Schritt 1: Zweck definieren
Microsoft Teams ist ein Kollaborations-Tool mit vielversprechenden Möglichkeiten die Kommunikation, Organisation und Zusammenarbeit Ihrer Mitarbeiter zu verbessern.
Gemeinsam mit Ihnen finden wir heraus, ob und inwieweit die Teamarbeit Ihrer Organisation durch Microsoft Teams verbessert werden kann. Anschließend nehmen wir für Sie die nötigen Anpassungen an der Applikation vor und bieten Ihnen optimale Unterstützung bei der Einführung. Mit unserem umfassenden Angebot verfolgen wir das Ziel, die Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen bestmöglich und langfristig zu optimieren.
Schritt 2: Start mit Pilotgruppen in Microsoft Teams
Wir können nur empfehlen, Teams zuerst in Pilotgruppen zu starten. Vielleicht gibt es Bereiche oder Kollegen, die dringend darauf warten Microsoft Teams nutzen zu dürfen. Diese Bereiche sollten auf jeden Fall als Pilotgruppe mit in den Prozess eingebunden werden. Im Anschluss: Definition gemeinsam mit dem Bereich einen Use Case pro Gruppe und Festsetzung eines realistischen Zeitfensters für den Piloten.
Erst wenn das Gerüst steht, kann mit dem Aufbau der Struktur gestartet werden, alle Beteiligten sollten geschult werden und regelmäßig Feedback abgeben müssen. Wenn möglich sollte alle 6-8 Wochen einen Abstimmungstermin eingeplant und die bisherigen Ergebnisse festgehalten werden:
- Was klappt gut?
- Wo gibt es Probleme?
- Welche Erfahrungen hat das Team gesammelt?
- Macht es Sinn den Piloten fortzuführen?
Sollten Sie sich entscheiden, Teams nach der Pilotphase auszurollen, so liegt damit automatisch eine Argumentationsgrundlage für das gesamte Unternehmen vor und die Pilotgruppe wird automatisch zur Werbegruppe.
Schritt 3: Wer darf Teams-Gruppen anlegen?
Mit der entsprechenden Berechtigung ist ein Team schnell angelegt.
Wir empfehlen, einen Hauptverantwortlichen und einen Stellvertreter für die Anlage von Teams. Hierzu kann man eine Benutzergruppe anlegen und es ganz einfach auf diese einschränken.
Im besten Fall wird ein einfaches Formular zum Beantragen eines Teams zur Verfügung gestellt (Name, Mitglieder, öffentliche oder private Gruppe, Zweck der Gruppe). Auf Basis dieser Informationen können die Verantwortlichen prüfen und in Rücksprache mit dem Pilotteam das Team anlegen.
Schritt 4: Kanalanlage – wer darf und wer nicht?
Nicht jedes Mitglied soll einen neuen Kanal anlegen können? Auch das ist kein Problem und kann in den Einstellungen für Ihre Zwecke passend konfiguriert werden.
Schritt 5: Namenskonventionen festlegen
Namenskonventionen vereinfachen die Verwaltung, machen die Struktur übersichtlicher und tragen dazu bei, dass Mitarbeiter sich schneller an Teams gewöhnen. Eine gute Struktur gibt dem Mitarbeiter ein Gefühl von Sicherheit und schafft Akzeptanz.
Schritt 6: Externe Speicherorte prüfen
Über zusätzliche Registerkarten können z.B. auch DropBox und Google Drive eingebunden werden, sollte dies im Unternehmen nicht erwünscht sein kann auch diese Funktion deaktiviert werden. Dies sollte vor dem Rollout unbedingt geprüft und definiert werden!
Schritt 7: Berücksichtigung der Kommunikationskultur
Die Chatfunktion in Teams ist sehr intuitiv und sorgt für einen schnellen Informationsaustausch. Ein zusätzlicher Pluspunkt: Mitglieder werden bei neue Nachrichten auch über die Teams App auf den Smart-Phones quasi in Echtzeit informiert. Bereits im Standard können dort Sticker, Giphies & Co. verwendet werden. Diese Funktionen sind vorteilhaft und für viele im Privatleben durch WhatsApp und andere Messanger-Apps bekannt. Es sollte aber immer zur Kommunikationskultur des Unternehmens passen. Sollte die Anwendung durch diese Features negatives Feedback ernten gibt es eine gute Nachricht, Sticker und Giphies können ganz einfach deaktiviert werden.
Schritt 8: Schulungen
Microsoft Teams ohne ein dazugehöriges Schulungskonzept auszurollen kann schnell zu Frust bei den Mitarbeitern führen. Wenn diese nicht wissen, wie mit Teams zu arbeiten ist und welches Konzept dahinter steckt erhöht das nicht nur den Supportaufwand der IT-Abteilung sondern kann sogar dazu führen, dass viele nicht mehr damit arbeiten wollen.
Hierbei muss an die Endanwender gedacht werden, wichtig ist auch die IT Beteiligten zu schulen. Solche Schulungsthemen können sein:
- Zugriff auf Microsoft Teams
- Was sind Kanäle und wie nutze ich diese
- Wie erstelle ich private Chats/Gruppenchats und wie nehme ich an Unterhaltungen teil
- So arbeite ich mit Dateien und teile diese
- Besprechungen planen und durchführen
- Wann bekomme ich Benachrichtigungen und wie kann ich diese steuern
- Wie gehe ich mit Registerkarten um
Ich nutze noch keine Microsoft Online-Dienste und wünsche ein individuelles Angebot bzw. eine Beratung!