Microsoft Teams ist ein praktisches Kollaborationtool für eine effizientere Kommunikation und Zusammenarbeit in kleineren Projektgruppen und dezentralen Teams.
Heute wollen wir Ihnen zeigen, wie Sie ein neues Team erstellen und die passenden Kanäle dafür einrichten. Darüber hinaus erläutern wir Ihnen die Microsoft Empfehlung für das erste „Pilotteam“ und geben praktische Tipps für die Einführung der Kommunikationsplattform in Ihr Unternehmen.
Was ist Microsofts Team genau? Vor der Anleitung ein kurzer Überblick
Microsofts Teams ist eine chatbasierte Kommunikationsplattform für eine leichtere und effizientere Zusammenarbeit in kleineren Projektgruppen. Dafür bietet die Anwendung zahlreiche moderne Kommunikationsformate, wie z.B. Multi-Channel-Gruppenchats, Skype-Audio-Gruppenunterhaltungen, HD-Video-Konferenzen und virtuelle Onlinemeetings. Abgerundet werden die Teams-Funktionen noch durch eine gemeinsam bearbeitbare Dateienablage (SharePoint-Datenplattform), ein gemeinsames Teamnotizbuch, eine Terminplanungshilfe sowie ein Projektplanungstool für die Aufgabenzuweisung und die Aufgabenverwaltung.
Anleitung für das Erstellen eines neuen Teams und der passenden Teamkanäle (Channels)
Die Benutzeroberfläche von Microsoft Teams ist schlicht und übersichtlich aufgebaut, das erleichtert die Anwendung. Alle wesentlichen Funktionen lassen sich über die vertikale Menüleiste links und die sich dadurch öffnenden Untermenüs einfach direkt ansteuern. Für das Erstellen einer neuen Teamsgruppe und das Einrichten der Teamskanäle gehen Sie nun wie folgt vor:
- Ein neues Team erstellen: Nachdem Ihr IT-Administrator Microsoft Teams im Admin Center aktiviert hat, gibt es zwei verschiedene Möglichkeiten, ein neues Team zu erstellen. Entweder vom Desktopclient (Dashboard) aus, oder als IT-Administrator aus dem Microsoft-Teams & Skype for Business Admin Center heraus. Im Desktopclient klicken Sie einfach links auf die Kachel „Team“ und dann am Ende der Liste auf den Befehl → Team erstellen. Tipp: Wenn Sie ein neues Team aus einer bereits bestehenden Office 365 Gruppe heraus erstellen (Groups) sparen Sie sich etwas Zeit und Arbeit. Das spätere Mitgliederhinzufügen geht dann deutlich schneller und auch die in der Gruppe bereits hinterlegten Dateien werden automatisch mit der neuen Teamdateiablage synchronisiert.
- Das Team benennen und beschreiben: Geben Sie dem gerade erstellten Team einen aussagekräftigen Namen und eine kurze Beschreibung. Fügen Sie gegebenenfalls ein Teamtitelbild hinzu und legen Sie die Datenschutzeinstellungen fest.
- Die Teammitglieder einladen: Bei „privaten“ Teams müssen die Mitglieder manuell hinzugefügt bzw. eingeladen werden. „Öffentliche“ Teams hingegen kann jeder Nutzer in dem Office 365 Tenant Ihres Unternehmens einsehen und diesen von sich heraus beitreten. Es gibt allerdings auch die Funktion in Teams, gleich ganze Gruppen und Kontaktgruppen auf einmal hinzuzufügen (früher als „Verteilerlisten“ bezeichnet).
- Den Teambesitzer festlegen: Legen Sie nun einen oder mehrere Teammitglieder als Teambesitzer fest (Teaminhaber, Teamverwalter). Klicken Sie dafür am linken Bildschirmrand auf den Menüpunkt → Weitere Optionen → Team verwalten und → Mitglieder. Wählen Sie das betreffende Teammitglied aus und klicken Sie auf → Rolle und dann auf → Besitzer.
- Kanäle hinzufügen und benennen: Die verschiedenen Kanäle (Channels) geben unterschiedliche Themenbereiche für die Gruppenunterhaltungen vor und kanalisieren damit die Gespräche. Die Funktion → Kanal hinzufügen finden Sie sowohl unter → Weitere Optionen, sowie auch unter → Team verwalten. Vergessen Sie nicht, die Kanäle aussagekräftig zu benennen, damit die Teammitglieder auf einen Blick erkennen, für welches Thema dieser Unterhaltungskanal angelegt wurde. Tipp: Als Team-Administrator können Sie auch den Standard-Kanal „Allgemeines“ aktivieren, der dann in allen Teamsgruppen teamübergreifend für unternehmensweite Informationen angezeigt wird.
- Den Kanälen individuelle Tools und Infos anheften: Den einzelnen Teamkanälen können Sie zum Schluss noch weitere Tools und Dateien anheften. So können Sie beispielsweise ein gemeinsam bearbeitbares OneNote-Teamnotizbuch hinzufügen, bestimmte Dateien für eine gemeinsame Bearbeitung hinterlegen (z.B. Word und PowerPoint), Links zu Kanal-relevante Webseiten anheften (z.B. zu einer Teams-Anleitung oder dem Hilfe-Center von Microsoft) oder Anwendungen von Drittanbietern einbinden. Die Teammitglieder können diese ergänzenden Tools, Links und Dateien dann über die Registerkarte oberhalb des jeweiligen Kanals bequem und zentral ansteuern.
Klicken Sie auf Team erstellen und fügen Sie dann Personen und Unterhaltungskanäle hinzu.
Empfehlung für den Einstieg in Teams: Anleitung für das Erstellen eines ersten „Test-Pilotteams“
Microsoft selbst empfiehlt für den Einstieg in Teams, zunächst ein kleineres „Test-Team“ anzulegen. Dieses sollte aus Vertretern verschiedener Unternehmensbereiche inklusive den Verantwortlichen für den Rollout des Kommunikations-Tools in Ihrem Unternehmen bestehen (einschließlich des IT-Administrators). Die Aufgabe des Test-Teams ist es, wesentliche Schlüsselpersonen in Ihrem Unternehmen mit der Anwendung des Kommunikationstools vertraut zu machen und wichtige Erfahrungen für die spätere unternehmensweite Einführung zu sammeln. Mit Hilfe des Feedbacks aus Ihrem Test-Pilotteam können Sie dann den organisationsweiten Rollout deutlich reibungsloser gestalten. Microsoft empfiehlt dabei, das Test-Team mit folgenden Kanälen auszustatten:
| Test-Team-Kanäle (Channels): | Beschreibung/Funktion: |
| Grundlegendes (Einleitung) | Hier erfolgen allgemeine Ankündigungen zu der Einführung von Teams sowie grundlegende Informationen, was in der Anwendung wo zu finden ist. |
| Teammitglieder sagen Hallo | Hier können sich die einzelnen Teammitglieder vorstellen, kennenlernen und miteinander vertraut machen (Netzwerken). |
| Anleitung für die Installation von Teams | Dieser Kanal ist für die Anleitungen rund um die Installation der Teams- Desktopanwendung und der mobilen Teams-Clients da. Tipp: An die Registerkarte dieses Kanals sollten daher die Installationsanleitungen sowie die Downloadlinks für die mobilen Clients angeheftet werden. |
| Anleitung für die Anwendung von Teams | Hier werden die Anleitungen rund um das Verwenden der Teams-Plattform gepostet und diskutiert. Tipp: Heften Sie an diesen Kanal z.B. Teams- Schulungsvideos, Online-Tutorials und Checklisten an. |
| Feedback geben | In diesem Kanal können die Teammitglieder Ihre Erfahrungen mit dem Kommunikations-Tool austauschen und diskutieren. Tipp: Heften Sie dafür idealerweise eine Polly- oder eine Forms-Umfrage an die Registerkarte des Feedback-Kanals an. |
| Ideen für künftige Teams | Hier können die Mitglieder Ideen sammeln, welche Teams, Teamthemen, Themenkanäle und welche Konstellationen an Teammitgliedern besonders interessant und fruchtbar für Ihr Unternehmen wären. |
| Support & Hilfe | Hier können Probleme und Fragen diskutiert werden. Die wichtigsten Punkte und FAQs sollten dann in die endgültige Anleitung für das spätere unternehmensweite Teams-Rollout aufgenommen werden. Tipp: Heften Sie das Teams-Hilfe-Center von Microsoft an die Registerkarte dieses Kanals. |
Extra-Tipp: Das erste Team im kleinen Maßstab, das zweite Team dann unternehmensweit
Die Empfehlung von Microsoft, den Einstieg in Teams zunächst mit einem kleinen Test-Team vorzubereiten, hilft dabei, Schwierigkeiten bei der Einführung im eigenen Unternehmen frühzeitig zu identifizieren. So können die Informationen und Anleitungen noch rechtzeitig optimiert werden, damit Ihren Mitarbeitern der Einstieg in das Team-Kollaborationtool möglichst problemlos gelingt. Die nächste Teamgruppe, die Sie im Anschluss an die Testgruppe einführen, sollte dann aber eine ganz große für alle Mitarbeiter des Unternehmens bzw. der Organisation sein.
- Richten Sie für die Einführung von Teams in Ihr Unternehmen eine unternehmensweite Teamgruppe ein, der automatisch alle Mitarbeiter angehören. Erstellen Sie dabei auch die unter Punkt III aufgeführten Teamkanäle „Grundlegendes“, „Anleitung für die Installation von Teams“, „Anleitung für die Anwendung von Teams“ sowie „Support & Hilfe“ ein.
- Der einfachste Weg, das Teams-Tool in Ihr Unternehmen einzuführen, ist dann, eine virtuelle Team-Besprechung in der neuen unternehmensweiten Teamgruppe durchzuführen, an der alle Mitarbeiter teilnehmen. Bei diesem Online-Teams-Meeting wird das Tool dann allen vorgestellt, die Anwendung grundlegend gezeigt und erklärt und auf die weiteren Anleitungen für das Selbststudium hingewiesen.
Ich nutze noch keine Microsoft Online-Dienste und wünsche ein individuelles Angebot bzw. eine Beratung!