Was kann Microsoft Teams?
Kommunikation ist das A und O der täglichen Arbeit. Welche Aufgaben stehen an, welche Entscheidungen wurden getroffen und wo finde ich die aktuellsten Informationen zum Projekt? Diese Fragen beschäftigen uns täglich. In Office 365 heißt die Antwort: Microsoft Teams.
Chatten, Dateien und Links austauschen, Besprechungen planen, Videokonferenzen halten, To-Dos festhalten, verschiedenste Tools integrieren – die Funktionen von Microsoft Teams klingen beeindruckend. Aber was genau kann man damit machen und wie nutzt man es am besten?
Eine App für alles: Microsoft Teams
Teams soll die zentrale Anlaufstelle für ein virtuelles Team sein. Dafür gibt es als Herzstück den Chat, in dem die Mitglieder sich schnell austauschen können. Bei größerem Diskussionsbedarf kann man eine Besprechung planen oder auch sofort online starten. Und damit alle die gleichen Infos haben, lassen sich in Teams auch Dateien hinterlegen. Wenn das nicht reicht, gibt es Anbindungen alle viele weitere Office– und Microsoft Tools. So lassen sich z. B. für Excel, PowerPoint und OneNote neue Dateien anlegen oder bereits bestehende Dateien verknüpfen.
Auch Anbindungen an Sharepoint oder Wikis sind kein Problem. Und über Schnittstellen mit OneDrive, Outlook und Skype for Business ist Microsoft Teams besteht die Verbindung zu weiteren viel genutzten Anwendungen. So kann man aus Teams heraus direkt mit jemandem sprechen, der nur einen Account bei Skype for Business hat.
Strukturiertes Arbeiten
Wenn alle drauf los quatschen, findet man am Ende die relevanten Informationen nicht mehr. Das soll natürlich nicht passieren, daher gibt es in Microsoft Teams die Kanäle zur Strukturierung. Ein Kanal sollte auf ein Thema oder ein konkretes Projekt beschränkt sein und enthält die dazu gehörenden (öffentlichen) Unterhaltungen und Dateien. Teammitglieder können ihre relevanten Kanäle favorisieren und ihnen folgen – und somit immer auf dem neuesten Stand bleiben.
Auch Aufgaben lassen sich abbilden. Teams ist standardmäßig mit Microsoft Planner verknüpft. Dadurch kann man neue Aufgaben erstellen, sie terminieren, Personen zuweisen, mit Dateien anreichern und natürlich auch im Auge behalten. Einzelne Teammitglieder erhalten so einen Überblick über ihre aktuellen To-Dos.
Microsoft Teams in der täglichen Arbeit
Wann kann man Teams benutzen? Eigentlich immer. Projektteams können sich darin austauschen, Infos veröffentlichen und gemeinsam an Dokumenten arbeiten. Abteilungen können der App Meetings vorbereiten, Aufgaben organisieren und Fortschritte teilen. Einzelne Kanäle können auch als Newsroom genutzt werden. Teammitglieder können interessante Links, Podcasts und Videos posten.
Wenn viele Personen gemeinsam an einem Dokument arbeiten müssen, erhalten in Teams alle Zugriff. So wird immer an der aktuellen Version gearbeitet und Diskussionen über Inhalte finden im Chat statt und nicht in der Kommentarspalte des Dokuments.
Ich nutze noch keine Microsoft Online-Dienste und wünsche ein individuelles Angebot bzw. eine Beratung!