Office 365 Support

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Kapitel 4: Moderne Technologie, höhere Effizienz

Sie können nur produktiv sein, wenn Ihre Anwendungen und Teams nahtlos zusammenarbeiten. Ganz gleich, ob Sie etwas in Word bearbeiten oder Inhalte mit Kollegen teilen wollen – Sie werden in jedem Fall sicher und störungsfrei zusammenarbeiten. Wenn alle Ihre Werkzeuge aufeinander abgestimmt sind, können Sie mit Ihrem Team in Echtzeit an Projekten arbeiten, wo immer Sie sich befinden.

Word und Excel: Die besten Funktionen, um Zeit zu sparen

Word „Sie wünschen…“

In das Textfeld „Was möchten Sie tun?“ im Menüband von Word 2016 können Sie in Ihren eigenen Worten eingeben, was Sie als Nächstes tun möchten, um die gewünschten Funktionen und Aktionen schnell zu finden. Die „Sie wünschen…“-Funktion bietet Ihnen zu den eingegebenen Suchbegriffen auch Hilfe an, und „Intelligentes Nachschlagen“ hilft Ihnen bei der Recherche oder Definition eines Begriffs.

Excel Prognosen mit einem Klick

Erstellen Sie in Excel eine Prognose auf der Grundlage der exponentiellen Glättung (z. B. PROGNOSE.ETS). Klicken Sie auf der Registerkarte Daten auf Prognoseblatt, um eine Datenreihe mithilfe der Prognosefunktion zu visualisieren. Der Assistent bietet Ihnen Optionen zur Anpassung allgemeiner Prognoseparameter an, zum Beispiel Saisonalität, die automatisch erkannt wird, und Konfidenzintervalle.

SharePoint Prozesse optimieren

Entlasten Sie sich und Ihr Team, indem Sie wiederkehrende manuelle Aufgaben automatisieren. Erstellen und starten Sie Flows direkt in OneDrive oder SharePoint. So können Sie Dateiprozesse automatisieren und von einfachen Benachrichtigungen und Genehmigungen bis hin zu komplexen, unternehmenswichtigen Prozessen alle Abläufe optimieren. Klicken Sie einfach auf Flow erstellen, und wählen Sie eine Vorlage aus.

Direkt einsatzbereite Funktionen:

1. Informationen und Dateien sammeln und verwalten

SharePoint-Listen sind vergleichbar mit einer ExcelTabelle. Es handelt sich um eine Sammlung von Daten, die Sie ganz einfach im Intranet freigeben und verwalten können. Mehr als 10 Millionen verschiedene Listen werden in Office 365 verwendet – zum Beispiel für Kontakte und Aufgaben oder für wichtige Workflows in Großunternehmen. Erstellen Sie mit PowerApps eigene Formulare, um Daten und Dateien zu erstellen, anzuzeigen und zu bearbeiten.

2. Routineaufgaben automatisieren

Verwenden Sie den komfortablen visuellen Designer in Microsoft Flow, um Routineaufgaben im Team und Unternehmen zu automatisieren. Microsoft Flow ermöglicht Ihnen die Modellierung vielseitiger Workflows – von einfachen Benachrichtigungen und Genehmigungen bis hin zu mehrstufigen Prozessen.

3. Datenquellen und Dienste verbinden und integrieren

Wenn Ihr Prozess Daten aus anderen Quellen und Diensten benötigt, können Sie mit Microsoft Flow den Datenaustausch automatisieren, Dateien synchronisieren und vieles mehr. Verwenden Sie Microsoft Flow, um Vertriebsinformationen aus Microsoft Dynamics in eine SharePoint-Liste zu übernehmen. Microsoft Flow arbeitet nahtlos mit lokalen und Drittanbieter-Diensten zusammen.

4. Mit eigenen Apps zum digitalen Unternehmen

Entwickeln Sie mit PowerApps ohne Programmieraufwand eigene Apps, die mit Daten in SharePoint-Listen und -Bibliotheken sowie mit anderen – lokalen oder cloudbasierten – Quellen interagieren. Setzen Sie mit PowerApps digitale Lösungen um, die zum Beispiel Kamerabilder Ihres Smartphones in innovative Apps einbinden.

OneNote: Notizen lückenlos sammeln

Notizen sind ein wichtiger Teil jeder Besprechung und können eine echte Herausforderung sein. In OneNote 2016 können Sie ein gemeinsames Notizbuch anlegen und mit anderen über Datei > Freigeben > Personen einladen teilen. Ein Notizbuch kann auch während der Besprechung über Datei > Freigeben > Für Besprechung freigeben geteilt werden. Wenn mehrere Personen das Notizbuch geöffnet haben, kann jeder Notizen hinzufügen, der über eine Berechtigung verfügt. Alle Notizen werden automatisch synchronisiert.

 

 

 

 

 

 

 

Quelle: https://info.microsoft.com


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Die Zukunft der Arbeit passiert gemeinsam, im Team und Netzwerk, interdisziplinär und kollaborativ. Wissenssilos haben längst ausgedient, Ziele werden nur zusammen erreicht und so manches Mitglied der Geschäftsführung hat sogar sein Einzelbüro verlassen – wie beispielsweise in unserem #OfficemitWindows. Aufgaben werden heute in Teams erledigt, die über Projekt-, Abteilungs-, Standort-, Länder- und Organisationsgrenzen hinweg zusammenarbeiten.

Dafür brauchen sie moderne Technologien, die genau diese hohen Anforderungen an Mobilität, Kommunikation und Sicherheit erfüllen können. Aus diesem Grund wird die Produktivitätssuite Office 365 mit der Kollaborationslösung Microsoft Teams ständig weiterentwickelt. Ihre Funktionalitäten wachsen mit den sich verändernden Bedürfnissen der Menschen im beruflichen wie privaten Alltag.

Heute wollen wir Ihnen drei große Neuerungen in und um Office 365 vorstellen, die unsere Lösungen noch mobiler machen, Teams noch besser zusammenarbeiten lassen und Ihre individuelle Produktivität mit Hilfe von künstlicher Intelligenz steigern.

1. Office 365 Home jetzt für sechs statt fünf Personen und auf unbegrenzt vielen Devices

Das Office 365 Home Abonnement ist ein echtes Kraftpaket: Es enthält fünf Lizenzen für Word, Excel, PowerPoint, Outlook und OneNote, je 1 TB OneDrive Cloudspeicher sowie zahlreiche andere wertvolle Anwendungen und Services für den privaten Alltag. Mit einer zusätzlichen Person gehen wir noch einen Schritt weiter und erweitern das Home-Abonnement ab dem 2. Oktober auf sechs Personen, zum selben Preis – für noch mehr Kreativität, geteilte Familienfotos und digitale Hausaufgaben!
Damit das nahtlos auf allen Geräten funktioniert, können Abonnenten ab dem 2. Oktober alle Office 365-Apps auf einer unbegrenzten Anzahl ihrer Geräte installieren und pro Lizenz auf bis zu fünf Geräten gleichzeitig angemeldet sein.

2. Microsoft Teams ist jetzt eine vollständige Meeting-Lösung mit allen Skype for Business Online-Funktionen

Im vergangenen Jahr wurde angekündigt, dass Microsoft Teams der zentrale Ort für Kommunikation und Zusammenarbeit in Office 365 werden soll. Nachdem die Funktionalität der Anwendung stetig erweitert wurde, ist dieses Ziel nun erreicht – alle Features von Skype for Business Online sind in Teams integriert. So begegnen wir mit Teams allen Anforderungen an Kommunikation, Meetings und Anrufe in einer zentralen, einheitlichen und intelligenten Lösung.

Dafür wurden zudem einige neue Features für intelligente Kommunikation und nahtlose Zusammenarbeit integriert:

  • Einheitliche Infrastruktur für Nachrichten und Kontakte, direkte Übersetzung im Chat
    Der aktuelle Status, interne sowie externe Chats und Kontakte der Anwender sind nun vollständig von Skype for Business zu Teams migrierbar – eine wichtige Grundlage, um Teams als primäres Tool für Calls und Meetings zu nutzen. Außerdem können Nachrichten im Chat jetzt direkt übersetzt werden, sodass Kollegen auf unterschiedlichen Sprachen unkompliziert kommunizieren können. Wir ebnen damit den Weg für diverse Teams und interkulturelle Zusammenarbeit – die nachweislich zu mehr Produktivität und Erfolg führt.
    Meetings mit bis zu 250 Teilnehmern über Organisationsgrenzen hinweg und mit sicherer Verbindung
  • Meetings in Teams können jetzt mit bis zu 250 Teilnehmern veranstaltet und in der Cloud aufgezeichnet werden. Teilnehmen können sowohl die eigenen Kollegen als auch Mitarbeiter aus anderen Organisationen. In einer neuen Meeting-Lobby warten Anrufer, die sich per Telefon einwählen, sodass der Host vor Beginn des Calls sieht, wer sich einwählt und die Teilnehmer individuell zulassen kann. Eine wichtige Neuerung ist auch die Einwahl-Absicherung, die sicherstellt, dass Personen auch bei Netzwerkproblemen an einem Meeting teilnehmen können.
  • Neben der Weiterentwicklung der Software selbst, wird auch der Zugang zu Microsoft Teams erweitert: Die Verbesserung des Geräte-Ökosystems von Microsoft Teams birgt neue Möglichkeiten zur Teilnahme an Meetings, zum Beispiel durch ein Update für Skype Room Systems oder die neue Teams-App für Surface Hub. Dank des Teams Conferencing Gateways können vorhandene Skype for Business-zertifizierte, SIP-basierte Telefone mit Teams verwendet werden.

3. Neue KI-Funktionen in SharePoint und OneDrive für mehr Produktivität, bessere Insights und Dateisicherheit

Für mehr persönliche Produktivität, fundiertere Entscheidungen und erweiterte Sicherheit verweben wir die Möglichkeiten künstlicher Intelligenz und des Machine Learnings immer enger mit den Inhalten eures OneDrive for Business und SharePoints. Neue Funktionen sind dabei:

  • Automatisierte Transkription von Video- und Audiodateien und eine intelligente Bildersuche
    Zum Ende des Jahres kommt die automatisierte Transkription für Video- und Audiodateien in OneDrive und SharePoint. Auf Basis der KI-Technologie, die wir auch in Microsoft Stream verwenden, werden automatisch vollständige Transkripte von Videos und Audiodateien erstellt, die so in Zukunft vollständig durchsuchbar sind. Mit Hilfe einer nativen, sicheren KI machen wir auch die Speicherung von Fotos und Bildern noch wertvoller: sie ermittelt beispielsweise den Aufnahmeort eines Fotos und erkennt Objekte und Text im Bild, sodass auch Bilder problemlos nach Schlüsselwörtern durchsucht werden können.
  • Insights, Statistiken und intelligentes Teilen von Dokumenten
    OneDrive- und Sharepoint-Nutzer haben inzwischen die Möglichkeit, Zugriffsstatistiken für die gespeicherten Dateien einzusehen. Im Verlauf des Jahres werden die Informationen noch um die Lesezeit und einen Überblick der wichtigsten Punkte aus dem Dokument ergänzt, um dem Nutzer Zeit zu sparen und wichtige Informationen auf einen Blick bereitzustellen. Auch das Teilen von Dokumenten wird in Zukunft noch einfacher und intuitiver: Zeigt jemand in einem Meeting beispielsweise eine PowerPoint-Präsentation, schlägt das Programm ihm direkt im Anschluss vor, diese mit den anderen Teilnehmern zu teilen.
  • Mehr Sicherheit durch künstliche Intelligenz
    Unsere künstliche Intelligenz in Office 365 hilft auch dabei, Dateien zu schützen, die in OneDrive und SharePoint gespeichert sind, Compliance-Richtlinien einzuhalten und bösartige Angriffe zu verhindern. Anfang dieses Jahres haben wir die Wiederherstellung von OneDrive-Dateien mit integriertem Windows Defender Antivirus ausgerollt, um Nutzer vor Ransomware-Angriffen zu schützen. Mit dem Feature können Verstöße identifiziert und Nutzer dann bei der Korrektur und Dateiwiederherstellung begleitet werden. Außerdem werden wichtige Compliance-Funktionen im Laufe des Jahres auch für Foto-, Video- und Audiodateien anwendbar. Der Text aus den oben genannten Audio- bzw. Video-Transkriptionen dient der automatischen Anwendung von Compliance-Richtlinien und hilft, Inhalte zu schützen.

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Mit PowerApps ist ein extrem schnelles und kostengünstiges Entwickeln möglich

PowerApps, also Engines, mit denen HTML5-Applikationen entwickelt werden können, sind die neuen Nachfolger für InfoPath. PowerApps erlauben in der Applikationsentwicklung ein Rapid Development, sodass auch mit „No-Code“ visuell ansprechende Applikationen gestaltet werden können.

Kunden können nun mit Drag’n Drop viele Herausforderungen selber meistern. Wir liefern zwar das erste Konzept, danach kann der Kunde jedoch flexibel und spontan selber eingreifen. Je nach Projekt kann der Zeitaufwand für die Applikationsentwicklung so um bis zu zwei Drittel minimiert werden.

Die Möglichkeit, PowerApps mit Custom Code zu erweitern, besteht weiterhin. Spezielle Kundenanforderungen können also auch in Zukunft von Experten umgesetzt werden. Dabei sind die Möglichkeiten extrem vielfältig.

Fazit: Mit PowerApps ist ein extrem schnelles und kostengünstiges Entwickeln möglich.

Besonders durch die Stellung, die Microsoft dem Rapid Development zuschreibt, gewinnen PowerApps stetig an Bedeutung und sind vor allem immer up-to-date.

Um Ihnen zu demonstrieren wie die Applikation mit PowerApps für den Bestell- und Genehmigungsprozess aussehen könnte, wurde nachfolgender Prototyp generiert. Die App arbeitet technologisch auf Basis von Office365, die Umsetzung als Stand-Alone ist jedoch möglich. Weiterhin ist die App zunächst für den Desktop- und Tablet-PC-Einsatz konzipiert.

Nachfolgender Screenshot zeigt die Ansicht Anfragenverwaltung.

Die Anzahl der gesamten Anfragen wird in Echtzeit angezeigt und nach Anfragenkategorie aufgeschlüsselt.

In dieser Übersichtsanzeige werden kurz und bündig alle Informationen zur Anfrage dargestellt, wie z.B. „Betreff“, „Antragsteller“, „Priorität“, „Erstelldatum“, etc.

 

 

 

 

 

Nachfolgender Screenshot zeigt die Ansicht Detailansicht.

Über die Pfeile am rechten Rand der Anfragen gelangt man zur „Detailansicht“ der einschlägigen Anfrage.

Die Detailansicht beinhaltet alle notwendigen Informationen. Das Feld „Beschreibung“ bietet dem Antragsteller Platz zur Begründung seiner Anfrage. Das Feld „Kommentar“ ermöglicht weitere Eintragungen zur Anfrage festzuhalten.

Der Pfeil am oberen linken Rand führt zurück zum Dashboard.
Durch den Speichern-Button unten werden Änderungen abgespeichert.
Mithilfe der vier Pfeile rechts von „Anfragen-Status“, „Zugewiesen an“, „Bereich“ und „Priorität“ gelangt man zu den gleichnamig benannten Seiten, auf denen man eben diese vier Optionen ändern kann.

 

 


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Die neuen „SharePoint HUB Sites“

Agile Intranets mit SharePoint HUB Sites

Microsoft legt ordentlich Tempo vor, was die Einführung und Weiterentwicklung von Anwendungen und Funktionen für das Office 365 Universum angeht. Auch wir vom Neuarbeiten-Team beschäftigen uns regelmäßig mit den aktuellen und angekündigten Neuerungen, um unsere Kunden passend zu ihren Anforderungen und Prozessen beraten zu können.

Was sind SharePoint HUB Sites?

Anfang Mai wurde der vollständige weltweite Rollout der SharePoint HUB Sites abgeschlossen. Anders als die zuvor auf die Inhalts-Veröffentlichung ausgerichteten Communication Sites oder auf die Zusammenarbeit ausgerichteten Team Sites, zielen die HUB Sites auf die organisatorische und strukturelle Komponente der Intranet Landschaft.

Damit erweitert Microsoft die Möglichkeiten der Gliederung eines SharePoint Intranets mit eigenen Bordmitteln und bietet ein praktisches Mittel eng verwandte Sites dynamisch zu organisieren, ähnliche Projekte zusammenzuführen, verwandte Assets zu verknüpfen und gemeinsame Aktivitäten präsentieren zu können.

SharePoint HUB Sites stellen dabei für einen Intranetbereich die folgenden Services zur Verfügung:

  • Einheitliche Navigation
  • Zusammenfassung und Aggregation der Aktivitäten und News
  • Suche in den Inhalten der zugeordneten SharePoint Sites
  • Einheitliche Darstellung und Design

Flexible Organisationsentwicklung mit SharePoint HUB Sites

Die eigentliche Power von SharePoint HUB Sites liegt darin, dass es dadurch einfach möglich wird, sich von einer eher statischen hierarchischen Intranet Struktur zu entfernen hin zu einer agilen, sich verändernde Organisation oder bereits viele vorhandene unabhängige Inhaltsbereiche zu ordnen. Ob man das vollständig oder in einer Mischung aus beiden Strukturformen tun möchte, kann man individuell für jedes Unternehmen oder jeden Unternehmensbereich entscheiden.

Da für jede moderne SharePoint Site frei definierbar ist, welcher HUB Site sie zugeordnet werden soll, ist ein organisatorischer Umbau des Intranets mit ein paar Klicks schnell erledigt, wenn z.B. Themen oder Abteilungen in andere Organisations- oder Zuständigkeitsbereiche wechseln.


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