Office 365 Support

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Sie verfügen über SharePoint Online und möchten Ihre Geschäftsprozesse besser automatisieren und optimieren? Sie haben mit PowerApps, Microsoft Flow oder Power BI gearbeitet, sind aber nicht sicher, wie Sie diese mit SharePoint Online verwenden können? Dann sind Sie hier richtig.

Diese Reihe von Tutorials untersucht, wie Sie eine weitere grundlegende Canvas-App für Projektmanagement erstellen, basierend auf SharePoint-Listen und drei Schlüsseltechnologien, die in SharePoint Online integriert werden: PowerApps, Microsoft Flow und Power BI. Diese Technologien agieren zusammen und erleichtern das Messen Ihrer Geschäftsprozesse, das Reagieren auf die Ergebnisse und das Automatisieren Ihrer Workflows. Wenn Sie diese Reihe abgeschlossen haben, liegt Ihnen ein cooles Szenario wie das Folgende vor:

Geschäftsszenario – Case Study

In dieser Case Study verfügt das Unternehmen über eine SharePoint Online-Website, die den Lebenszyklus von Projekten von der Anforderung über die Genehmigung und Entwicklung bis hin zur Endabnahme verwaltet. Ein Projektanforderer, beispielsweise ein Abteilungsleiter, fordert ein IT-Projekt an, indem er einer SharePoint-Liste einen Eintrag hinzufügt. Durch einen Projektgenehmiger, beispielsweise einen IT-Manager, wird das Projekt geprüft und anschließend genehmigt bzw. abgelehnt. Wenn das Projekt genehmigt wurde, wird es einem Projektmanager zugewiesen, und über die gleiche App wird einer zweiten Liste ein weiterer Eintrag hinzugefügt. Ein Wirtschaftsanalytiker prüft laufende und abgeschlossene Projekte anhand eines Power BI-Berichts, der in SharePoint eingebettet ist. Mit Microsoft Flow werden Genehmigungs-E-Mails versendet, und es wird auf Power BI-Warnungen reagiert.

Schnelleinstieg

Das in dieser Reihe vorgestellte Szenario scheint unkompliziert, wenn es einer umfassenden App für Projektmanagement und -analyse gegenübergestellt wird, dennoch dauert es jedoch eine gewisse Zeit, alle Aufgaben auszuführen.Wenn Sie lediglich eine rasche Einführung zum Verwenden von PowerApps, Microsoft Flow und Power BI mit SharePoint wünschen, sehen Sie die folgenden Artikel ein:

  • PowerApps: Generieren einer App aus SharePoint mit PowerApps und Generieren einer App zum Verwalten von Daten in einer SharePoint-Liste
  • Microsoft Flow: Warten Sie auf eine Genehmigung in Microsoft Flow
  • Power BI: Betten Sie mit Berichts-Webpart in SharePoint Online ein
Quelle: https://info.microsoft.com

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Schritt 1: Zweck definieren

Microsoft Teams ist ein Kollaborations-Tool mit vielversprechenden Möglichkeiten die Kommunikation, Organisation und Zusammenarbeit Ihrer  Mitarbeiter zu verbessern.

Gemeinsam mit Ihnen finden wir heraus, ob und inwieweit die Teamarbeit Ihrer Organisation durch Microsoft Teams verbessert werden kann. Anschließend nehmen wir für Sie die nötigen Anpassungen an der Applikation vor und bieten Ihnen optimale Unterstützung bei der Einführung. Mit unserem umfassenden Angebot verfolgen wir das Ziel, die Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen bestmöglich und langfristig zu optimieren.

Schritt 2: Start mit Pilotgruppen in Microsoft Teams

Wir können nur empfehlen, Teams zuerst in Pilotgruppen zu starten. Vielleicht gibt es Bereiche oder Kollegen, die dringend darauf warten Microsoft Teams nutzen zu dürfen. Diese Bereiche sollten auf jeden Fall als Pilotgruppe mit in den Prozess eingebunden werden. Im Anschluss: Definition gemeinsam mit dem Bereich einen Use Case pro Gruppe und Festsetzung eines realistischen Zeitfensters für den Piloten.

Erst wenn das Gerüst steht, kann mit dem Aufbau der Struktur gestartet werden, alle Beteiligten sollten geschult werden und regelmäßig Feedback abgeben müssen. Wenn möglich sollte alle 6-8 Wochen einen Abstimmungstermin eingeplant und die bisherigen Ergebnisse festgehalten werden:

  • Was klappt gut?
  • Wo gibt es Probleme?
  • Welche Erfahrungen hat das Team gesammelt?
  • Macht es Sinn den Piloten fortzuführen?

Sollten Sie sich entscheiden, Teams nach der Pilotphase auszurollen, so liegt damit automatisch eine Argumentationsgrundlage für das gesamte Unternehmen vor und die Pilotgruppe wird automatisch zur Werbegruppe.

Schritt 3: Wer darf Teams-Gruppen anlegen?

Mit der entsprechenden Berechtigung ist ein Team schnell angelegt. 

Wir empfehlen, einen Hauptverantwortlichen und einen Stellvertreter für die Anlage von Teams. Hierzu kann man eine Benutzergruppe anlegen und es ganz einfach auf diese einschränken.

Im besten Fall wird ein einfaches Formular zum Beantragen eines Teams zur Verfügung gestellt (Name, Mitglieder, öffentliche oder private Gruppe, Zweck der Gruppe). Auf Basis dieser Informationen können die Verantwortlichen prüfen und in Rücksprache mit dem Pilotteam das Team anlegen.

Schritt 4: Kanalanlage – wer darf und wer nicht?

Nicht jedes Mitglied soll einen neuen Kanal anlegen können? Auch das ist kein Problem und kann in den Einstellungen für Ihre Zwecke passend konfiguriert werden.

Schritt 5: Namenskonventionen festlegen

Namenskonventionen vereinfachen die Verwaltung, machen die Struktur übersichtlicher und tragen dazu bei, dass Mitarbeiter sich schneller an Teams gewöhnen. Eine gute Struktur gibt dem Mitarbeiter ein Gefühl von Sicherheit und schafft Akzeptanz.

Schritt 6: Externe Speicherorte prüfen

Über zusätzliche Registerkarten können z.B. auch DropBox und Google Drive eingebunden werden, sollte dies im Unternehmen nicht erwünscht sein kann auch diese Funktion deaktiviert werden. Dies sollte vor dem Rollout unbedingt geprüft und definiert werden!

Schritt 7: Berücksichtigung der Kommunikationskultur

Die Chatfunktion in Teams ist sehr intuitiv und sorgt für einen schnellen Informationsaustausch. Ein zusätzlicher Pluspunkt: Mitglieder werden bei neue Nachrichten auch über die Teams App auf den Smart-Phones quasi in Echtzeit informiert. Bereits im Standard können dort Sticker, Giphies & Co. verwendet werden. Diese Funktionen sind vorteilhaft und für viele im Privatleben durch WhatsApp und andere Messanger-Apps bekannt. Es sollte aber immer zur Kommunikationskultur des Unternehmens passen. Sollte die Anwendung durch diese Features negatives Feedback ernten gibt es eine gute Nachricht, Sticker und Giphies können ganz einfach deaktiviert werden.

Schritt 8: Schulungen

Microsoft Teams ohne ein dazugehöriges Schulungskonzept auszurollen kann schnell zu Frust bei den Mitarbeitern führen. Wenn diese nicht wissen, wie mit Teams zu arbeiten ist und welches Konzept dahinter steckt erhöht das nicht nur den Supportaufwand der IT-Abteilung sondern kann sogar dazu führen, dass viele nicht mehr damit arbeiten wollen.

Hierbei muss an die Endanwender gedacht werden, wichtig ist auch die IT Beteiligten zu schulen. Solche Schulungsthemen können sein:

  • Zugriff auf Microsoft Teams
  • Was sind Kanäle und wie nutze ich diese
  • Wie erstelle ich private Chats/Gruppenchats und wie nehme ich an Unterhaltungen teil
  • So arbeite ich mit Dateien und teile diese
  • Besprechungen planen und durchführen
  • Wann bekomme ich Benachrichtigungen und wie kann ich diese steuern
  • Wie gehe ich mit Registerkarten um

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Microsoft Teams ist ein praktisches Kollaborationtool für eine effizientere Kommunikation und Zusammenarbeit in kleineren Projektgruppen und dezentralen Teams.

Heute wollen wir Ihnen zeigen, wie Sie ein neues Team erstellen und die passenden Kanäle dafür einrichten. Darüber hinaus erläutern wir Ihnen die Microsoft Empfehlung für das erste „Pilotteam“ und geben praktische Tipps für die Einführung der Kommunikationsplattform in Ihr Unternehmen.

 

Was ist Microsofts Team genau? Vor der Anleitung ein kurzer Überblick

Microsofts Teams ist eine chatbasierte Kommunikationsplattform für eine leichtere und effizientere Zusammenarbeit in kleineren Projektgruppen. Dafür bietet die Anwendung zahlreiche moderne Kommunikationsformate, wie z.B. Multi-Channel-Gruppenchats, Skype-Audio-Gruppenunterhaltungen, HD-Video-Konferenzen und virtuelle Onlinemeetings. Abgerundet werden die Teams-Funktionen noch durch eine gemeinsam bearbeitbare Dateienablage (SharePoint-Datenplattform), ein gemeinsames Teamnotizbuch, eine Terminplanungshilfe sowie ein Projektplanungstool für die Aufgabenzuweisung und die Aufgabenverwaltung.

Anleitung für das Erstellen eines neuen Teams und der passenden Teamkanäle (Channels)

Die Benutzeroberfläche von Microsoft Teams ist schlicht und übersichtlich aufgebaut, das erleichtert die Anwendung. Alle wesentlichen Funktionen lassen sich über die vertikale Menüleiste links und die sich dadurch öffnenden Untermenüs einfach direkt ansteuern. Für das Erstellen einer neuen Teamsgruppe und das Einrichten der Teamskanäle gehen Sie nun wie folgt vor:

  1. Ein neues Team erstellen: Nachdem Ihr IT-Administrator Microsoft Teams im Admin Center aktiviert hat, gibt es zwei verschiedene Möglichkeiten, ein neues Team zu erstellen. Entweder vom Desktopclient (Dashboard) aus, oder als IT-Administrator aus dem Microsoft-Teams & Skype for Business Admin Center heraus. Im Desktopclient klicken Sie einfach links auf die Kachel „Team“ und dann am Ende der Liste auf den Befehl → Team erstellen. Tipp: Wenn Sie ein neues Team aus einer bereits bestehenden Office 365 Gruppe heraus erstellen (Groups) sparen Sie sich etwas Zeit und Arbeit. Das spätere Mitgliederhinzufügen geht dann deutlich schneller und auch die in der Gruppe bereits hinterlegten Dateien werden automatisch mit der neuen Teamdateiablage synchronisiert.
  2. Das Team benennen und beschreiben: Geben Sie dem gerade erstellten Team einen aussagekräftigen Namen und eine kurze Beschreibung. Fügen Sie gegebenenfalls ein Teamtitelbild hinzu und legen Sie die Datenschutzeinstellungen fest.
  3. Die Teammitglieder einladen: Bei „privaten“ Teams müssen die Mitglieder manuell hinzugefügt bzw. eingeladen werden. „Öffentliche“ Teams hingegen kann jeder Nutzer in dem Office 365 Tenant Ihres Unternehmens einsehen und diesen von sich heraus beitreten. Es gibt allerdings auch die Funktion in Teams, gleich ganze Gruppen und Kontaktgruppen auf einmal hinzuzufügen (früher als „Verteilerlisten“ bezeichnet).
  4. Den Teambesitzer festlegen: Legen Sie nun einen oder mehrere Teammitglieder als Teambesitzer fest (Teaminhaber, Teamverwalter). Klicken Sie dafür am linken Bildschirmrand auf den Menüpunkt → Weitere Optionen → Team verwalten und → Mitglieder. Wählen Sie das betreffende Teammitglied aus und klicken Sie auf → Rolle und dann auf → Besitzer.
  5. Kanäle hinzufügen und benennen: Die verschiedenen Kanäle (Channels) geben unterschiedliche Themenbereiche für die Gruppenunterhaltungen vor und kanalisieren damit die Gespräche. Die Funktion → Kanal hinzufügen finden Sie sowohl unter → Weitere Optionen, sowie auch unter → Team verwalten. Vergessen Sie nicht, die Kanäle aussagekräftig zu benennen, damit die Teammitglieder auf einen Blick erkennen, für welches Thema dieser Unterhaltungskanal angelegt wurde. Tipp: Als Team-Administrator können Sie auch den Standard-Kanal „Allgemeines“ aktivieren, der dann in allen Teamsgruppen teamübergreifend für unternehmensweite Informationen angezeigt wird.
  6. Den Kanälen individuelle Tools und Infos anheften: Den einzelnen Teamkanälen können Sie zum Schluss noch weitere Tools und Dateien anheften. So können Sie beispielsweise ein gemeinsam bearbeitbares OneNote-Teamnotizbuch hinzufügen, bestimmte Dateien für eine gemeinsame Bearbeitung hinterlegen (z.B. Word und PowerPoint), Links zu Kanal-relevante Webseiten anheften (z.B. zu einer Teams-Anleitung oder dem Hilfe-Center von Microsoft) oder Anwendungen von Drittanbietern einbinden. Die Teammitglieder können diese ergänzenden Tools, Links und Dateien dann über die Registerkarte oberhalb des jeweiligen Kanals bequem und zentral ansteuern.

 

 

 

 

 

 

 

Klicken Sie auf Team erstellen und fügen Sie dann Personen und Unterhaltungskanäle hinzu.

 

 

 

 

 

 

Empfehlung für den Einstieg in Teams: Anleitung für das Erstellen eines ersten „Test-Pilotteams“

Microsoft selbst empfiehlt für den Einstieg in Teams, zunächst ein kleineres „Test-Team“ anzulegen. Dieses sollte aus Vertretern verschiedener Unternehmensbereiche inklusive den Verantwortlichen für den Rollout des Kommunikations-Tools in Ihrem Unternehmen bestehen (einschließlich des IT-Administrators). Die Aufgabe des Test-Teams ist es, wesentliche Schlüsselpersonen in Ihrem Unternehmen mit der Anwendung des Kommunikationstools vertraut zu machen und wichtige Erfahrungen für die spätere unternehmensweite Einführung zu sammeln. Mit Hilfe des Feedbacks aus Ihrem Test-Pilotteam können Sie dann den organisationsweiten Rollout deutlich reibungsloser gestalten. Microsoft empfiehlt dabei, das Test-Team mit folgenden Kanälen auszustatten:

 

Test-Team-Kanäle (Channels): Beschreibung/Funktion:
Grundlegendes (Einleitung) Hier erfolgen allgemeine Ankündigungen zu der Einführung von Teams
sowie grundlegende Informationen, was in der Anwendung wo zu finden ist.
Teammitglieder sagen Hallo Hier können sich die einzelnen Teammitglieder vorstellen, kennenlernen und
miteinander vertraut machen (Netzwerken).
Anleitung für die Installation von Teams Dieser Kanal ist für die Anleitungen rund um die Installation der Teams-
Desktopanwendung und der mobilen Teams-Clients da. Tipp: An die Registerkarte
dieses Kanals sollten daher die Installationsanleitungen sowie die Downloadlinks
für die mobilen Clients angeheftet werden.
Anleitung für die Anwendung von Teams Hier werden die Anleitungen rund um das Verwenden der Teams-Plattform
gepostet und diskutiert. Tipp: Heften Sie an diesen Kanal z.B. Teams-
Schulungsvideos, Online-Tutorials und Checklisten an.
Feedback geben In diesem Kanal können die Teammitglieder Ihre Erfahrungen mit dem
Kommunikations-Tool austauschen und diskutieren. Tipp: Heften Sie dafür
idealerweise eine Polly- oder eine Forms-Umfrage an die Registerkarte des
Feedback-Kanals an.
Ideen für künftige Teams Hier können die Mitglieder Ideen sammeln, welche Teams, Teamthemen,
Themenkanäle und welche Konstellationen an Teammitgliedern besonders
interessant und fruchtbar für Ihr Unternehmen wären.
Support & Hilfe Hier können Probleme und Fragen diskutiert werden. Die wichtigsten Punkte und
FAQs sollten dann in die endgültige Anleitung für das spätere unternehmensweite
Teams-Rollout aufgenommen werden. Tipp: Heften Sie das Teams-Hilfe-Center
von Microsoft an die Registerkarte dieses Kanals.

Extra-Tipp: Das erste Team im kleinen Maßstab, das zweite Team dann unternehmensweit

Die Empfehlung von Microsoft, den Einstieg in Teams zunächst mit einem kleinen Test-Team vorzubereiten, hilft dabei, Schwierigkeiten bei der Einführung im eigenen Unternehmen frühzeitig zu identifizieren. So können die Informationen und Anleitungen noch rechtzeitig optimiert werden, damit Ihren Mitarbeitern der Einstieg in das Team-Kollaborationtool möglichst problemlos gelingt. Die nächste Teamgruppe, die Sie im Anschluss an die Testgruppe einführen, sollte dann aber eine ganz große für alle Mitarbeiter des Unternehmens bzw. der Organisation sein.

  • Richten Sie für die Einführung von Teams in Ihr Unternehmen eine unternehmensweite Teamgruppe ein, der automatisch alle Mitarbeiter angehören. Erstellen Sie dabei auch die unter Punkt III aufgeführten Teamkanäle „Grundlegendes“, „Anleitung für die Installation von Teams“, „Anleitung für die Anwendung von Teams“ sowie „Support & Hilfe“ ein.
  • Der einfachste Weg, das Teams-Tool in Ihr Unternehmen einzuführen, ist dann, eine virtuelle Team-Besprechung in der neuen unternehmensweiten Teamgruppe durchzuführen, an der alle Mitarbeiter teilnehmen. Bei diesem Online-Teams-Meeting wird das Tool dann allen vorgestellt, die Anwendung grundlegend gezeigt und erklärt und auf die weiteren Anleitungen für das Selbststudium hingewiesen.

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Microsoft Power BI ist eine Business Intelligence Lösung, die mit Microsoft Dynamics 365 Business Central verbunden werden kann. Hinter dem Begriff verbergen sich eine Reihe von Online-Diensten, die Daten aus verschiedenen Plattformen wie Office 365, Dynamics 365 und dem Microsoft SQL Server beziehen. Zentrale Funktionen sind beispielsweise die Visualisierung, die Modellierung und zuletzt der Common Data Service für Analytics.

Durch die Anwendung gehen Sie zentralen Problemen auf den Grund. Sie lösen die Ineffizienz isolierter Datenbestände auf, sichern Ihre Daten mit führenden Technologien und sparen zudem  Zeit bei der Erstellung von Auswertungen.

Welche Funktionalitäten und Vorteile bringt mir Power BI?

Power BI bringt sehr smarte Funktionen mit sich. Beispielsweise können Sie sich favorisierte Daten des Tagesgeschehens verdichtet im Dashboard anzeigen lassen. Zudem können Sie in der individuellen Benutzeroberfläche Daten aus verschiedenen Quellen aufrufen. So werden Daten aus voneinander unabhängigen Systemen miteinander verbunden.

Eine weitere zentrale Funktionalität ist die einfache und schnelle Erstellung von visuellen Darstellungen, wie individuellen Auswertungen und Reports. Diese lassen sich dann im Web oder mobil einsehen. 

Wie verwende ich Power BI mit meiner lokalen Umgebung?

Um Power BI mit der lokalen Microsoft Dynamics 365 Business Central Umgebung verwenden zu können, muss zunächst der OData Service für den Webservice aktiviert werden. Der OData-Feed wird dazu verwendet, die Datengrundlage vom SQL Server bereitzustellen. Welche Daten zur Verfügung stehen, kann unter dem Punkt „Webdienste“ im Client überprüft werden. Dort ist auch die OData-Feed-URL zu finden, die Power BI zur Abfrage der Daten benötigt. Für Power BI ist zunächst nur die Objektart „Abfrage“ (engl. Query) relevant. Im Standard sind bereits viele Abfragen, wie beispielsweise eine Auflistung aller Verkaufsaufträge nach Verkäufern, verfügbar. Sie können binnen weniger Klicks aber auch eigene Abfragen in der Entwicklungsumgebung erstellen. Diese neu erstellten Querys müssen anschließend noch in den Webdiensten angelegt werden, bevor es losgehen kann.

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