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Microsoft Planner erleichtert das Projektmanagement, indem To-Dos zugewiesen, terminiert, organisiert und mit Dateien angereichert werden können. Wie immer in Office 365 natürlich jederzeit und auf allen Endgeräten.

Wofür brauche ich Microsoft Planner?

Microsoft Planner unterstützt und fördert kollaboratives Projektmanagement. Dabei profitieren Projekt-Teams in erster Linie von der intuitiven Aufgabenverwaltung. Planner kann man öffnen und sofort loslegen.

• Beliebig viele Projektmitglieder
• Aufgaben einer oder mehreren Personen zuweisen
• Strukturierung durch Fälligkeitsdatum und Buckets
• Einbinden von Dateien in Aufgaben
• Status-Anzeigen und Diagramme für bessere Übersicht
• Bequemes Zusammenspiel mit anderen Office-Anwendungen.

Neues in Microsoft Planner Teil 1: Filtern und Gruppieren

Die Aufgabenverwaltung in Planner wird nun übersichtlicher. Planner bietet Ihnen Filter- und Gruppierfunktionen, damit Sie Ihre Aufgaben besser sortieren können. Mit der Filterung können Sie nun die Aufgaben anzeigen lassen, die zum Beispiel zu einem bestimmten Termin fällig sind.

Einen Filter können Sie mehrfach verwenden, sodass sich zum Beispiel Aufgaben anzeigen lassen, die nächste Woche fällig sind und gleichzeitig eine bestimmte Bezeichnung tragen, im folgenden Screenshot Beispiel lautet die Bezeichnung: „Budget prüfen und Unterlagen einholen“. Durch Klick auf den folgenden Screenshot erhalten Sie eine vergrößerte Ansicht:

Weiter unten haben Sie auch noch Zugriff darauf einen Filter anwenden, um nur die Aufgaben einer bestimmten Person anzuzeigen.

Bei der Gruppierung steht Ihnen ebenfalls das Bucket als Gruppiermöglichkeit zur Verfügung:

• die Funktion „Zugewiesen zu“, wo nach Personen aufgeteilt wird
• der Status, ob eine Aufgabe noch nicht begonnen wurde, in Arbeit ist oder bereits erledigt wurde
• das Fälligkeitsdatum: „diese Woche“, „nächste Woche“, „ohne Datum“ und
• die verschiedenen Bezeichnungen.

Alternativ können Sie Ihre Aufgaben auch als Kalender darstellen. Auch das kann zur Übersichtlichkeit beitragen. Klicken Sie dazu auf Zeitplan. Sie können Aufgaben dort auch bewegen, wie einen Termin in Outlook. Auch derzeit nicht terminierte Aufgaben können Sie direkt in den Kalender ziehen.

Einen Überblick zum Status Ihres kompletten Plans erhalten Sie bei den Diagrammen. Sie sehen auf einen Blick, wie viele Aufgaben noch zu bearbeiten sind und wie viele bereits verspätet sind. Geht es Ihnen darum, herauszufinden, welche Aufgaben Sie persönlich haben, auch über mehrere Pläne hinweg, hilft Ihnen die Ansicht „Meine Aufgaben“, die Sie in der linken Leiste finden.

Auch hier gibt es Gruppierfunktionen nach Status, zum Beispiel „Nicht begonnen“, „In Arbeit“ und „Erledigt“ oder auch direkt nach dem Plan. Sie haben dann eine Auflistung, welche Aufgaben Sie in welchem Plan noch zu erledigen haben.

Nützlich kann auch die Gruppierung nach Fälligkeitsdatum sein. Hier sehen Sie direkt, welche Aufgaben Sie als Nächstes zu erledigen haben. Nutzen Sie Pläne hauptsächlich in Verbindung mit Microsoft Teams, dann stehen Ihnen die Filter- und Gruppierfunktionen sowie die Kalenderansicht ebenfalls zur Verfügung. Sie finden sie an der gleichen Stelle. Auch die Diagrammfunktion ist in Teams enthalten.

Die Ansicht, in der Sie nur Ihre Aufgaben über verschiedene Pläne hinweg sehen, erreichen Sie über Teams ebenfalls. Allerdings über einen anderen Weg: Klicken Sie dazu auf die drei Punkte in der linken Leiste, wählen dann Planner aus. Auch hier haben Sie nun eine Ansicht mit „Meine Aufgaben“ und diese Ansicht lässt sich ebenso nach den verschiedenen Möglichkeiten gruppieren. So kommen Sie auch in Microsoft Teams zu Ihren persönlichen Aufgaben.

Ich nutze noch keine Microsoft Online-Dienste und wünsche ein individuelles Angebot bzw. eine Beratung!

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