Office 365 Support

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Teamarbeit

Bei der Förderung einer neuen Arbeitskultur ist es ganz entscheidend, Verbindungen zwischen den einzelnen Akteuren im Unternehmen zu knüpfen und den Informationsaustausch zu vereinfachen. Bei den meisten von uns lässt sich die Zusammenarbeit in zwei Formen unterteilen: einen „inneren Kreis“ von Personen, mit denen wir regelmäßig aktiv zusammenarbeiten, und einen „äußeren Kreis“ von Personen, mit denen wir eher sporadisch in Verbindung treten. Für diejenigen, mit denen Sie eng an HighspeedProjekten und der Umsetzung von Kernvorgaben arbeiten, ist Microsoft Teams die ideale Lösung. Hier befinden sich alle Unterhaltungen, Dateien, Besprechungen und zugehörigen Apps in einem gemeinsamen Arbeitsbereich, der für alle internen und externen Teammitglieder zugänglich ist. Um zum Verfolgen gemeinsamer Grundsätze, Interessen oder Ziele mit dem äußeren Kreis in Verbindung zu treten, empfiehlt sich Yammer. Mit dieser Lösung kann jeder problemlos Informationen teilen, sich kompetenten Rat holen und Ideen entwickeln, da Gruppen und Unterhaltungen standardmäßig allen offen stehen.

Projekte und virtuelle Teams

Um mit schnellen Veränderungen Schritt halten und Experten an unterschiedlichen Standorten einbinden zu können, müssen Unternehmen dynamische Lösungen und Arbeitsweisen einführen, die den Mitarbeitern die Konzentration auf ein Projekt ermöglichen, bevor sie wieder „ausschwärmen“, um das nächste Projekt in Angriff zu nehmen. Mit Microsoft Teams haben Mitarbeiter die Möglichkeit, in Eigenregie Teams für wichtige Projekte zu bilden, indem sie Unterhaltungen, Dateien, Besprechungen und Werkzeuge an einem zentralen Ort für Teamarbeit zusammenzuführen. Das gesamte Team, einschließlich externer Berater und freiberuflicher Mitarbeiter, kann auf alle Informationen zugreifen, die für eine zügige und erfolgreich Projektabwicklung erforderlich sind, darunter auch Anwendungen wie Adobe Creative Cloud, SurveyMonkey und GitHub. Darüber hinaus sind die Teams nahtlos in Microsoft-Anwendungen wie Word, Excel, PowerPoint, PowerBI und Stream integriert. Teammitglieder können daher direkt vom gemeinsamen Arbeitsbereich aus zusammenarbeiten und auf Informationen zugreifen. Alle Dateien werden automatisch in SharePoint gespeichert, und die Teammitglieder haben sogar die Möglichkeit, Intranetsites mit Projektdetails und Ankündigungen für einen breiteren Adressatenkreis im Unternehmen zu erstellen. Microsoft Teams ist in unzähligen Szenarien ein ausgesprochen nützliches Instrument, unter anderem beim Starten von Marketingkampagnen, Optimieren von Vertriebsinitiativen und Organisieren von IT- und Konstruktionsprojekten.

Besprechungen

Wissensarbeiter verbringen durchschnittlich fast ein Drittel ihrer Wochenarbeitszeit in Besprechungen. Die meisten von ihnen glauben jedoch, dass sich die Produktivität dieser Besprechungen durch eine bessere Vorbereitung und mehr interaktive Diskussionen zwischen den Teilnehmern steigern ließe. Mit den hervorragenden Audio-, Video- und intelligenten Besprechungsfunktionen von Microsoft Teams bringen Sie die Akteure in ihrem Unternehmen zusammen und sorgen für einen Wandel in der Besprechungskultur. In Microsoft Teams beginnt die Zusammenarbeit in dem Moment, in dem die Besprechung angesetzt wird – die Teilnehmer sind über den Chat bereits im Vorfeld kontinuierlich in Kontakt und teilen zur Vorbereitung relevante Dokumente. Um mehr über die Teilnehmer herauszufinden, zeigen Sie einfach mit dem Mauszeiger auf ein Profilbild, und es werden Hintergrundinformationen aus dem Unternehmen und LinkedIn angezeigt. Während der Besprechung sorgen Video und Bildschirmfreigaben für eine engere Vernetzung und eine Fokussierung auf das Wesentliche. Darüber hinaus werden gerade neue KI-Dienste für die automatische Übersetzung, Transkription und Aufzeichnung entwickelt, um die Zusammenkünfte für die Teilnehmer aufzuwerten und verhinderten Teammitgliedern die Möglichkeit zu geben, sich die Besprechung später anzuschauen. Im Anschluss an das Meeting werden Notizen und Aufgaben automatisch transkribiert und an die Gruppenmitglieder verteilt.

Mitarbeiter-Community

In vielen Großunternehmen, insbesondere in solchen mit mehreren geographischen Standorten, fühlen sich die Mitarbeiter von ihren Kollegen und den Entscheidungen der Zentrale abgekoppelt. Diese Situation wirkt sich negativ auf die Mitarbeitermotivation aus und erschwert den Wandel der Arbeitskultur. Nun kommt es vor allem darauf an, im Umgang mit den Mitarbeitern Offenheit und Transparenz walten zu lassen. Yammer ist ein soziales Netzwerk für Unternehmen, über das Sie bestehende Inselstrukturen auflösen, Communitys bilden und unternehmensweite Initiativen vorantreiben können. Empfehlenswert sind regelmäßige Mitarbeiterversammlungen, bei denen Fragen gestellt und für das Unternehmen wichtige Themen besprochen werden können. Die Teilnahme an diesen Versammlungen kann persönlich oder remote erfolgen, und sie können mithilfe von Skype Meeting Broadcast und den intelligenten Videofunktionen von Microsoft Stream für aufgezeichnet werden. Fragen können entweder vor oder während der Übertragung in öffentlichen, unternehmensweiten Yammer-Gruppen eingereicht und diskutiert werden. Diese Gruppen sind die ideale Plattform für offene Unterhaltungen, Debatten und das Entwickeln von Ideen. Yammer eignet sich darüber hinaus hervorragend für fachbezogene Communities der Mitarbeiter und unternehmensweite Kommunikationsanforderungen. Empfehlenswert ist auch die Schaffung eines modernen Intranets. Verwenden Sie Vorlagen für Sharepoint-Kommunikationswebsites, um aufbereitete Nachrichten, wichtige Ankündigungen und Videostreams zu veröffentlichen und für alle Mitarbeiter zugänglich zu machen – standort- und geräteunabhängig.

Videodienst für Unternehmen

Das menschliche Gehirn verarbeitet Videos 60.000 Mal schneller als Text. Daher zählt das Medium Video in der Kommunikation mit Mitarbeitern zu den effektivsten Instrumenten. Während Videos in unserem Privatleben allgegenwärtig sind, ist der Einsatz in Unternehmen noch immer kostspielig und die sichere Verteilung schwierig. Empfehlenswert ist die Einbindung von Videoelementen für interne Schulungen sowie in der Mitarbeiterkommunikation, beispielsweise bei Mitarbeiterversammlungen, sowie zur besseren Vernetzung globaler Teams. Mit Microsoft Stream kann jeder im Unternehmen Videos erstellen, entdecken und sicher teilen. Darüber hinaus ist der Videodienst in häufig verwendete Kollaborations-Apps wie Teams, OneNote, SharePoint and Yammer integriert. KI-gestützte Funktionen wie Audiotranskription und Gesichtserkennung ermöglichen das schnelle Auffinden relevanter Inhalte. Sie können sogar nach einzelnen Wörtern oder Personen suchen, die auf dem Bildschirm zu sehen sind – in einem einzelnen Video oder im gesamten Videobestand des Unternehmens.

Verteilerlisten modernisieren

E-Mail ist heute für die meisten Führungskräfte das allgegenwärtige Aufzeichnungssystem, das vielfach genutzt wird, um ins Gespräch zu kommen und über unterschiedlichste Themen auf dem Laufenden zu bleiben. Allerdings war es bisher recht umständlich, Verteilerlisten zu erstellen und eine gute Gruppenkommunikation zu ermöglichen. Mit der Gruppenfunktion lässt sich in Outlook ein gemeinsamer Posteingang erstellen, der nach dem Prinzip einer traditionellen Verteilerliste funktioniert. Allerdings können neue Mitglieder sich auch ältere Diskussionsbeiträge anschauen, um sich rasch ein Bild zu machen. Darüber hinaus ist der Posteingang auch in OneNote und SharePoint integriert, um das Teilen von Notizen und Inhalten wie Dateien über die Cloud und Teamwebsites zu vereinfachen. Für Gruppen in Outlook gibt es eine ganze Palette potenzieller Anwendungsbereiche. Insbesondere können sie das Führungsteam oder direkt unterstellte Mitarbeiter dabei unterstützen, bei einer Vielzahl von Themen immer auf dem Laufenden zu bleiben und veraltete Verteilerlisten zu modernisieren. Beim Planen von Besprechungen ist der Dienst „Calendar.help“ nützlich, der derzeit als Preview verfügbar ist und die Schnelligkeit künstlicher Intelligenz mit dem persönlichen Touch der digitalen Assistentin Cortana verknüpft.

Im dritten Teil dieser Reihe geht es um die optimale Nutzung von Daten, Analysen und KI.

Quelle: https://info.microsoft.com


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Praktischer Leitfaden für den modernen Arbeitsplatz

Leitfaden für Führungskräfte

Der moderne Arbeitsplatz Digitalisierung, demographischer Wandel und eine wahre Datenflut haben den modernen Arbeitsplatz unwiderruflich geprägt. Bis Ende 2018 haben 66 % aller CEOs der 2000 größten börsennotierten Unternehmen der Welt die digitale Transformation als neuen Wachstumsmotor in den Fokus ihrer Unternehmensstrategie gerückt. In naher Zukunft wird die Generation Y einen über 50%igen Anteil an der erwerbstätigen Bevölkerung haben. Diese Generation steht für eine offene Arbeitskultur mit Co-Working-Büros, sucht einen Sinn in der Arbeit und möchte sich stärker mit der Mission eines Unternehmens identifizieren. Darüber hinaus wird das Gesamtvolumen digitaler Daten nach Einschätzung von Experten explosionsartig ansteigen und bis 2020 wohl 44 Zettabyte erreicht haben. Dies entspricht einer 10-fachen Steigerung gegenüber 2013.

Neue Technologien wirbeln mittlerweile ganze Industriezweige durcheinander, und es kristallisiert sich heraus, dass Menschen und ihr Innovationsgeist der größte Aktivposten der Unternehmen sind. Während die meisten Führungskräfte bei dieser Aussage wohl zustimmend nicken würden, deuten Erhebungen darauf hin, dass die Beschäftigten eine ganz andere Erfahrung machen. Weltweit geben nämlich weniger als 15 % der Mitarbeiter an, am Arbeitsplatz motiviert zu sein. Das ist kein Wunder, wenn man berücksichtigt, dass Wissensarbeiter durchschnittlich alle drei Minuten unterbrochen werden, auf dem Computer acht Fenster gleichzeitig geöffnet haben, 30 Mal pro Stunde E-Mails abrufen, 20 % ihrer Arbeitszeit mit der Suche nach unverzichtbaren Informationen verbringen und das Gefühl haben, 47 % der Besprechungen seien unproduktiv und. Dieses Problem gilt es dringend zu lösen, in einer Zeit, in der die Mitarbeiter mehr Möglichkeiten haben denn je, ganz vom traditionellen Karriereweg abzuweichen und stattdessen die umfangreichen Möglichkeiten der Gig-Economy zu nutzen. Mittlerweile müssen sich die Unternehmen bei der Rekrutierung von Spitzenkräften nicht nur gegen die Konkurrenz durchsetzen, sondern auch noch überzeugende Argumente dafür liefern, dass ein traditionelles Arbeitsverhältnis das Richtige ist.

Eine neue Arbeitskultur muss her. Eine Kultur mit offenen, kollaborativen Umfeldern, die Beschäftigten die Möglichkeit geben, praktisch überall und jederzeit zu arbeiten. Eine Kultur, in der Routineabläufe durch kreatives Denken und Agilität ersetzt werden. Eine Kultur, in der dynamische Teamarbeit und datengestützte Problemlösung belohnt werden und an die Stelle von Befehlen und Kontrolle treten. Eine Kultur, in der die Mitarbeiter eine stärkere Bindung entwickeln – untereinander und zum Unternehmen. Und schließlich eine Kultur, in der Unternehmens- und Kundendaten geschützt und die Risiken durch immer ausgeklügeltere Cyberbedrohungen abgeschwächt werden – bei gleichzeitiger Minimierung der Gesamtkosten.

Zur Schaffung einer solchen Arbeitskultur in Ihrem Unternehmen ist eine Kombination aus kulturellen Veränderungen, geeigneter Technologie und durchdachter Arbeitsplatzgestaltung erforderlich. Nur wenn Sie entsprechende Instrumente bereitstellen, können Kreativität und Innovation gefördert, Teamarbeit ermöglicht und beschleunigt, Daten und Analysen für eine stetige Optimierung zugänglich gemacht und Sicherheits- und Compliance-Anforderungen verlässlich erfüllt werden. Vor allem aber sind Ihre Führungsqualitäten und Ihr Engagement gefragt, denn Sie müssen in diesem neuen Arbeitsumfeld Vorbildfunktion übernehmen. Dieser praktische Leitfaden soll Ihnen helfen, Microsoft 365 optimal zu nutzen und eine neue Arbeitskultur in Ihrem Unternehmen zu fördern.

Kreativität

Der wichtigste Aspekt des modernen Arbeitsplatzes ist der menschliche Erfindungsgeist der Mitarbeiter, den es mit KI-gestützten Werkzeugen zu stärken gilt. So fördern Sie Kreativität und schaffen ein Klima der Innovation. Microsoft 365 nutzt das Potenzial von Daten und Interaktionen, um jedem Benutzer eine leistungsstarke Oberfläche mit relevanten Inhalten zu bieten. So ergeben sich ganz neue Möglichkeiten, kreativ zu werden, auf relevante Informationen zuzugreifen und in Zusammenarbeit mit internen und externen Akteuren wertvolle Einblicke zu gewinnen. Die tägliche Arbeit des Einzelnen gewinnt an Einfluss und Bedeutung.

Ideen entwickeln und Inhalte erstellen

Unternehmen suchen stets nach Möglichkeiten, die Konzeptionierungsphase zu optimieren und Reibungspunkte auf dem Weg vom Konzept zum Prototyp zu eliminieren, um Kundenwünschen vorzugreifen und die Konkurrenz hinter sich zu lassen. Mit neuen Funktionen in den Bereichen gemeinsame Dokumenterstellung, Freihandeingaben, 3D und Business Intelligence in vertrauten Office-Anwendungen wie Word, Excel und PowerPoint können Ihre Mitarbeiter im Handumdrehen Konzepte erstellen, mit anderen teilen und dann in Echtzeit gemeinsam an der Perfektionierung der Lösung arbeiten. Künstliche Intelligenz (KI) eröffnet in diesem Zusammenhang ganz neue Dimensionen. Innovative Eingabemethoden wie das Diktieren von Text, der dann transkribiert und übersetzt werden kann, oder Designvorschläge aus der Cloud, mit denen jeder rasch professionelle Folien und anschauliche Bewegungseffekte erstellen kann, sind neue Highlights. Der fertigen Präsentation können mittels automatischer Übersetzung Untertitel in bis zu 60 Sprachen hinzugefügt werden. Damit erzielen Sie bei einem internationalen Adressatenkreis sowie bei Menschen mit eingeschränktem Hörvermögen oder einem Arbeitsplatz mit hohem Geräuschpegel eine größere Wirkung. Wenn Dateien mit SharePoint oder OneDrive in der Cloud gespeichert werden, können Mitarbeiter ortsunabhängig darauf zugreifen und Inhalte sicher mit Personen innerhalb und außerhalb des Unternehmens teilen. In Outlook besteht sogar die Möglichkeit, einer E-Mail-Nachricht einen Link zu einer Datei in der Cloud anzufügen. Die Empfänger können dann automatisch auf den aktuellen Inhalt zugreifen, ohne umständlich mehrere Dateiversionen abgleichen zu müssen.

Digitale Notizen

Aufgrund des stetig anwachsenden Datenvolumens und des rasanten Innovationstempos in den Unternehmen sind gute Notizen wichtiger denn je. OneNote ist ein digitaler Notizblock, auf dem Sie Notizen mit beliebigen Geräten erfassen, organisieren und teilen können. Erfassen Sie Audio- oder handschriftliche Notizen, kommentieren Sie Dokumente oder skizzieren Sie Ihre nächste geniale Idee ebenso frei und kreativ wie mit Stift und Papier, aber mit den Vorzügen von digitaler Tinte. Sie können sogar ein Foto von einem Whiteboard schießen, und Office Lens digitalisiert die Notizen dann für Sie. Integrierte Übersetzungsfunktionen fördern die Zusammenarbeit, und mit der leistungsstarken Suche lassen sich Sprachaufzeichnungen, per Tastatur erfasste und sogar handschriftliche Notizen im Nu durchkämmen.

Discovery – Inhalte und Personen ermitteln

Zur Maximierung von Produktivität und Agilität in einem Unternehmen ist es wichtig, auf die Arbeit und das Fachwissen anderer zurückgreifen zu können. Das klingt zwar ganz einfach, ist in der Praxis jedoch oftmals schwer realisierbar. Wie lässt sich ein einziges gesuchtes Dokument aus Millionen anderer herausfiltern? Wie finden wir kompetente interne und externe Experten zur Abwicklung eines Projekts? Microsoft 365 unterstützt Sie mit leistungsstarken Such- und Discovery-Funktionen beim Auffinden relevanter Informationen und Personen. Mit künstlicher Intelligenz in Kombination mit unternehmensweiten Daten und Signalen ermitteln Sie die Informationen und Experten, die Sie brauchen, und können sogar nach aktuellen Themen suchen. Geben Sie Ihre Suchabfrage ganz einfach in natürlicher Sprache ein, genau wie bei einer Suche im Internet. Speichern Sie Dateien in OneDrive oder SharePoint, um Text auch in Bildern identifizieren zu können. So finden Sie mit der intelligenten Suche problemlos auch Whiteboards, Screenshots und Belege. Wenn Sie das Gesuchte dann gefunden haben, lassen sich die Informationen mit KI-gestützten Diensten direkt in Word, Excel, PowerPoint und Outlook importieren. Darüber hinaus haben wir LinkedIn-Profile in Microsoft 365 eingebunden, sodass Sie unternehmensinterne und externe Experten mit nur einem Klick ermitteln können.

Mobile Produktivität

In der Vergangenheit war der Arbeitsplatz ein physischer Ort. Der Begriff umfasste Einzelarbeitsplätze in Büros und Besprechungsräume, in denen die Mitarbeiter zusammenkommen konnten. Heute findet Arbeit jedoch zunehmend unterwegs statt, und fast die Hälfte aller Fachkräfte gibt an, ein Mobilgerät zu benötigen, um produktiv arbeiten zu können. Wir haben auf diesen Bedarf nach mobiler Produktivität reagiert, indem wir Anwendungen wie Outlook, Word, Excel, PowerPoint, SharePoint, OneDrive und Microsoft Teams auf gängigen mobilen Plattformen wie iOS und Android bereitgestellt haben. Stecken Sie Ihren Arbeitsplatz einfach in die Tasche. Sie können Inhalte erstellen, teilen und präsentieren oder chatten, auf dem Gerät Ihrer Wahl, zu Hause oder unterwegs. Selbst der Zugriff auf Intranetsites Ihres Unternehmens ist möglich. Dank der Integration von KI in Outlook können Sie Ihre E-Mails jetzt nach Relevanz filtern und effizienter arbeiten. Blenden Sie weniger wichtige E-Mails einfach aus und konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche. Mit der digitalen Assistentin Cortana in Outlook Mobile behalten Sie im Tagesablauf immer den Überblick. Sie teilt Ihnen mit, wann Sie von ihrem aktuellen Standort zu einem Termin an einem anderen Veranstaltungsort aufbrechen müssen, inklusive Wegbeschreibung für die Anreise mit dem eigenen Fahrzeug oder öffentlichen Verkehrsmitteln. Dabei werden Verkehrsinformationen in Echtzeit berücksichtigt. Produktivitätsfördernd sind außerdem speziell für Mobilgeräte konzipierte Funktionen wie MileIQ. Mit dem digitalen Fahrtenbuch zeichnen Sie die Kilometerleistung automatisch auf, Aufwandsabrechnungen und Fahrtkostenerstattungen werden so zum Kinderspiel. Apps und Daten sind bei diesen mobilen Funktionen durch umfassende Sicherheitsmaßnahmen geschützt. Mitarbeiter, denen diese Funktionen zur Verfügung stehen, können auch unterwegs produktiv arbeiten.

Im nächsten Teil dieser Reihe, den wir in Kürze veröffentlichen werden, beleuchten wir das Thema Förderung der Arbeitskultur durch verbesserte Teamarbeit.

Quelle: https://info.microsoft.com


 

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Mehr Engagement und Motivation der Mitarbeiter in Service und Produktion durch neue Funktion für Lob

In Teil 1 und Teil 2 dieser Reihe haben wir Ihnen zwei aktuelle Neuerungen in Microsoft Teams erläutert, nämlich die anpassbare Oberfläche für mobile Geräte mit Funktionen, die nur auf diesen Geräten verfügbar sind, wie z. B. das Teilen des Standorts sowie eine Graph-API für die Zeitplanungsfunktion „Schichten“, welche eine Integration von Arbeitszeitmanagement-Systemen in Teams ermöglicht.

Heute stellen wir Ihnen die neue Funktion für Lob vor, mit der Manager und Mitarbeiter auf einfache Weise eine Anerkennung für ihre Kollegen direkt in Teams aussprechen können.

Mitarbeiter in Service und Produktion, wie z. B. im Einzelhandel, spielen eine wichtige Rolle als Repräsentanten der Marke eines Unternehmens, doch gibt es gerade in diesem Bereich die höchste Personalfluktuation. Maßnahmen der Einbindung und Anerkennung können zu größerer Zufriedenheit der Mitarbeiter und einer geringeren Fluktuationsrate beitragen. Die neue Funktion für Lob, die im letzten Quartal eingeführt wurde, bietet Managern und Mitarbeitern eine einfache Möglichkeit, die Arbeit von Kollegen anzuerkennen, und zwar direkt in der Teams-App, wo das gesamte Team es sehen kann.

 

 

 

 

 

 

 

Mit der Funktion für Lob können Sie Auszeichnungen teilen und alle Erfolge feiern, Ihre Wertschätzung den Teammitglieder mitteilen und einen stärkeren Zusammenhalt fördern.

Quelle: https://info.microsoft.com


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Integration von Arbeitszeitmanagement-Systemen in Teams mithilfe einer neuen API

Viele Unternehmen verwenden Arbeitszeitmanagement-Systeme zur Handhabung wichtiger betrieblicher Aufgaben im Zusammenhang mit Mitarbeitern in Service und Produktion. Dazu gehören die Schichtplanung, Gehaltsabrechnung, Zusatzleistungen, Zeiten und Teilnahme. Die Entwicklung einer Gruppe neuer APIs, mit denen Organisationen ihre bestehenden Arbeitszeitmanagement-Systeme in Teams integrieren können, führt zu neuen Arbeitsmöglichkeiten.

Die erste API ist die Graph-API für „Schichten“, der Zeitmanagementfunktion in Teams. Da nun „Schichten“ in Teams für alle Kunden verfügbar ist, ermöglicht die neue API die Integration von „Schichten“ und Zeitplanungssystemen der Unternehmen und bietet dadurch nahtlosen Zugriff auf Arbeitszeitmanagement-Systeme für Manager und Mitarbeiter direkt aus Teams. Die Graph-API für „Schichten“ ist in diesem Quartal in der Public Preview verfügbar.

Mit „Schichten“ können Manager auf einfache Weise Schichtpläne erstellen, und Teammitglieder können Zeitpläne prüfen und Änderungsanfragen stellen – und das alles in Echtzeit.

Quelle: https://info.microsoft.com


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