Office 365 Support

NEWS

Effektive Kommunikation und Zusammenarbeit von Mitarbeitern in Service und Produktion durch eine anpassbare Oberfläche und neue Funktionen in Teams auf mobilen Geräten

Für Mitarbeiter in Service und Produktion, wie etwa Einzelhandels-, Flugbesatzungs- und Außendienstmitarbeiter, ist Mobilität ein wesentlicher Aspekt ihrer Arbeit. Da diese Mitarbeiter häufig Informationen mit anderen Personen innerhalb ihrer Organisation austauschen müssen, haben viele zu unsicheren Chat-Apps für die Kommunikation mit Kollegen gegriffen. Dies hat jedoch Sicherheits- und Compliancerisiken sowie ineffiziente Prozesse zur Folge. Heute stellen wir eine neue anpassbare Oberfläche in Teams auf mobilen Geräten vor, die Mitarbeitern in Service und Produktion die erforderlichen Werkzeuge für eine effektive Kommunikation und Zusammenarbeit bietet, während sie unterwegs sind. Sie ist einfach, vertraut und sicher und bietet mehrere neue Funktionen, die nur auf mobilen Geräten bereitstehen und insbesondere für Mitarbeiter in Service und Produktion von Bedeutung sind. Dazu gehören das Teilen des Standorts und eine intelligente Kamera sowie die Möglichkeit, Audionachrichten aufzuzeichnen und zu teilen. Die anpassbare Oberfläche für mobile Geräte ist seit dem ersten Quartal 2019 verfügbar.

Mitarbeiter müssen je nach Aufgabenbereich über verschiedene Funktionen verfügen. Während die einen Zugriff auf private Chats, Kalender und Anrufe benötigen, brauchen die anderen Zugriff auf Teams und Kanäle. IT-Administratoren sind nun in der Lage, jedem Mitarbeiter rollenbasierten Zugriff auf die jeweils benötigten primären Teams-Funktionen zu erteilen. Diese Funktion kann für Mitarbeiter in jeder Rolle verwendet werden und bietet IT die Möglichkeit, eine benutzerdefinierte Richtlinie zu erstellen oder die neu verfügbare Vorlage für Konfigurationsrichtlinien für Mitarbeiter in Service und Produktion zu verwenden. Mitarbeiter können die eigene Oberfläche noch weiter anpassen, indem sie die am häufigsten gebrauchten Module aus dem Modulbereich an die Navigationsleiste anheften. Klicken Sie auf die nachfolgende Abbildung, um zu einer vergrößerten Ansicht zu gelangen.

Anpassbare Oberfläche und neue Funktionen in Teams auf mobilen Geräten: Alle Unterhaltungen in einer Ansicht (links), Teilen des Standorts und Aufzeichnen von Audionachrichten (Mitte) und Anpassen des Navigationsmenüs (rechts)

Quelle: https://info.microsoft.com

 


Ich nutze noch keine Microsoft Online-Dienste und wünsche ein individuelles Angebot bzw. eine Beratung!

Bitte hinterlassen Sie uns eine Nachricht!

Beratung

Projektanfrage / Teststellung

Ihre Nachricht

Sie erhalten als Bestätigung automatisch eine Kopie Ihrer Nachricht.

Neues in Microsoft Planner Teil 2: Pläne für externe Nutzer freigeben

Grundsätzlich können Pläne auch von externen Nutzern verwendet werden. Leider gibt es aber Stellen, an denen Planner Ihnen das noch nicht erlaubt. Ist ein Plan in einem Team integriert, haben Sie keine Umstände damit.

Im nachfolgenden Beispiel liegt der Plan innerhalb des Teams „Vertrieb“ als Registerkarte „Vertriebsplanung“. Sie laden in Ihr Team eine externe Person ein, soweit das bei Ihnen im Unternehmen erlaubt ist, damit hat die externe Person dann auch Zugriff auf den darin befindlichen Plan.

Dieser Fall ist also unproblematisch.Schwieriger ist es, wenn Sie einen Plan haben, der nicht innerhalb eines Teams liegt. Sehen wir uns den Fall genauer an.

Ich klicke auf Mitglieder und füge zum Beispiel eine externe Person, den Herrn Kaiser, hinzu. Nach einem Moment wird mir Herr Kaiser vorgeschlagen, ich wähle ihn aus und habe ihn als Gast hinzugefügt. Füge ich nun aber noch eine zweite Person hinzu, zum Beispiel den Herrn Müller, so wird Herr Müller nicht gefunden.

Planner zeigt mir an: „Keine Ergebnisse gefunden“, und ich habe nun auch keine Möglichkeit, Herrn Müller hinzuzufügen. Woran liegt das? Das liegt daran, dass Planner Sie nur externe Personen hinzufügen lässt, die bereits in Ihrem globalen Adressverzeichnis vorhanden sind. Wie bei dem Herrn Kaiser, er war bereits im Adressverzeichnis vorhanden, ich konnte ihn auswählen. Herr Müller ist noch nicht im Adressverzeichnis und ich kann ihn hier auch nicht hinzufügen.

Das bedeutet: Haben Sie zum Beispiel mit dieser Person bereits in einem Team zusammengearbeitet, wurde die Person beim Hinzufügen in das Team auch in das globale Adressverzeichnis aufgenommen. Diese Person können Sie dann auch in Planner hinzufügen, wie unseren Herrn Kaiser.  Haben Sie aber noch nie mit dieser Person zusammengearbeitet, so kann Sie Planner im globalen Adressverzeichnis nicht finden und es gibt auch keinen Weg, aus Planner heraus die Person dort anzulegen.

Als Workaround könnten Sie nun ein leeres Team in Microsoft Teams anlegen, nur zu dem Zweck, dass Sie die Person einmalig hinzufügen und das Team zum Beispiel anschließend auch wieder löschen. Damit ist aber die Person in Ihr globales Adressverzeichnis aufgenommen worden. Anschließend können Sie diese Person dann auch in Ihren Plan in Planner hinzufügen. Ich lege also in Teams ein neues Dummy-Team an.

Dann bestätige ich die Einstellung mit „Weiter“, wähle nun die externe Person aus, den Herrn Müller, und hier habe ich die Möglichkeit, dass ich ihn als Gast hinzufüge.  Ich bestätige diesen Eintrag, klicke auf „Hinzufügen“ und in diesem Moment wird er dem globalen Adressverzeichnis  hinzugefügt. Ich bestätige mit „Schließen“ und das war schon der ganze Zweck der Erstellung eines Dummy-Teams.

Ich wechsle nun zurück zu Planner. Nun versuche ich erneut, den Herrn Müller hinzuzufügen und ich finde ihn in der Suche.

Ich kann ihn nun auswählen und schon ist er auch Teil meines Plans. Das Dummy-Team, welches Sie angelegt haben, können Sie auch getrost wieder löschen. Der Eintrag in das Adressbuchverzeichnis ist erfolgt und bleibt bestehen.


Ich nutze noch keine Microsoft Online-Dienste und wünsche ein individuelles Angebot bzw. eine Beratung!

Bitte hinterlassen Sie uns eine Nachricht!

Beratung

Projektanfrage / Teststellung

Ihre Nachricht

Sie erhalten als Bestätigung automatisch eine Kopie Ihrer Nachricht.

Microsoft Planner erleichtert das Projektmanagement, indem To-Dos zugewiesen, terminiert, organisiert und mit Dateien angereichert werden können. Wie immer in Office 365 natürlich jederzeit und auf allen Endgeräten.

Wofür brauche ich Microsoft Planner?

Microsoft Planner unterstützt und fördert kollaboratives Projektmanagement. Dabei profitieren Projekt-Teams in erster Linie von der intuitiven Aufgabenverwaltung. Planner kann man öffnen und sofort loslegen.

  • Beliebig viele Projektmitglieder
  • Aufgaben einer oder mehreren Personen zuweisen
  • Strukturierung durch Fälligkeitsdatum und Buckets
  • Einbinden von Dateien in Aufgaben
  • Status-Anzeigen und Diagramme für bessere Übersicht
  • Bequemes Zusammenspiel mit anderen Office-Anwendungen.

Neues in Microsoft Planner Teil 1: Filtern und Gruppieren

Die Aufgabenverwaltung in Planner wird nun übersichtlicher. Planner bietet Ihnen Filter- und Gruppierfunktionen, damit Sie Ihre Aufgaben besser sortieren können. Mit der Filterung können Sie nun die Aufgaben anzeigen lassen, die zum Beispiel zu einem bestimmten Termin fällig sind.

Einen Filter können Sie mehrfach verwenden, sodass sich zum Beispiel Aufgaben anzeigen lassen, die nächste Woche fällig sind und gleichzeitig eine bestimmte Bezeichnung tragen, im folgenden Screenshot Beispiel lautet die Bezeichnung: „Budget prüfen und Unterlagen einholen“. Durch Klick auf den folgenden Screenshot erhalten Sie eine vergrößerte Ansicht:

Weiter unten haben Sie auch noch Zugriff darauf einen Filter anwenden, um nur die Aufgaben einer bestimmten Person anzuzeigen.

Bei der Gruppierung steht Ihnen ebenfalls das Bucket als Gruppiermöglichkeit zur Verfügung:

  • die Funktion „Zugewiesen zu“, wo nach Personen aufgeteilt wird
  • der Status, ob eine Aufgabe noch nicht begonnen wurde, in Arbeit ist oder bereits erledigt wurde
  • das Fälligkeitsdatum: „diese Woche“, „nächste Woche“, „ohne Datum“ und
  • die verschiedenen Bezeichnungen.

Alternativ können Sie Ihre Aufgaben auch als Kalender darstellen. Auch das kann zur Übersichtlichkeit beitragen. Klicken Sie dazu auf Zeitplan. Sie können Aufgaben dort auch bewegen, wie einen Termin in Outlook. Auch derzeit nicht terminierte Aufgaben können Sie direkt in den Kalender ziehen.

Einen Überblick zum Status Ihres kompletten Plans erhalten Sie bei den Diagrammen. Sie sehen auf einen Blick, wie viele Aufgaben noch zu bearbeiten sind und wie viele bereits verspätet sind. Geht es Ihnen darum, herauszufinden, welche Aufgaben Sie persönlich haben, auch über mehrere Pläne hinweg, hilft Ihnen die Ansicht „Meine Aufgaben“, die Sie in der linken Leiste finden.

Auch hier gibt es Gruppierfunktionen nach Status, zum Beispiel „Nicht begonnen“, „In Arbeit“ und „Erledigt“ oder auch direkt nach dem Plan. Sie haben dann eine Auflistung, welche Aufgaben Sie in welchem Plan noch zu erledigen haben.

Nützlich kann auch die Gruppierung nach Fälligkeitsdatum sein. Hier sehen Sie direkt, welche Aufgaben Sie als Nächstes zu erledigen haben. Nutzen Sie Pläne hauptsächlich in Verbindung mit Microsoft Teams, dann stehen Ihnen die Filter- und Gruppierfunktionen sowie die Kalenderansicht ebenfalls zur Verfügung. Sie finden sie an der gleichen Stelle. Auch die Diagrammfunktion ist in Teams enthalten.

Die Ansicht, in der Sie nur Ihre Aufgaben über verschiedene Pläne hinweg sehen, erreichen Sie über Teams ebenfalls. Allerdings über einen anderen Weg: Klicken Sie dazu auf die drei Punkte in der linken Leiste, wählen dann Planner aus. Auch hier haben Sie nun eine Ansicht mit „Meine Aufgaben“ und diese Ansicht lässt sich ebenso nach den verschiedenen Möglichkeiten gruppieren. So kommen Sie auch in Microsoft Teams zu Ihren persönlichen Aufgaben.


Ich nutze noch keine Microsoft Online-Dienste und wünsche ein individuelles Angebot bzw. eine Beratung!

Bitte hinterlassen Sie uns eine Nachricht!

Beratung

Projektanfrage / Teststellung

Ihre Nachricht

Sie erhalten als Bestätigung automatisch eine Kopie Ihrer Nachricht.

Für Vertriebsorganisationen bedeutet die Ansprache, Gewinnung und Bindung von Kunden mehr als nur die Steuerung von Kontaktpunkten. Vielmehr zählt alles zwischen persönlichen und digitalen Kontakten dazu, und das gesamte Unternehmen sollte an der Kundenbindung beteiligt sein. Durch produktive Verbindungen und Beziehungen, die aufgebaut und gepflegt werden, können Sie das Vertrauen und Markenbewusstsein bei Ihren Kunden steigern.

Es geht darum, Technologien und Geschäftsmodelle neu auszurichten oder in diese zu investieren, um den digitalen Kunden von heute an jedem Kontaktpunkt im Customer-Experience-Zyklus effektiver anzusprechen und zu binden.

Customer-Engagement-Strategien beeinflussen alle Interaktionen, Prozesse und Entscheidungen – und sie sind der wichtigste Faktor für die Umsatzsteigerung. Bei einer branchenübergreifenden Microsoft-Umfrage unter Vertriebsleitern im Mai 2016 lag die Kundenbindung als treibende Kraft für das Umsatzwachstum auf dem ersten Platz, gefolgt von taktischen Treibern wie Automatisierung und Produktivität. Klicken Sie auf die nachfolgende Grafik, um diese zu vergrößern:

Bei Top-Vertriebsorganisationen steht angesichts dieses Paradigmenwechsels die digitale Transformation an erster Stelle, um ein stärkeres Umsatzwachstum zu erreichen. Sie wissen, wie wichtig Technologien für die Kundenbindung sind, und konzentrieren sich darauf, mit ihrer Hilfe den Customer-Engagement-Ansatz kontinuierlich weiterzuentwickeln.

Moderne Unternehmen setzen Technologien deshalb als wichtiges zusätzliches Mittel in der Beziehungspflege ein, um den persönlichen Aspekt der Kundenbindung zu vertiefen. So können Kundenbeziehungen gestärkt und ein authentischer Dialog geführt werden. Innovative Vertriebsteams profitieren dabei vor allem von Datenanalysen und prädiktiven Einblicken in Markttrends, auf deren Basis maßgeschneiderte Kundenerlebnisse entwickelt werden können.

Stationen der digitalen Transformation

Die meisten Vertriebsorganisationen nutzen zu einem gewissen Grad Technologien, um die Kundenansprache und -gewinnung zu optimieren. In welcher der verschiedenen Phasen der digitalen Transformation sie sind, hängt von ihrer jeweiligen Haltung zu innovativen Technologien und deren interner Akzeptanz ab. Klicken Sie auf die nachfolgende Grafik, um diese zu vergrößern:

Die Skeptiker

Organisationen, die ihren Weg der digitalen Transformation noch nicht begonnen haben, setzen technische Werkzeuge ein, die zwar einfach erscheinen, für die Vertriebsteams aber dennoch äußerst wertvoll sind. Zum Beispiel sind Mobiltelefone für Außendienstmitarbeiter unverzichtbar, um von unterwegs telefonisch oder per SMS und E-Mail mit ihren Kunden in Verbindung zu bleiben. Auf dieser frühen Stufe der Transformation sind viele Führungskräfte nur zögerlich bereit, auf Technologien zu setzen, mit denen sich neue Chancen für eine intensivere Kundenbindung erschließen lassen. Diese Zurückhaltung entspringt häufig einer Vertriebskultur, aus der beispielsweise auch die Auffassung stammt, dass die Technologie die herkömmlichen Kontaktpunkte für die Kundenbindung – wie die persönliche Interaktion – nicht wesentlich ergänzen kann.

Die Zögerer

Unternehmen, die bereits die ersten Schritte auf dem Weg ihrer digitalen Transformation unternommen haben, halten nach anspruchsvolleren Technologien Ausschau, mit denen sie die Kundenbindung stärken können. Sie erkennen die Vorteile, die ihnen zum Beispiel CRM-Werkzeuge im Hinblick auf Produktivitätssteigerungen und neue Verkaufschancen bieten. In dieser Phase sind die Vertriebsleiter zwar davon überzeugt, dass Produktivitätssoftware ihre Teams bei Geschäftsabschlüssen unterstützt. Sie zögern aber bei der Einführung weiterer Technologien. Eine häufige Ursache dafür ist Frustration. Verantwortlich dafür sind meist Schwierigkeiten bei der internen Einführung und Nutzung dieser Werkzeuge. Doch auch mangelnde Investitionen und fehlende Unterstützung durch die höheren Führungsebenen spielen eine Rolle; denn keine Abteilung kann die digitale Transformation allein vorantreiben.

Die Aufgeschlossenen

Unternehmen, die bei der digitalen Transformation schon weiter vorangeschritten sind, machen sich die damit verbundenen Optionen zunutze, um ihren Customer-Engagement-Ansatz effektiv weiterzuentwickeln. In dieser Phase hat der kulturelle Wandel im Hinblick auf Technologien bereits das gesamte Unternehmen erfasst. Vertriebsleiter priorisieren die digitale Transformation als unternehmensweite Initiative und erhalten Top-down-Unterstützung. Diese Vertriebsleiter ermöglichen ihren Teams, ihre Umsätze zu steigern. Sie berücksichtigen, was die Teams benötigen, und investieren in intelligente Technologien, um grundlegende Produktivitätsaufgaben zu automatisieren und eine reibungslose Zusammenarbeit sicherzustellen. Unter anderem werden CRM-Tools und Lösungen eingesetzt, die die täglichen Vorgänge erleichtern und die Automatisierung und Berichterstellung verbessern. Derart aufgeschlossene Organisationen entscheiden sich für moderne Technologien, um die Kundenbindung zu verbessern, vermeiden aber rasche Innovationen und Experimente.

Treibende Organisationen experimentieren laufend mit modernen Technologien und ergreifen jede Chance, sich mit Kunden zu vernetzen und ihren Vorsprung im Wettbewerb auszubauen.

Die Treiber

Die Vertriebsorganisationen in dieser Phase haben erkannt, dass es für die digitale Transformation kein definiertes Ende gibt. Treibende Organisationen experimentieren laufend mit modernen Technologien und ergreifen jede Chance, sich mit Kunden zu vernetzen und ihren Vorsprung im Wettbewerb auszubauen. Selbst wenn es technologische Probleme geben sollte, investieren und experimentieren sie weiterhin. Wie die aufgeschlossenen Organisationen zeichnen sich auch die Treiber durch eine praxisnahe Technologieeinführung aus, die Top-down unterstützt wird. Auch sie setzen auf Werkzeuge, die ihre Vertriebsteams in die Lage versetzen, Kunden effektiver anzusprechen und ihre tagtäglichen Aufgaben produktiver zu erledigen. Was die treibenden Organisationen auszeichnet, sind moderne Frameworks und Analysewerkzeuge, die bei den Mitarbeitern breit akzeptiert sind und intensiv genutzt werden. Anhand der gewonnenen detaillierten Einblicke können sie individuelle Kundenerlebnisse bieten und die Kundenbindung verbessern. Die Treiber der digitalen Transformation heben das Kundenmanagement auf eine völlig neue Stufe. Sie nutzen Technologien, um ihre auch bisher schon erfolgreichen Initiativen auszubauen und so den Umsatz zu steigern.

Digitale Transformation und Umsatzwachstum

Zwischen digitaler Transformation und Umsatzwachstum scheint eine direkte Korrelation zu bestehen. Das folgende Diagramm basiert auf der Microsoft-Umfrage vom Mai 2016. Wie Sie sehen, verzeichneten die Organisationen, die als Technologietreiber identifiziert wurden, eine Steigerung des Umsatzwachstums von 50 Prozent. Klicken Sie auf die nachfolgende Grafik, um diese zu vergrößern:

Am anderen Ende des Spektrums befanden sich die Organisationen, die ihre digitale Transformation hinausschoben, ob nun aufgrund von kulturellen Hürden, Problemen bei der internen Technologieeinführung, mangelnder Unterstützung durch die höheren Führungsebenen oder aus anderen Gründen. Sie verpassten die Chancen, ihren Umsatz zu steigern.

Jetzt ist es an Ihnen

Die digitale Transformation der Vertriebsorganisationen ist eine kontinuierliche Aufgabe. Vertriebsleiter wie Sie sollten sich für diesen fortwährenden Prozess, der ein Bestandteil Ihrer Unternehmenskultur werden muss, einsetzen und ihn initiieren. Nutzen Sie Ihre Chance, den Wandel mitzugestalten. Wenn Ihre Mitarbeiter über die richtigen Werkzeuge verfügen, um effektiver mit Kunden zu interagieren, mehr zu verkaufen und den Umsatz zu steigern, liegen die Vorteile der digitalen Transformation auf der Hand – für die Teams, für Sie und für die gesamte Organisation.

Mit Microsoft Dynamics 365 für den Vertrieb können auch Sie die digitale Transformation erfolgreich meistern.

Quelle: https://info.microsoft.com

Ich nutze noch keine Microsoft Online-Dienste und wünsche ein individuelles Angebot bzw. eine Beratung!

Bitte hinterlassen Sie uns eine Nachricht!

Beratung

Projektanfrage / Teststellung

Ihre Nachricht

Sie erhalten als Bestätigung automatisch eine Kopie Ihrer Nachricht.