tipps berücksichtigen.

Microsoft Azure bietet ein umfangreiches Konglomerat an Cloud-Diensten, mit denen sich Ressourcen sukzessive in die digitale Wolke verlagern lassen. Die Cloud hilft Ihnen, Kosten zu sparen und die Effizienz zu erhöhen. Wer jedoch völlig unvorbereitet auf die Cloud umsteigt und dadurch ggf. falsche Strukturen schafft oder mangelnde Sicherheitsmaßnahmen trifft, kann die Kosten auch unnötig erhöhen. So umgehen Sie die Tücken:

Tipp 1: Definieren Sie Struktur und Regelwerk

Im ersten Schritt – noch bevor technische Aspekte eine Rolle spielen – sollten Sie Ihr Azure-Umfeld genau planen und geeignete Hierarchien und Sicherheitsvorkehrungen bestimmen. Nur so lässt sich ein späteres Chaos vermeiden.

Die Organisation in Microsoft Azure erfolgt über Subscriptions. Dies sind in sich geschlossene, logische Einheiten, in denen User Ressourcen schaffen und verwalten können. Innerhalb jeder Subscription lassen sich Regeln festlegen sowie Rollen und Rechte vergeben. So wird zum Beispiel definiert, wer Ressourcen anlegen darf oder wie hoch das Kostenlimit für die Ressource ist.

Es ist ratsam, mehrere Subscriptions anzulegen, beispielsweise für verschiedene Abteilungen oder Standorte. Außerdem sollten interne Systeme und Kundensysteme voneinander losgelöst in unterschiedlichen Subscriptions liegen.

Tipp 2: Verteilen Sie Rechte mit Bedacht

Viele Unternehmen suchen sich beim Einstieg in die Microsoft Azure Cloud Unterstützung bei einem externen Berater. Das macht Sinn, kann der Spezialist doch sehr gezielt mit seinem Know-how helfen. Aber Vorsicht bei der Rechtevergabe. Sie sollten einem externen Dienstleister nie Admin- oder Co-Admin-Rechte zusprechen. Denn damit hätte er vollständigen Einblick und Zugriff auf Ihre Subscriptions, Datenbanken und Daten. Geben Sie Externen nur Berechtigungen für die benötigten Umgebungen.

Tipp 3: Nutzen Sie Managed Disks

Microsoft vereinfacht mit der Managed-Disks-Funktion die Datenträgerverwaltung für virtuelle Maschinen in Azure IaaS. Das Feature sorgt beispielsweise automatisch dafür, dass den VMs genügend IOPS zur Verfügung stehen, indem die darunter befindlichen Storage Accounts automatisiert administriert werden. Dies reduziert den Management-Aufwand enorm. Des Weiteren stellen Managed Disks Hochverfügbarkeit auf der Storage-Ebene sicher, indem Daten entsprechend zugehöriger VMs in Availability Sets organisiert werden. So läuft der Betrieb reibungslos weiter, wenn mal ein Bereich ausfällt.

Werden hochverfügbare Installationen in Azure ohne Managed Disks eingerichtet, arbeiten zwar die VMs auf unterschiedlichen Host-Systemen, der Storage ist jedoch nicht zwingend ausfallgeschützt.

Tipp 4: Lassen Sie virtuelle Maschinen in der Cloud nie ohne Firewall arbeiten

Jede virtuelle Maschine in der Cloud benötigt eine Firewall. Das ist auch dann wichtig, wenn sie keine öffentliche IP-Adresse hat und nur über das Intranet erreichbar ist. Denn in Azure lassen sich Einstellungen schnell ändern. Ob versehentlich oder beabsichtigt: Mit nur einem Klick erhält eine VM dann plötzlich eine Public IP. Wenn dann keine Firewall aktiv ist, haben Hacker leichtes Spiel.

Tipp 5: Machen Sie Backups

Wenn man in Azure eine virtuelle Maschine oder einen Storage Account löscht, sind sie auch unwiderruflich weg. Um gegen Datenverlust gefeit zu sein, sollten Sie unbedingt Backups machen. Azure offeriert für virtuelle Server die Lösung „Azure Backup“. Damit ist es möglich, Server zu sichern und ganz oder teilweise auf Dateiebene wiederherzustellen. In Azure kann man zudem Drittanbieter-Produkte verwenden. Dies empfiehlt sich zum Beispiel für die Sicherung von Office 365 Daten, da es hier von Microsoft keine eigene umfassende Backup-Lösung gibt.

Tipp 6: Behalten Sie versteckte Kosten im Blick

Ausgehender Datenverkehr in Azure kostet Geld. Das sind versteckte Kosten, die Sie einplanen sollten – gerade wenn Sie ein Backup-Tool eines Drittanbieters nutzen. Müssen Sie beispielsweise vier Terabyte von einem Fileserver wiederherstellen, bedeutet das vier Terabyte ausgehender Datentransfer, den Sie zusätzlich bezahlen. Auch andere Positionen, an die man oft nicht denkt, bedingen Kosten. Fallen für eine Public-IP-Adresse zum Beispiel nur 2,50 Euro im Monat an, sind das bei 100 IP-Adressen immerhin 250 Euro.

Tipp 7: Checken Sie Lizenzen von Drittanbietern

Bevor Sie Software von Drittanbietern in der Cloud nutzen, sollten Sie deren Lizenzen genau prüfen. Einige Hersteller erlauben es nicht, ihre Software in Azure zu betreiben. Oder sie fordern dafür ein Zusatzabkommen. Ein Lizenzverstoß kann teuer werden!

Tipp 8: Kalkulieren Sie geeignete Bandbreiten

Für Backup und Recovery oder Log-Analysen müssen oftmals große Datenmengen ausgetauscht werden. Dafür ist eine entsprechende Bandbreite vonnöten. Sie sollten daher eine Langzeitbetrachtung durchführen, in der Sie das Logging-Verhalten Ihrer Systeme analysieren. Daraus ergibt sich, wie viel Bandbreite Sie brauchen. Allerdings genügt es nicht nur ein oder zwei Tage zu beobachten. Sie sollten auch Phasen berücksichtigen, in denen die Last auf das System höher ist als gewöhnlich, denn dann entstehen mehr Logs und mehr Traffic.

Tipp 9: Planen Sie realistische Ressourcen für virtuelle Maschinen

Bemessen Sie einer virtuellen Maschine nicht zu viel CPU, RAM und Speicher zu. Das verursacht unnötige Kosten. In Azure bezahlen Sie nach verbrauchten Ressourcen, das heißt 16 GB RAM kosten doppelt so viel wie 8 GB.

Wie aber kalkuliert man realistisch, welchen Bedarf eine VM hat, damit sie zuverlässig arbeitet? Erfahrungswerte aus dem eigenen Rechenzentrum lassen sich nicht eins zu eins auf Azure übertragen. Die Cloud läuft auf ganz anderer, leistungsfähigerer Hardware. Es empfiehlt sich, das neue Microsoft Tool „Azure Migrate“ für die Planung zu verwenden. Es prüft die laufenden Systeme in bestehenden VMware-Umgebungen und errechnet, welche Ressourcen sie in Azure benötigen.

Tipp 10: Seien Sie innovationsfreudig

Denken Sie darüber nach, wie Sie Ihre Cloud-Nutzung weiterentwickeln können. Platform as a Service ist beispielsweise nicht nur für Entwickler spannend. Eruieren Sie, in welchen Bereichen PaaS bestehende Systeme ablösen kann. Ein klassischer Webserver lässt sich vielleicht durch eine Web App austauschen, ein SQL-Server durch SQL as a Service. PaaS ist per se günstiger als eigene Systeme aufzusetzen und zu betreiben.

Diese 10 Tipps verdeutlichen, wie wichtig es ist, sich Zeit für eine genaue Planung zu nehmen. Nur so lassen sich unnötige Kosten und Risiken vermeiden.

 

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Kapitel 2: Gute Zusammenarbeit – der Schlüssel zum Erfolg

Dokumente gemeinsam erstellen

Teamarbeit spielt eine wichtige Rolle in Office 365. Dank der gemeinsamen Dokumenterstellung können Teammitglieder Ideen einfach austauschen und Dokumente direkt kommentieren. Mit dem übersichtlichen Versionsverlauf lassen sich Änderungen ganz einfach anzeigen, annehmen oder ablehnen. Außerdem können Sie zu einer früheren Version zurückkehren, ohne dass irgendetwas verloren geht. Neue Funktionen sorgen dafür, dass mehrere Personen in Echtzeit an einer Präsentation arbeiten können.

Word – Dokumente gemeinsam erstellen

Sofort loslegen: Die gemeinsame Dokumenterstellung in Echtzeit steht Ihnen sofort zur Verfügung. Speichern Sie einfach Ihr Word-Dokument in OneDrive und klicken Sie oben rechts im Fenster auf Freigeben. Die Schritte sind immer gleich, ob im Web, im Explorer unter Windows 10 oder Windows 7 oder im Finder auf dem Mac.

Kollegen einladen: Sie können Dateien intern und extern mit Anderen teilen und gemeinsam bearbeiten, ohne dass diese über ein Office 365-Abonnement verfügen müssen.

Gemeinsam im Echtzeit bearbeiten: Sobald Ihre Kollegen angemeldet sind und Änderungen in Word oder Word Online vornehmen, werden diese in Echtzeit angezeigt.

Nahtlos zusammenarbeiten: Sie und Ihr Team können in Echtzeit Inhalte verfassen, kommentieren und überarbeiten. Fügen Sie Ihre Kommentare oder Antworten direkt neben dem Text ein, damit Ihre Kollegen der Diskussion folgen können.

Excel – Dokumente gemeinsam erstellen

Den detaillierten Dokumentverlauf anzeigen: Öffnen Sie den Bereich Verlauf, indem Sie auf Datei > Verlauf klicken. Sie sehen auf einen Blick, wann die Datei erstellt und zuletzt geändert wurde.

Mitautoren anzeigen: Alle Überarbeitungen werden mit Datum und dem Namen der Person angezeigt, die die Änderungen vorgenommen hat. So wissen Sie immer, an wen Sie sich bei Rückfragen wenden können.

Den Versionsverlauf anzeigen: Klicken Sie auf eine Version, um sie zu öffnen und mit späteren Versionen derselben Datei zu vergleichen.

Frühere Versionen wiederherstellen: Wenn Sie zu einer früheren Version zurückkehren möchten, klicken Sie einfach auf Wiederherstellen, um die Datei auf einen früheren Stand zurückzusetzen.

PowerPoint – Dokumente gemeinsam erstellen

Transparent arbeiten: In der oberen rechten Ecke des Bildschirms sehen Sie, wer gerade an der Datei arbeitet und an welcher Stelle die Änderungen vorgenommen werden. Mit einem Klick gelangen Sie direkt zu der Folie, die aktuell bearbeitet wird.

Einen Videochat beginnen: Klicken Sie auf das Profilbild einer Person und auf das Skype-Logo, um einen Gruppenchat zu starten und ein gemeinsames Projekt zu besprechen.

Änderungen im Dokument verfolgen: Der Aktivitätsfeed zeigt Ihnen den gesamten Änderungsverlauf Ihres Dokuments an. Falls nötig, können Sie ganz einfach zu einer früheren Version zurückkehren.

Per Kommentar kommunizieren: Folgen Sie der gesamten Unterhaltung, und beantworten oder löschen Sie Kommentare über leicht zugängliche Schaltflächen.

Outlook – Tipps für das Teilen von Anlagen

Outlook 2016 bietet eine neue, verbesserte Methode, um Dateien als Anlage zu teilen.

Anlagen hochladen und freigeben:  Senden Sie Dateien wie gewohnt als Anlage, oder laden Sie Dateien direkt aus Outlook auf OneDrive oder eine SharePoint-Teamwebsite hoch. So können alle dieselbe Version abrufen, anzeigen und bearbeiten. Unter zuletzt verwendeten Dateien wählen Wenn Sie eine Datei anfügen, sehen Sie Ihre zuletzt verwendeten Dokumente. Vorbei sind die Zeiten, als Sie eine Datei noch umständlich suchen mussten, um sie an eine E-Mail anzufügen.

Microsoft Teams – 2 Strategien für die geschickte Zusammenarbeit in Teams

Teams vereint Anrufe, Besprechungen und Chats an einem Ort und sorgt so für eine nahtlose Kommunikation.

1. Einen Gruppenchat mit allen Beteiligten halten: Direkt in Teams können Sie einen Sprach- oder Videoanruf starten.

2. Gäste in einen Chat einladen: Der sichere Gastzugriff ermöglicht, andere Nutzer in Chats, Besprechungen oder Anrufe innerhalb der Teams-Umgebung einzuladen.

 

 

 

 

 

 

Quelle: https://info.microsoft.com


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Kapitel 3: Kommunikation ist das A und O

Eine effektive Kommunikationsstrategie ist der Schlüssel zu einem erfolgreichen Team. Ob in Einzelgesprächen oder in einer Teambesprechung, mit Office 365 behalten Ihre Mitarbeiter stets die Kontrolle und sind praktisch überall nahtlos verbunden.

Microsoft Teams: Behalten Sie die volle Kontrolle

Vor der Besprechung 
Um eine Besprechung vorzubereiten, können Sie Dateien in einem Kanal freigeben. Die LiveBesprechung kann dann ebenfalls innerhalb des Kanals abgehalten werden. Auf diese Weise stehen den Teilnehmern umfangreiche Kontextinformationen zur Verfügung.
Während der Besprechung 
Die Teilnehmer können einer Diskussion spontan beitreten oder sie verlassen. Außerdem können sie miteinander chatten sowie Bildschirm und Dateien freigeben. Als Allround-Besprechungslösung bietet Ihnen Teams die Möglichkeit, animierte PowerPointPräsentationen per Desktop oder Mobilgerät einzubinden. Hochauflösende Videobilder sorgen für lebensechte Meetings.
Nach der Besprechung 
Nach der Besprechung kann Ihr Team eine Zusammenfassung verteilen oder innerhalb des Kanals Aufgaben zuweisen – im Rahmen der Unterhaltung, im Wiki oder in OneNote.

 

Yammer: Das soziale Unternehmensnetzwerk in Office 365 –  4 Tipps für gute Kommunikation

1. Ankündigungen für die ganze Gruppe 
Mit der Funktion „Ankündigungen“ können Informationen mit einem größeren Publikum geteilt werden. Gruppenmitglieder sehen die Ankündigung an zwei Orten: in ihrem Newsfeed und im Posteingang.
2. Dateien firmenweit teilen
Von Yammer aus können Sie Dateien in alle Anwendungen der Office-Suite hochladen oder mit anderen teilen – darunter SharePoint, OneDrive, Outlook und Stream.
3. Eine Unterhaltung teilen
Es gibt zwei Möglichkeiten, eine Yammer-Unterhaltung in Ihre Liveübertragung oder SharePoint-Kommunikationswebsite einzubetten. Veröffentlichen Sie die Unterhaltung in einer Gruppe, oder senden Sie die Unterhaltung (unter Umgehung der Gruppenseite) als private Nachricht.
4. Eine Umfrage starten
Verwenden Sie Yammer, um Feedback zu sammeln oder sich ein schnelles Meinungsbild zu machen.

 

Outlook: Teams verbinden und Informationen teilen

Die Gruppenfunktion sorgt für die nahtlose Kommunikation im Team, da alle Projektinfos an einer zentralen Stelle zusammenlaufen. In Outlook können sich mehrere Gruppen verbinden, um Besprechungen zu planen sowie Kalender, Dateien und Notizen auszutauschen.

6 Tipps, wie Sie Gruppen optimal nutzen

1. Stellen Sie das perfekte Team zusammen – in Outlook genügen ein paar Klicks, um Posteingang, Kalender, Dokumentbibliothek, OneNote-Notizbuch und Planungsfunktionen im Team zu nutzen.
2. Navigieren Sie durch die hierarchische Struktur, um schnell Informationen und Themen zu finden.
3. Verwenden Sie @Erwähnungen, um die Aufmerksamkeit Ihrer Teamkollegen auf wichtige Inhalte zu lenken.
4. Führen Sie Unterhaltungen unterwegs  mithilfe von Gruppen in der mobilen App weiter.
5. Starten Sie Sprach- und Videoanrufe über das Teams-Plug-In.
6. Lesen Sie Unterhaltungen offline, indem Sie Gruppen zu den Favoriten hinzufügen.

Quelle: https://info.microsoft.com


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Bessere Ergebnisse durch nahtlose Zusammenarbeit

Für Unternehmer, die mehrere Funktionen innehaben, ist Zusammenarbeit ein Muss

Ob Ihr Team aus zwei oder 200 Mitgliedern besteht, der Erfolg steht und fällt mit der Qualität der Zusammenarbeit. Kreative Ideen und spannende Innovationen entstehen nicht zuletzt, wenn das gesamte Team zusammenwirkt.

Zusammenarbeit hört aber nicht beim Team auf. Unternehmer müssen auch mit potenziellen Partnern, Kunden und Auftraggebern schnell Kontakt aufnehmen können. Und wenn sich gerade eine Gelegenheit ergibt, möchten Sie nicht mit einem Tool kämpfen, das Ihnen unbekannt ist oder sich nicht öffnen lässt. Für eine erfolgreiche Zusammenarbeit und Kommunikation müssen letztendlich die unterschiedlichen Persönlichkeiten, Fertigkeiten und Bedürfnisse berücksichtigt werden, die Ihr Unternehmen ausmachen.

 

 

 

 

 

 

 

 

Produktiv in Echtzeit kommunizieren

Mit dem neuen chatbasierten Arbeitsbereich Microsoft Teams verwalten Sie Inhalte, Anwendungen, Mitarbeiter und Unterhaltungen.

  • Integrierter Zugriff auf SharePoint, OneNote und Skype for Business
  • Dokumentzugriff direkt innerhalb der Anwendung
  • Planungsfunktionen in Microsoft Teams und spontane 1:1- und Gruppengespräche

Konferenzraum ohne Grenzen
Mit Skype for Business können Sie mit Ihrem Team, Lieferanten und potenziellen Kunden in Echtzeit kommunizieren und zusammenarbeiten. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie sich im selben Raum oder am anderen Ende der Welt befinden.

  • Anrufe direkt in Outlook planen
  • Sichere Besprechungen und Anrufe hosten

 

 

 

 

 

 

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