Office 365 Support

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Was kann Microsoft Teams?

Kommunikation ist das A und O der täglichen Arbeit. Welche Aufgaben stehen an, welche Entscheidungen wurden getroffen und wo finde ich die aktuellsten Informationen zum Projekt? Diese Fragen beschäftigen uns täglich. In Office 365 heißt die Antwort: Microsoft Teams.

Chatten, Dateien und Links austauschen, Besprechungen planen, Videokonferenzen halten, To-Dos festhalten, verschiedenste Tools integrieren – die Funktionen von Microsoft Teams klingen beeindruckend. Aber was genau kann man damit machen und wie nutzt man es am besten?

Eine App für alles: Microsoft Teams

Teams soll die zentrale Anlaufstelle für ein virtuelles Team sein. Dafür gibt es als Herzstück den Chat, in dem die Mitglieder sich schnell austauschen können. Bei größerem Diskussionsbedarf kann man eine Besprechung planen oder auch sofort online starten. Und damit alle die gleichen Infos haben, lassen sich in Teams auch Dateien hinterlegen. Wenn das nicht reicht, gibt es Anbindungen alle viele weitere Office– und Microsoft Tools. So lassen sich z. B. für Excel, PowerPoint und OneNote neue Dateien anlegen oder bereits bestehende Dateien verknüpfen.

Auch Anbindungen an Sharepoint oder Wikis sind kein Problem. Und über Schnittstellen mit OneDrive, Outlook und Skype for Business ist Microsoft Teams besteht die Verbindung zu weiteren viel genutzten Anwendungen. So kann man aus Teams heraus direkt mit jemandem sprechen, der nur einen Account bei Skype for  Business hat.

Strukturiertes Arbeiten

Wenn alle drauf los quatschen, findet man am Ende die relevanten Informationen nicht mehr. Das soll natürlich nicht passieren, daher gibt es in Microsoft Teams die Kanäle zur Strukturierung. Ein Kanal sollte auf ein Thema oder ein konkretes Projekt beschränkt sein und enthält die dazu gehörenden (öffentlichen) Unterhaltungen und Dateien. Teammitglieder können ihre relevanten Kanäle favorisieren und ihnen folgen – und somit immer auf dem neuesten Stand bleiben.

Auch Aufgaben lassen sich abbilden. Teams ist standardmäßig mit Microsoft Planner verknüpft. Dadurch kann man neue Aufgaben erstellen, sie terminieren, Personen zuweisen, mit Dateien anreichern und natürlich auch im Auge behalten. Einzelne Teammitglieder erhalten so einen Überblick über ihre aktuellen To-Dos.

Microsoft Teams in der täglichen Arbeit

Wann kann man Teams benutzen? Eigentlich immer. Projektteams können sich darin austauschen, Infos veröffentlichen und gemeinsam an Dokumenten arbeiten. Abteilungen können der App Meetings vorbereiten, Aufgaben organisieren und Fortschritte teilen. Einzelne Kanäle können auch als Newsroom genutzt werden. Teammitglieder können interessante Links, Podcasts und Videos posten.

Wenn viele Personen gemeinsam an einem Dokument arbeiten müssen, erhalten in Teams alle Zugriff. So wird immer an der aktuellen Version gearbeitet und Diskussionen über Inhalte finden im Chat statt und nicht in der Kommentarspalte des Dokuments.

 

 

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ShareProjects: Moderne Zeiterfassung unter Office 365 und SharePoint inklusive SAP-AddOn

ShareProjects Top Features: Integration von SAP, Office 365 und SharePoint Online – Express-Installation inklusive.

Mit dieser Software können Sie Ihre projektbezogenen Tätigkeiten eines Arbeitstages mit wenigen Klicks dokumentieren.

ShareProjects ist eine einfache projektbezogene Zeiterfassung, entwickelt speziell für Azure, Office365 und SharePoint.

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  • Export in Excel.

ShareProjects: Projekte anlegen/kopieren – Zeiten erfassen

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ShareProjects: Filtern nach Monat/Projekt – Export in Excel

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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Microsoft Azure: 10 Tipps für Ihren Einstieg in die Cloud

Die Cloud ist flexibel, skalierbar und damit unabdingbar, um die Digitalisierung in Ihrem Unternehmen zu forcieren. Einen leichten Einstieg ermöglicht Microsoft Azure. Damit Sie wirklich Kosten sparen, die Effizienz steigern und Stolperfallen umgehen, sollten Sie diese 10 Tipps berücksichtigen.

Microsoft Azure bietet ein umfangreiches Konglomerat an Cloud-Diensten, mit denen sich Ressourcen sukzessive in die digitale Wolke verlagern lassen. Die Cloud hilft Ihnen, Kosten zu sparen und die Effizienz zu erhöhen. Wer jedoch völlig unvorbereitet auf die Cloud umsteigt und dadurch ggf. falsche Strukturen schafft oder mangelnde Sicherheitsmaßnahmen trifft, kann die Kosten auch unnötig erhöhen. So umgehen Sie die Tücken:

Tipp 1: Definieren Sie Struktur und Regelwerk

Im ersten Schritt – noch bevor technische Aspekte eine Rolle spielen – sollten Sie Ihr Azure-Umfeld genau planen und geeignete Hierarchien und Sicherheitsvorkehrungen bestimmen. Nur so lässt sich ein späteres Chaos vermeiden.

Die Organisation in Microsoft Azure erfolgt über Subscriptions. Dies sind in sich geschlossene, logische Einheiten, in denen User Ressourcen schaffen und verwalten können. Innerhalb jeder Subscription lassen sich Regeln festlegen sowie Rollen und Rechte vergeben. So wird zum Beispiel definiert, wer Ressourcen anlegen darf oder wie hoch das Kostenlimit für die Ressource ist.

Es ist ratsam, mehrere Subscriptions anzulegen, beispielsweise für verschiedene Abteilungen oder Standorte. Außerdem sollten interne Systeme und Kundensysteme voneinander losgelöst in unterschiedlichen Subscriptions liegen.

Tipp 2: Verteilen Sie Rechte mit Bedacht

Viele Unternehmen suchen sich beim Einstieg in die Microsoft Azure Cloud Unterstützung bei einem externen Berater. Das macht Sinn, kann der Spezialist doch sehr gezielt mit seinem Know-how helfen. Aber Vorsicht bei der Rechtevergabe. Sie sollten einem externen Dienstleister nie Admin- oder Co-Admin-Rechte zusprechen. Denn damit hätte er vollständigen Einblick und Zugriff auf Ihre Subscriptions, Datenbanken und Daten. Geben Sie Externen nur Berechtigungen für die benötigten Umgebungen.

Tipp 3: Nutzen Sie Managed Disks

Microsoft vereinfacht mit der Managed-Disks-Funktion die Datenträgerverwaltung für virtuelle Maschinen in Azure IaaS. Das Feature sorgt beispielsweise automatisch dafür, dass den VMs genügend IOPS zur Verfügung stehen, indem die darunter befindlichen Storage Accounts automatisiert administriert werden. Dies reduziert den Management-Aufwand enorm. Des Weiteren stellen Managed Disks Hochverfügbarkeit auf der Storage-Ebene sicher, indem Daten entsprechend zugehöriger VMs in Availability Sets organisiert werden. So läuft der Betrieb reibungslos weiter, wenn mal ein Bereich ausfällt.

Werden hochverfügbare Installationen in Azure ohne Managed Disks eingerichtet, arbeiten zwar die VMs auf unterschiedlichen Host-Systemen, der Storage ist jedoch nicht zwingend ausfallgeschützt.

Tipp 4: Lassen Sie virtuelle Maschinen in der Cloud nie ohne Firewall arbeiten

Jede virtuelle Maschine in der Cloud benötigt eine Firewall. Das ist auch dann wichtig, wenn sie keine öffentliche IP-Adresse hat und nur über das Intranet erreichbar ist. Denn in Azure lassen sich Einstellungen schnell ändern. Ob versehentlich oder beabsichtigt: Mit nur einem Klick erhält eine VM dann plötzlich eine Public IP. Wenn dann keine Firewall aktiv ist, haben Hacker leichtes Spiel.

Tipp 5: Machen Sie Backups

Wenn man in Azure eine virtuelle Maschine oder einen Storage Account löscht, sind sie auch unwiderruflich weg. Um gegen Datenverlust gefeit zu sein, sollten Sie unbedingt Backups machen. Azure offeriert für virtuelle Server die Lösung „Azure Backup“. Damit ist es möglich, Server zu sichern und ganz oder teilweise auf Dateiebene wiederherzustellen. In Azure kann man zudem Drittanbieter-Produkte verwenden. Dies empfiehlt sich zum Beispiel für die Sicherung von Office 365 Daten, da es hier von Microsoft keine eigene umfassende Backup-Lösung gibt.

Tipp 6: Behalten Sie versteckte Kosten im Blick

Ausgehender Datenverkehr in Azure kostet Geld. Das sind versteckte Kosten, die Sie einplanen sollten – gerade wenn Sie ein Backup-Tool eines Drittanbieters nutzen. Müssen Sie beispielsweise vier Terabyte von einem Fileserver wiederherstellen, bedeutet das vier Terabyte ausgehender Datentransfer, den Sie zusätzlich bezahlen. Auch andere Positionen, an die man oft nicht denkt, bedingen Kosten. Fallen für eine Public-IP-Adresse zum Beispiel nur 2,50 Euro im Monat an, sind das bei 100 IP-Adressen immerhin 250 Euro.

Tipp 7: Checken Sie Lizenzen von Drittanbietern

Bevor Sie Software von Drittanbietern in der Cloud nutzen, sollten Sie deren Lizenzen genau prüfen. Einige Hersteller erlauben es nicht, ihre Software in Azure zu betreiben. Oder sie fordern dafür ein Zusatzabkommen. Ein Lizenzverstoß kann teuer werden!

Tipp 8: Kalkulieren Sie geeignete Bandbreiten

Für Backup und Recovery oder Log-Analysen müssen oftmals große Datenmengen ausgetauscht werden. Dafür ist eine entsprechende Bandbreite vonnöten. Sie sollten daher eine Langzeitbetrachtung durchführen, in der Sie das Logging-Verhalten Ihrer Systeme analysieren. Daraus ergibt sich, wie viel Bandbreite Sie brauchen. Allerdings genügt es nicht nur ein oder zwei Tage zu beobachten. Sie sollten auch Phasen berücksichtigen, in denen die Last auf das System höher ist als gewöhnlich, denn dann entstehen mehr Logs und mehr Traffic.

Tipp 9: Planen Sie realistische Ressourcen für virtuelle Maschinen

Bemessen Sie einer virtuellen Maschine nicht zu viel CPU, RAM und Speicher zu. Das verursacht unnötige Kosten. In Azure bezahlen Sie nach verbrauchten Ressourcen, das heißt 16 GB RAM kosten doppelt so viel wie 8 GB.

Wie aber kalkuliert man realistisch, welchen Bedarf eine VM hat, damit sie zuverlässig arbeitet? Erfahrungswerte aus dem eigenen Rechenzentrum lassen sich nicht eins zu eins auf Azure übertragen. Die Cloud läuft auf ganz anderer, leistungsfähigerer Hardware. Es empfiehlt sich, das neue Microsoft Tool „Azure Migrate“ für die Planung zu verwenden. Es prüft die laufenden Systeme in bestehenden VMware-Umgebungen und errechnet, welche Ressourcen sie in Azure benötigen.

Tipp 10: Seien Sie innovationsfreudig

Denken Sie darüber nach, wie Sie Ihre Cloud-Nutzung weiterentwickeln können. Platform as a Service ist beispielsweise nicht nur für Entwickler spannend. Eruieren Sie, in welchen Bereichen PaaS bestehende Systeme ablösen kann. Ein klassischer Webserver lässt sich vielleicht durch eine Web App austauschen, ein SQL-Server durch SQL as a Service. PaaS ist per se günstiger als eigene Systeme aufzusetzen und zu betreiben.

Diese 10 Tipps verdeutlichen, wie wichtig es ist, sich Zeit für eine genaue Planung zu nehmen. Nur so lassen sich unnötige Kosten und Risiken vermeiden.

 

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Bessere Ergebnisse durch nahtlose Zusammenarbeit

Für Unternehmer, die mehrere Funktionen innehaben, ist Zusammenarbeit ein Muss

Ob Ihr Team aus zwei oder 200 Mitgliedern besteht, der Erfolg steht und fällt mit der Qualität der Zusammenarbeit. Kreative Ideen und spannende Innovationen entstehen nicht zuletzt, wenn das gesamte Team zusammenwirkt.

Zusammenarbeit hört aber nicht beim Team auf. Unternehmer müssen auch mit potenziellen Partnern, Kunden und Auftraggebern schnell Kontakt aufnehmen können. Und wenn sich gerade eine Gelegenheit ergibt, möchten Sie nicht mit einem Tool kämpfen, das Ihnen unbekannt ist oder sich nicht öffnen lässt. Für eine erfolgreiche Zusammenarbeit und Kommunikation müssen letztendlich die unterschiedlichen Persönlichkeiten, Fertigkeiten und Bedürfnisse berücksichtigt werden, die Ihr Unternehmen ausmachen.

 

 

 

 

 

 

 

 

Produktiv in Echtzeit kommunizieren

Mit dem neuen chatbasierten Arbeitsbereich Microsoft Teams verwalten Sie Inhalte, Anwendungen, Mitarbeiter und Unterhaltungen.

  • Integrierter Zugriff auf SharePoint, OneNote und Skype for Business
  • Dokumentzugriff direkt innerhalb der Anwendung
  • Planungsfunktionen in Microsoft Teams und spontane 1:1- und Gruppengespräche

Konferenzraum ohne Grenzen
Mit Skype for Business können Sie mit Ihrem Team, Lieferanten und potenziellen Kunden in Echtzeit kommunizieren und zusammenarbeiten. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie sich im selben Raum oder am anderen Ende der Welt befinden.

  • Anrufe direkt in Outlook planen
  • Sichere Besprechungen und Anrufe hosten

 

 

 

 

 

 

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