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Jun

Microsoft Teams: Erfolgreiche Einführung ins Unternehmen Schritt für Schritt

Categories: Microsoft Office 365, Microsoft Office 365 Onboarding, Microsoft Teams, Office 365 Tipps

Schritt 1: Zweck definieren

Microsoft Teams ist ein Kollaborations-Tool mit vielversprechenden Möglichkeiten die Kommunikation, Organisation und Zusammenarbeit Ihrer Mitarbeiter zu verbessern.

Gemeinsam mit Ihnen finden wir heraus, ob und inwieweit die Teamarbeit Ihrer Organisation durch Microsoft Teams verbessert werden kann. Anschließend nehmen wir für Sie die nötigen Anpassungen an der Applikation vor und bieten Ihnen optimale Unterstützung bei der Einführung. Mit unserem umfassenden Angebot verfolgen wir das Ziel, die Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen bestmöglich und langfristig zu optimieren.

Schritt 2: Start mit Pilotgruppen in Microsoft Teams

Wir können nur empfehlen, Teams zuerst in Pilotgruppen zu starten. Vielleicht gibt es Bereiche oder Kollegen, die dringend darauf warten Microsoft Teams nutzen zu dürfen. Diese Bereiche sollten auf jeden Fall als Pilotgruppe mit in den Prozess eingebunden werden. Im Anschluss: Definition gemeinsam mit dem Bereich einen Use Case pro Gruppe und Festsetzung eines realistischen Zeitfensters für den Piloten.

Erst wenn das Gerüst steht, kann mit dem Aufbau der Struktur gestartet werden, alle Beteiligten sollten geschult werden und regelmäßig Feedback abgeben müssen. Wenn möglich sollte alle 6-8 Wochen einen Abstimmungstermin eingeplant und die bisherigen Ergebnisse festgehalten werden:

Was klappt gut?
Wo gibt es Probleme?
Welche Erfahrungen hat das Team gesammelt?
Macht es Sinn den Piloten fortzuführen?

Sollten Sie sich entscheiden, Teams nach der Pilotphase auszurollen, so liegt damit automatisch eine Argumentationsgrundlage für das gesamte Unternehmen vor und die Pilotgruppe wird automatisch zur Werbegruppe.

Schritt 3: Wer darf Teams-Gruppen anlegen?

Mit der entsprechenden Berechtigung ist ein Team schnell angelegt.

Wir empfehlen, einen Hauptverantwortlichen und einen Stellvertreter für die Anlage von Teams. Hierzu kann man eine Benutzergruppe anlegen und es ganz einfach auf diese einschränken.

Im besten Fall wird ein einfaches Formular zum Beantragen eines Teams zur Verfügung gestellt (Name, Mitglieder, öffentliche oder private Gruppe, Zweck der Gruppe). Auf Basis dieser Informationen können die Verantwortlichen prüfen und in Rücksprache mit dem Pilotteam das Team anlegen.

Schritt 4: Kanalanlage – wer darf und wer nicht?

Nicht jedes Mitglied soll einen neuen Kanal anlegen können? Auch das ist kein Problem und kann in den Einstellungen für Ihre Zwecke passend konfiguriert werden.

Schritt 5: Namenskonventionen festlegen

Namenskonventionen vereinfachen die Verwaltung, machen die Struktur übersichtlicher und tragen dazu bei, dass Mitarbeiter sich schneller an Teams gewöhnen. Eine gute Struktur gibt dem Mitarbeiter ein Gefühl von Sicherheit und schafft Akzeptanz.

Schritt 6: Externe Speicherorte prüfen

Über zusätzliche Registerkarten können z.B. auch DropBox und Google Drive eingebunden werden, sollte dies im Unternehmen nicht erwünscht sein kann auch diese Funktion deaktiviert werden. Dies sollte vor dem Rollout unbedingt geprüft und definiert werden!

Schritt 7: Berücksichtigung der Kommunikationskultur

Die Chatfunktion in Teams ist sehr intuitiv und sorgt für einen schnellen Informationsaustausch. Ein zusätzlicher Pluspunkt: Mitglieder werden bei neue Nachrichten auch über die Teams App auf den Smart-Phones quasi in Echtzeit informiert. Bereits im Standard können dort Sticker, Giphies & Co. verwendet werden. Diese Funktionen sind vorteilhaft und für viele im Privatleben durch WhatsApp und andere Messanger-Apps bekannt. Es sollte aber immer zur Kommunikationskultur des Unternehmens passen. Sollte die Anwendung durch diese Features negatives Feedback ernten gibt es eine gute Nachricht, Sticker und Giphies können ganz einfach deaktiviert werden.

Schritt 8: Schulungen

Microsoft Teams ohne ein dazugehöriges Schulungskonzept auszurollen kann schnell zu Frust bei den Mitarbeitern führen. Wenn diese nicht wissen, wie mit Teams zu arbeiten ist und welches Konzept dahinter steckt erhöht das nicht nur den Supportaufwand der IT-Abteilung sondern kann sogar dazu führen, dass viele nicht mehr damit arbeiten wollen.

Hierbei muss an die Endanwender gedacht werden, wichtig ist auch die IT Beteiligten zu schulen. Solche Schulungsthemen können sein:

Zugriff auf Microsoft Teams
Was sind Kanäle und wie nutze ich diese
Wie erstelle ich private Chats/Gruppenchats und wie nehme ich an Unterhaltungen teil
So arbeite ich mit Dateien und teile diese
Besprechungen planen und durchführen
Wann bekomme ich Benachrichtigungen und wie kann ich diese steuern
Wie gehe ich mit Registerkarten um

Ich nutze noch keine Microsoft Online-Dienste und wünsche ein individuelles Angebot bzw. eine Beratung!

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Jun

Microsoft Teams: Tipps für die Teamerstellung und den Start in Ihrem Unternehmen

Categories: Microsoft Office 365, Microsoft Office 365 Onboarding, Microsoft Teams, Office 365 Tipps

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Microsoft Teams ist ein praktisches Kollaborationtool für eine effizientere Kommunikation und Zusammenarbeit in kleineren Projektgruppen und dezentralen Teams.

Heute wollen wir Ihnen zeigen, wie Sie ein neues Team erstellen und die passenden Kanäle dafür einrichten. Darüber hinaus erläutern wir Ihnen die Microsoft Empfehlung für das erste „Pilotteam“ und geben praktische Tipps für die Einführung der Kommunikationsplattform in Ihr Unternehmen.

Was ist Microsofts Team genau? Vor der Anleitung ein kurzer Überblick

Microsofts Teams ist eine chatbasierte Kommunikationsplattform für eine leichtere und effizientere Zusammenarbeit in kleineren Projektgruppen. Dafür bietet die Anwendung zahlreiche moderne Kommunikationsformate, wie z.B. Multi-Channel-Gruppenchats, Skype-Audio-Gruppenunterhaltungen, HD-Video-Konferenzen und virtuelle Onlinemeetings. Abgerundet werden die Teams-Funktionen noch durch eine gemeinsam bearbeitbare Dateienablage (SharePoint-Datenplattform), ein gemeinsames Teamnotizbuch, eine Terminplanungshilfe sowie ein Projektplanungstool für die Aufgabenzuweisung und die Aufgabenverwaltung.

Anleitung für das Erstellen eines neuen Teams und der passenden Teamkanäle (Channels)

Die Benutzeroberfläche von Microsoft Teams ist schlicht und übersichtlich aufgebaut, das erleichtert die Anwendung. Alle wesentlichen Funktionen lassen sich über die vertikale Menüleiste links und die sich dadurch öffnenden Untermenüs einfach direkt ansteuern. Für das Erstellen einer neuen Teamsgruppe und das Einrichten der Teamskanäle gehen Sie nun wie folgt vor:

Ein neues Team erstellen: Nachdem Ihr IT-Administrator Microsoft Teams im Admin Center aktiviert hat, gibt es zwei verschiedene Möglichkeiten, ein neues Team zu erstellen. Entweder vom Desktopclient (Dashboard) aus, oder als IT-Administrator aus dem Microsoft-Teams & Skype for Business Admin Center heraus. Im Desktopclient klicken Sie einfach links auf die Kachel „Team“ und dann am Ende der Liste auf den Befehl → Team erstellen. Tipp: Wenn Sie ein neues Team aus einer bereits bestehenden Office 365 Gruppe heraus erstellen (Groups) sparen Sie sich etwas Zeit und Arbeit. Das spätere Mitgliederhinzufügen geht dann deutlich schneller und auch die in der Gruppe bereits hinterlegten Dateien werden automatisch mit der neuen Teamdateiablage synchronisiert.
Das Team benennen und beschreiben: Geben Sie dem gerade erstellten Team einen aussagekräftigen Namen und eine kurze Beschreibung. Fügen Sie gegebenenfalls ein Teamtitelbild hinzu und legen Sie die Datenschutzeinstellungen fest.
Die Teammitglieder einladen: Bei „privaten“ Teams müssen die Mitglieder manuell hinzugefügt bzw. eingeladen werden. „Öffentliche“ Teams hingegen kann jeder Nutzer in dem Office 365 Tenant Ihres Unternehmens einsehen und diesen von sich heraus beitreten. Es gibt allerdings auch die Funktion in Teams, gleich ganze Gruppen und Kontaktgruppen auf einmal hinzuzufügen (früher als „Verteilerlisten“ bezeichnet).
Den Teambesitzer festlegen: Legen Sie nun einen oder mehrere Teammitglieder als Teambesitzer fest (Teaminhaber, Teamverwalter). Klicken Sie dafür am linken Bildschirmrand auf den Menüpunkt → Weitere Optionen → Team verwalten und → Mitglieder. Wählen Sie das betreffende Teammitglied aus und klicken Sie auf → Rolle und dann auf → Besitzer.
Kanäle hinzufügen und benennen: Die verschiedenen Kanäle (Channels) geben unterschiedliche Themenbereiche für die Gruppenunterhaltungen vor und kanalisieren damit die Gespräche. Die Funktion → Kanal hinzufügen finden Sie sowohl unter → Weitere Optionen, sowie auch unter → Team verwalten. Vergessen Sie nicht, die Kanäle aussagekräftig zu benennen, damit die Teammitglieder auf einen Blick erkennen, für welches Thema dieser Unterhaltungskanal angelegt wurde. Tipp: Als Team-Administrator können Sie auch den Standard-Kanal „Allgemeines“ aktivieren, der dann in allen Teamsgruppen teamübergreifend für unternehmensweite Informationen angezeigt wird.
Den Kanälen individuelle Tools und Infos anheften: Den einzelnen Teamkanälen können Sie zum Schluss noch weitere Tools und Dateien anheften. So können Sie beispielsweise ein gemeinsam bearbeitbares OneNote-Teamnotizbuch hinzufügen, bestimmte Dateien für eine gemeinsame Bearbeitung hinterlegen (z.B. Word und PowerPoint), Links zu Kanal-relevante Webseiten anheften (z.B. zu einer Teams-Anleitung oder dem Hilfe-Center von Microsoft) oder Anwendungen von Drittanbietern einbinden. Die Teammitglieder können diese ergänzenden Tools, Links und Dateien dann über die Registerkarte oberhalb des jeweiligen Kanals bequem und zentral ansteuern.

Klicken Sie auf Team erstellen und fügen Sie dann Personen und Unterhaltungskanäle hinzu.

Empfehlung für den Einstieg in Teams: Anleitung für das Erstellen eines ersten „Test-Pilotteams“

Microsoft selbst empfiehlt für den Einstieg in Teams, zunächst ein kleineres „Test-Team“ anzulegen. Dieses sollte aus Vertretern verschiedener Unternehmensbereiche inklusive den Verantwortlichen für den Rollout des Kommunikations-Tools in Ihrem Unternehmen bestehen (einschließlich des IT-Administrators). Die Aufgabe des Test-Teams ist es, wesentliche Schlüsselpersonen in Ihrem Unternehmen mit der Anwendung des Kommunikationstools vertraut zu machen und wichtige Erfahrungen für die spätere unternehmensweite Einführung zu sammeln. Mit Hilfe des Feedbacks aus Ihrem Test-Pilotteam können Sie dann den organisationsweiten Rollout deutlich reibungsloser gestalten. Microsoft empfiehlt dabei, das Test-Team mit folgenden Kanälen auszustatten:

Test-Team-Kanäle (Channels):	Beschreibung/Funktion:
Grundlegendes (Einleitung)	Hier erfolgen allgemeine Ankündigungen zu der Einführung von Teams sowie grundlegende Informationen, was in der Anwendung wo zu finden ist.
Teammitglieder sagen Hallo	Hier können sich die einzelnen Teammitglieder vorstellen, kennenlernen und miteinander vertraut machen (Netzwerken).
Anleitung für die Installation von Teams	Dieser Kanal ist für die Anleitungen rund um die Installation der Teams- Desktopanwendung und der mobilen Teams-Clients da. Tipp: An die Registerkarte dieses Kanals sollten daher die Installationsanleitungen sowie die Downloadlinks für die mobilen Clients angeheftet werden.
Anleitung für die Anwendung von Teams	Hier werden die Anleitungen rund um das Verwenden der Teams-Plattform gepostet und diskutiert. Tipp: Heften Sie an diesen Kanal z.B. Teams- Schulungsvideos, Online-Tutorials und Checklisten an.
Feedback geben	In diesem Kanal können die Teammitglieder Ihre Erfahrungen mit dem Kommunikations-Tool austauschen und diskutieren. Tipp: Heften Sie dafür idealerweise eine Polly- oder eine Forms-Umfrage an die Registerkarte des Feedback-Kanals an.
Ideen für künftige Teams	Hier können die Mitglieder Ideen sammeln, welche Teams, Teamthemen, Themenkanäle und welche Konstellationen an Teammitgliedern besonders interessant und fruchtbar für Ihr Unternehmen wären.
Support & Hilfe	Hier können Probleme und Fragen diskutiert werden. Die wichtigsten Punkte und FAQs sollten dann in die endgültige Anleitung für das spätere unternehmensweite Teams-Rollout aufgenommen werden. Tipp: Heften Sie das Teams-Hilfe-Center von Microsoft an die Registerkarte dieses Kanals.

Extra-Tipp: Das erste Team im kleinen Maßstab, das zweite Team dann unternehmensweit

Die Empfehlung von Microsoft, den Einstieg in Teams zunächst mit einem kleinen Test-Team vorzubereiten, hilft dabei, Schwierigkeiten bei der Einführung im eigenen Unternehmen frühzeitig zu identifizieren. So können die Informationen und Anleitungen noch rechtzeitig optimiert werden, damit Ihren Mitarbeitern der Einstieg in das Team-Kollaborationtool möglichst problemlos gelingt. Die nächste Teamgruppe, die Sie im Anschluss an die Testgruppe einführen, sollte dann aber eine ganz große für alle Mitarbeiter des Unternehmens bzw. der Organisation sein.

Richten Sie für die Einführung von Teams in Ihr Unternehmen eine unternehmensweite Teamgruppe ein, der automatisch alle Mitarbeiter angehören. Erstellen Sie dabei auch die unter Punkt III aufgeführten Teamkanäle „Grundlegendes“, „Anleitung für die Installation von Teams“, „Anleitung für die Anwendung von Teams“ sowie „Support & Hilfe“ ein.
Der einfachste Weg, das Teams-Tool in Ihr Unternehmen einzuführen, ist dann, eine virtuelle Team-Besprechung in der neuen unternehmensweiten Teamgruppe durchzuführen, an der alle Mitarbeiter teilnehmen. Bei diesem Online-Teams-Meeting wird das Tool dann allen vorgestellt, die Anwendung grundlegend gezeigt und erklärt und auf die weiteren Anleitungen für das Selbststudium hingewiesen.

Ich nutze noch keine Microsoft Online-Dienste und wünsche ein individuelles Angebot bzw. eine Beratung!

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Apr

Tipps für Microsoft Teams

Categories: Microsoft Office 365, Microsoft Office 365 Onboarding, Microsoft Teams

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Machen Sie das gemeinsame Arbeiten an Dateien zum Kinderspiel

Wählen Sie im Menü oben in Ihrem Kanal (oberhalb der Unterhaltungen) Dateien aus.
Wählen Sie Neu aus, um eine neue Datei zu erstellen, oder Hochladen, um eine vorhandene Datei hochzuladen.

Jetzt wird die Datei für Ihr gesamtes Team freigegeben, und die Bearbeitungen aller Beteiligten werden angezeigt, während sie vorgenommen werden.

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Mrz

Tipps für Microsoft Teams: Mit Teams unterwegs

Categories: Microsoft Office 365, Microsoft Office 365 Onboarding, Microsoft Teams

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Mobil mit Microsoft Teams: Nehmen Sie Ihr Team einfach mit

Mit der mobilen Teams-App können Sie sich verbinden und mit anderen zusammenarbeiten – egal, wo Sie sich befinden.

Die App ist für iOS und Android verfügbar. Sie können sich an Unterhaltungen beteiligen, unterwegs an Besprechungen teilnehmen und auf alle Ihre Teams, Kanäle, Dateien usw. zugreifen.

Aktivitätsfeed unterwegs

Ihr Aktivitätsfeed ist eine Zusammenfassung aller Ereignisse in den Team Kanälen, denen Sie folgen. Sie können sich schnell alles verfangen.

Wählen Sie Aktivitäts aus, um Ihren Aktivitätsfeed anzuzeigen.
Fett formatierte Nachrichten wurden nicht gelesen. Wählen Sie any aus, um die Nachricht zu lesen.
Wählen Sie den Zurück-Pfeil aus, um zum Aktivitätsfeed zurückzukehren.
Wählen Sie Filtern aus, um nur bestimmte Arten von Nachrichten anzuzeigen, z. b. ungelesene Nachrichten, @mentions, Antworten und Vorlieben.

Gestalten Sie Ihre Kommunikation unkompliziert – Versehen Sie Ihre Chats mit Überschriften

Verwenden Sie eine Betreffzeile, um Ihr Thema hervorzuheben und eine spätere Suche danach zu erleichtern.

Um ein Thema hinzuzufügen, wählen Sie die Formatierungsschaltfläche (sieht wie ein „A“ mit einem Stift aus) aus, und geben Sie einen Titel in die Betreffzeile ein. Geben Sie Ihre Nachricht ein, und drücken Sie die Eingabetaste, um eine neue Unterhaltung zu beginnen.

Bleiben Sie auf dem Laufenden mit Aktivitätswarnungen

Die Registerkarte „Aktivität“ benachrichtigt Sie, wenn jemand Sie @erwähnt oder direkt mit einer Nachricht oder Unterhaltung interagiert, die Sie begonnen haben.

Hier werden auch alle Kanalaktivitäten angezeigt, für die Sie Benachrichtigungen in Einstellungen aktiviert haben.

Die Zahl auf der Aktivitätsglocke zeigt an, wie viele Warnungen auf Sie warten.

Die Registerkarte „Aktivität“ befindet sich oben im Navigationsbereich auf der linken Seite.

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