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Chatten und Freigeben von Dateien in Microsoft Teams

In unserer Reihe „Tipps für Microsoft Teams“ möchten wir Ihnen ein paar weitere nützliche Starter-Tipps  liefern. Heute geht um das Thema Chatten und Freigeben von Dateien in Microsoft Teams.

 

 

 

Beginn einer neuen Unterhaltung

Mit dem gesamten Team

  1. Klicken Sie auf Teams Schaltfläche „Teams“ , und wählen Sie dann ein Team und einen Kanal aus.
  2. Schreiben Sie Ihren Beitrag in das Feld zum Verfassen, und klicken Sie auf Senden Schaltfläche „Senden“ .

Mit einer Person oder Gruppe

  1. Klicken Sie oben in der App auf Neuer Chat Schaltfläche „Neuer Chat“ .
  2. Geben Sie in das Feld An die Namen der Personen ein, mit denen Sie chatten möchten.
  3. Schreiben Sie Ihren Beitrag in das Feld zum Verfassen, und klicken Sie auf Senden Schaltfläche „Senden“ .

 

 

 

 

 

 


Antworten auf eine Unterhaltung

Kanal-Unterhaltungen werden nach dem Datum angeordnet und dann in Threads unterteilt. Die Antworten in Unterhaltungsthreads sind unter dem ersten Beitrag angeordnet, sodass Sie mühelos mehrere Unterhaltungen verfolgen können.

  1. Suchen Sie den Unterhaltungsthread, auf den Sie antworten möchten.
  2. Klicken Sie auf Antworten, fügen Sie Ihre Nachricht hinzu, und klicken Sie auf Senden Schaltfläche „Senden“ .

 

 

 

 

 


Spaß und Motivation mit Emojis, Memes und GIF-Dateien

Verleihen Sie Ihrer Mitarbeiter- und/oder Kollegen-Wertschätzung durch ein besonderes Lob Ausdruck! Fördern Sie die Motivation innerhalb Ihres Arbeits-Teams.

  • Klicken Sie unter dem Feld, in dem Sie Ihre Nachricht eingeben, auf Aufkleber Schaltfläche „Aufkleber“ , und wählen Sie dann ein Mem oder einen Aufkleber aus einer der Kategorien aus.

Der Katalog für Aufkleber Schaltfläche „Aufkleber“ enthält die verschiedensten anpassbaren Aufkleber und Memes, aber Sie können auch eigene hochladen. Unter Emoji Emoji-Schaltfläche finden Sie Smileys, und unter GIFGIF-Schaltfläche stehen animierte GIF-Dateien zur Verfügung.

 

 

 

 

 

 

 

 


Freigeben einer Datei

Manchmal reichen Worte einfach nicht aus, und Sie möchten in einer Kanal-Unterhaltung eine Datei posten.

Tipp: Microsoft Teams funktioniert mit Microsoft Office-Dokumenten besonders gut.

  1. Klicken Sie in der Kanal-Unterhaltung unter dem Feld zum Verfassen auf Datei auswählen Schaltfläche „Datei auswählen“ .
  2. Wählen Sie eine Datei aus, klicken Sie auf Öffnen und dann auf Senden Schaltfläche „Senden“ .

Alle Dateien, die Sie in einem Kanal gepostet haben, finden Sie auf der Registerkarte Dateien.

 

 

 

 

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Was kann Microsoft Teams?

Kommunikation ist das A und O der täglichen Arbeit. Welche Aufgaben stehen an, welche Entscheidungen wurden getroffen und wo finde ich die aktuellsten Informationen zum Projekt? Diese Fragen beschäftigen uns täglich. In Office 365 heißt die Antwort: Microsoft Teams.

Chatten, Dateien und Links austauschen, Besprechungen planen, Videokonferenzen halten, To-Dos festhalten, verschiedenste Tools integrieren – die Funktionen von Microsoft Teams klingen beeindruckend. Aber was genau kann man damit machen und wie nutzt man es am besten?

Eine App für alles: Microsoft Teams

Teams soll die zentrale Anlaufstelle für ein virtuelles Team sein. Dafür gibt es als Herzstück den Chat, in dem die Mitglieder sich schnell austauschen können. Bei größerem Diskussionsbedarf kann man eine Besprechung planen oder auch sofort online starten. Und damit alle die gleichen Infos haben, lassen sich in Teams auch Dateien hinterlegen. Wenn das nicht reicht, gibt es Anbindungen alle viele weitere Office– und Microsoft Tools. So lassen sich z. B. für Excel, PowerPoint und OneNote neue Dateien anlegen oder bereits bestehende Dateien verknüpfen.

Auch Anbindungen an Sharepoint oder Wikis sind kein Problem. Und über Schnittstellen mit OneDrive, Outlook und Skype for Business ist Microsoft Teams besteht die Verbindung zu weiteren viel genutzten Anwendungen. So kann man aus Teams heraus direkt mit jemandem sprechen, der nur einen Account bei Skype for  Business hat.

Strukturiertes Arbeiten

Wenn alle drauf los quatschen, findet man am Ende die relevanten Informationen nicht mehr. Das soll natürlich nicht passieren, daher gibt es in Microsoft Teams die Kanäle zur Strukturierung. Ein Kanal sollte auf ein Thema oder ein konkretes Projekt beschränkt sein und enthält die dazu gehörenden (öffentlichen) Unterhaltungen und Dateien. Teammitglieder können ihre relevanten Kanäle favorisieren und ihnen folgen – und somit immer auf dem neuesten Stand bleiben.

Auch Aufgaben lassen sich abbilden. Teams ist standardmäßig mit Microsoft Planner verknüpft. Dadurch kann man neue Aufgaben erstellen, sie terminieren, Personen zuweisen, mit Dateien anreichern und natürlich auch im Auge behalten. Einzelne Teammitglieder erhalten so einen Überblick über ihre aktuellen To-Dos.

Microsoft Teams in der täglichen Arbeit

Wann kann man Teams benutzen? Eigentlich immer. Projektteams können sich darin austauschen, Infos veröffentlichen und gemeinsam an Dokumenten arbeiten. Abteilungen können der App Meetings vorbereiten, Aufgaben organisieren und Fortschritte teilen. Einzelne Kanäle können auch als Newsroom genutzt werden. Teammitglieder können interessante Links, Podcasts und Videos posten.

Wenn viele Personen gemeinsam an einem Dokument arbeiten müssen, erhalten in Teams alle Zugriff. So wird immer an der aktuellen Version gearbeitet und Diskussionen über Inhalte finden im Chat statt und nicht in der Kommentarspalte des Dokuments.

 

 

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Kapitel 1: Mobilität macht dem Business Beine

Word – Kommentare per Smartphone senden

Müssen Sie einem Kollegen von unterwegs schnell Feedback schicken? Mit der Word Mobile-App können Sie Dokumente direkt auf Ihrem Android- Gerät oder iPhone bearbeiten.

Kommentieren leicht gemacht: Tippen Sie erst in das Dokument und dann auf „Bearbeiten“.

Geben Sie Ihren Kommentar ein. Beim ersten Mal werden Sie nach Ihrem Benutzernamen gefragt, damit Ihre Kollegen wissen, wer das Dokument bearbeitet hat.

 

Excel – 4 Shortcuts die Ihr Team begeistern werden

Nutzen Sie Excel unterwegs, ohne an Ihren Desktop gebunden zu sein. Mit Excel auf dem Smartphone oder Tablet haben Sie die gleichen Möglichkeiten wie auf dem Laptop.

Formeln: Auf der Registerkarte Formeln können Sie unterwegs Berechnungen durchführen.

Einfacher Zugriff auf Daten: Speichern Sie Excel-Dateien auf OneDrive, um Sie auf Ihrem bevorzugtem Gerät benutzen zu können.

Integrierte Tastatur: Fügen Sie über die Bildschirmtastatur auf dem Tablet ganz einfach Formeln ein.

Empfohlene Diagramme: Visualisieren Sie Daten mit wenigen Klicks. Diese Funktion ist optimiert für kleinere Displays.

PowerPoint Mobile – grenzenlose Freiheit

Von unterwegs kreativ sein und präsentieren: Möchten Sie auf dem Weg zu einer Präsentation noch eine letzte Korrektur vornehmen? Dies können Sie mit der PowerPoint-App direkt auf dem Smartphone oder Tablet erledigen.

Notizen stets griffbereit: Lesen Sie Ihre Notizen direkt vom Smartphone.

Kabellose Freiheit: Auch ohne Kabel können Sie direkt mit Ihrer Präsentation beginnen: Steuern Sie in der Referentenansicht, was Ihr Publikum sieht, und zeigen Sie Sprechernotizen nur auf dem Tablet an. Verwenden Sie Stift, Laserpointer und Markierungen, um die Aufmerksamkeit auf wichtige Punkte zu lenken.

Fokussiert bleiben: Stellen Sie durch handschriftliche Notizen wichtige Punkte heraus.

OneDrive – Teilen leicht gemacht

OneDrive ermöglicht den nahtlosen Zugriff auf Dateien, sodass Sie von praktisch überall im Team arbeiten können. Die Vorschau unterstützt mehr als 270 gängige Dateitypen wie PDF, Photoshop, Illustrator, Visio, medizinische DICOM-Bilder und vieles mehr. Videostreaming-on-Demand erspart Ihnen langwierige Downloads. Teilen Sie Ihre Dateien, um Dritten den nahtlosen, sicheren Zugriff zu ermöglichen. Sie können eine Datei oder einen Ordner gezielt freigeben oder mehreren – internen und externen – Personen einen Link senden. Legen Sie außerdem fest, wie lange ein Link gültig sein soll, und kontrollieren und ändern Sie im Handumdrehen die erteilten Berechtigungen.

Microsoft Teams – In Echtzeit kommunizieren

In der modernen Geschäftswelt wird es immer schwerer, alle Beteiligten an einem Ort zu versammeln. Teams ist eine Allround-Besprechungslösung, mit der Ihre Mitarbeiter Office-Dateien vom Desktop oder Mobilgerät aus in Anrufe oder Chats einbinden können, zum Beispiel animierte PowerPointDokumente.

Quelle: https://info.microsoft.com


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ShareProjects: Moderne Zeiterfassung unter Office 365 und SharePoint inklusive SAP-AddOn

ShareProjects Top Features: Integration von SAP, Office 365 und SharePoint Online – Express-Installation inklusive.

Mit dieser Software können Sie Ihre projektbezogenen Tätigkeiten eines Arbeitstages mit wenigen Klicks dokumentieren.

ShareProjects ist eine einfache projektbezogene Zeiterfassung, entwickelt speziell für Azure, Office365 und SharePoint.

  • ShareProjects ist nahtlos in SAP integriert.
  • Sie können ShareProjects von allen Geräten aufrufen.
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  • Export in Excel.

ShareProjects: Projekte anlegen/kopieren – Zeiten erfassen

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ShareProjects: Filtern nach Monat/Projekt – Export in Excel

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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