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Ein Crashkurs in Office 365: Die besten Tipps, wie Sie Zeit sparen und Ihren Erfolg steigern – Kapitel 1 Mobilität

Categories: Case Studies, Microsoft Fasttrack, Microsoft Office 365, Microsoft Office 365 Onboarding, Microsoft SharePoint, Office365 Crashkurs

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Kapitel 1: Mobilität macht dem Business Beine

Word – Kommentare per Smartphone senden

Müssen Sie einem Kollegen von unterwegs schnell Feedback schicken? Mit der Word Mobile-App können Sie Dokumente direkt auf Ihrem Android- Gerät oder iPhone bearbeiten.

Kommentieren leicht gemacht: Tippen Sie erst in das Dokument und dann auf „Bearbeiten“.

Geben Sie Ihren Kommentar ein. Beim ersten Mal werden Sie nach Ihrem Benutzernamen gefragt, damit Ihre Kollegen wissen, wer das Dokument bearbeitet hat.

Excel – 4 Shortcuts die Ihr Team begeistern werden

Nutzen Sie Excel unterwegs, ohne an Ihren Desktop gebunden zu sein. Mit Excel auf dem Smartphone oder Tablet haben Sie die gleichen Möglichkeiten wie auf dem Laptop.

Formeln: Auf der Registerkarte Formeln können Sie unterwegs Berechnungen durchführen.

Einfacher Zugriff auf Daten: Speichern Sie Excel-Dateien auf OneDrive, um Sie auf Ihrem bevorzugtem Gerät benutzen zu können.

Integrierte Tastatur: Fügen Sie über die Bildschirmtastatur auf dem Tablet ganz einfach Formeln ein.

Empfohlene Diagramme: Visualisieren Sie Daten mit wenigen Klicks. Diese Funktion ist optimiert für kleinere Displays.

PowerPoint Mobile – grenzenlose Freiheit

Von unterwegs kreativ sein und präsentieren: Möchten Sie auf dem Weg zu einer Präsentation noch eine letzte Korrektur vornehmen? Dies können Sie mit der PowerPoint-App direkt auf dem Smartphone oder Tablet erledigen.

Notizen stets griffbereit: Lesen Sie Ihre Notizen direkt vom Smartphone.

Kabellose Freiheit: Auch ohne Kabel können Sie direkt mit Ihrer Präsentation beginnen: Steuern Sie in der Referentenansicht, was Ihr Publikum sieht, und zeigen Sie Sprechernotizen nur auf dem Tablet an. Verwenden Sie Stift, Laserpointer und Markierungen, um die Aufmerksamkeit auf wichtige Punkte zu lenken.

Fokussiert bleiben: Stellen Sie durch handschriftliche Notizen wichtige Punkte heraus.

OneDrive – Teilen leicht gemacht

OneDrive ermöglicht den nahtlosen Zugriff auf Dateien, sodass Sie von praktisch überall im Team arbeiten können. Die Vorschau unterstützt mehr als 270 gängige Dateitypen wie PDF, Photoshop, Illustrator, Visio, medizinische DICOM-Bilder und vieles mehr. Videostreaming-on-Demand erspart Ihnen langwierige Downloads. Teilen Sie Ihre Dateien, um Dritten den nahtlosen, sicheren Zugriff zu ermöglichen. Sie können eine Datei oder einen Ordner gezielt freigeben oder mehreren – internen und externen – Personen einen Link senden. Legen Sie außerdem fest, wie lange ein Link gültig sein soll, und kontrollieren und ändern Sie im Handumdrehen die erteilten Berechtigungen.

Microsoft Teams – In Echtzeit kommunizieren

In der modernen Geschäftswelt wird es immer schwerer, alle Beteiligten an einem Ort zu versammeln. Teams ist eine Allround-Besprechungslösung, mit der Ihre Mitarbeiter Office-Dateien vom Desktop oder Mobilgerät aus in Anrufe oder Chats einbinden können, zum Beispiel animierte PowerPointDokumente.

Quelle: https://info.microsoft.com

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Ein Crashkurs in Office 365: Die besten Tipps, wie Sie Zeit sparen und Ihren Erfolg steigern – Kapitel 2 Gute Zusammenarbeit

Categories: Case Studies, Microsoft Fasttrack, Microsoft Office 365, Microsoft Office 365 Onboarding, Microsoft PowerBI, Microsoft SharePoint, Office 365 Tipps, Office365 Crashkurs

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Kapitel 2: Gute Zusammenarbeit – der Schlüssel zum Erfolg

Dokumente gemeinsam erstellen

Teamarbeit spielt eine wichtige Rolle in Office 365. Dank der gemeinsamen Dokumenterstellung können Teammitglieder Ideen einfach austauschen und Dokumente direkt kommentieren. Mit dem übersichtlichen Versionsverlauf lassen sich Änderungen ganz einfach anzeigen, annehmen oder ablehnen. Außerdem können Sie zu einer früheren Version zurückkehren, ohne dass irgendetwas verloren geht. Neue Funktionen sorgen dafür, dass mehrere Personen in Echtzeit an einer Präsentation arbeiten können.

Word – Dokumente gemeinsam erstellen

Sofort loslegen: Die gemeinsame Dokumenterstellung in Echtzeit steht Ihnen sofort zur Verfügung. Speichern Sie einfach Ihr Word-Dokument in OneDrive und klicken Sie oben rechts im Fenster auf Freigeben. Die Schritte sind immer gleich, ob im Web, im Explorer unter Windows 10 oder Windows 7 oder im Finder auf dem Mac.

Kollegen einladen: Sie können Dateien intern und extern mit Anderen teilen und gemeinsam bearbeiten, ohne dass diese über ein Office 365-Abonnement verfügen müssen.

Gemeinsam im Echtzeit bearbeiten: Sobald Ihre Kollegen angemeldet sind und Änderungen in Word oder Word Online vornehmen, werden diese in Echtzeit angezeigt.

Nahtlos zusammenarbeiten: Sie und Ihr Team können in Echtzeit Inhalte verfassen, kommentieren und überarbeiten. Fügen Sie Ihre Kommentare oder Antworten direkt neben dem Text ein, damit Ihre Kollegen der Diskussion folgen können.

Excel – Dokumente gemeinsam erstellen

Den detaillierten Dokumentverlauf anzeigen: Öffnen Sie den Bereich Verlauf, indem Sie auf Datei > Verlauf klicken. Sie sehen auf einen Blick, wann die Datei erstellt und zuletzt geändert wurde.

Mitautoren anzeigen: Alle Überarbeitungen werden mit Datum und dem Namen der Person angezeigt, die die Änderungen vorgenommen hat. So wissen Sie immer, an wen Sie sich bei Rückfragen wenden können.

Den Versionsverlauf anzeigen: Klicken Sie auf eine Version, um sie zu öffnen und mit späteren Versionen derselben Datei zu vergleichen.

Frühere Versionen wiederherstellen: Wenn Sie zu einer früheren Version zurückkehren möchten, klicken Sie einfach auf Wiederherstellen, um die Datei auf einen früheren Stand zurückzusetzen.

PowerPoint – Dokumente gemeinsam erstellen

Transparent arbeiten: In der oberen rechten Ecke des Bildschirms sehen Sie, wer gerade an der Datei arbeitet und an welcher Stelle die Änderungen vorgenommen werden. Mit einem Klick gelangen Sie direkt zu der Folie, die aktuell bearbeitet wird.

Einen Videochat beginnen: Klicken Sie auf das Profilbild einer Person und auf das Skype-Logo, um einen Gruppenchat zu starten und ein gemeinsames Projekt zu besprechen.

Änderungen im Dokument verfolgen: Der Aktivitätsfeed zeigt Ihnen den gesamten Änderungsverlauf Ihres Dokuments an. Falls nötig, können Sie ganz einfach zu einer früheren Version zurückkehren.

Per Kommentar kommunizieren: Folgen Sie der gesamten Unterhaltung, und beantworten oder löschen Sie Kommentare über leicht zugängliche Schaltflächen.

Outlook – Tipps für das Teilen von Anlagen

Outlook 2016 bietet eine neue, verbesserte Methode, um Dateien als Anlage zu teilen.

Anlagen hochladen und freigeben: Senden Sie Dateien wie gewohnt als Anlage, oder laden Sie Dateien direkt aus Outlook auf OneDrive oder eine SharePoint-Teamwebsite hoch. So können alle dieselbe Version abrufen, anzeigen und bearbeiten. Unter zuletzt verwendeten Dateien wählen Wenn Sie eine Datei anfügen, sehen Sie Ihre zuletzt verwendeten Dokumente. Vorbei sind die Zeiten, als Sie eine Datei noch umständlich suchen mussten, um sie an eine E-Mail anzufügen.

Microsoft Teams – 2 Strategien für die geschickte Zusammenarbeit in Teams

Teams vereint Anrufe, Besprechungen und Chats an einem Ort und sorgt so für eine nahtlose Kommunikation.

1. Einen Gruppenchat mit allen Beteiligten halten: Direkt in Teams können Sie einen Sprach- oder Videoanruf starten.

2. Gäste in einen Chat einladen: Der sichere Gastzugriff ermöglicht, andere Nutzer in Chats, Besprechungen oder Anrufe innerhalb der Teams-Umgebung einzuladen.

Quelle: https://info.microsoft.com

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Ein Crashkurs in Office 365: Die besten Tipps, wie Sie Zeit sparen und Ihren Erfolg steigern – Kapitel 3 Kommunikation

Categories: Case Studies, Microsoft Office 365, Microsoft Office 365 Onboarding, Microsoft SharePoint, Office365 Crashkurs

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Kapitel 3: Kommunikation ist das A und O

Eine effektive Kommunikationsstrategie ist der Schlüssel zu einem erfolgreichen Team. Ob in Einzelgesprächen oder in einer Teambesprechung, mit Office 365 behalten Ihre Mitarbeiter stets die Kontrolle und sind praktisch überall nahtlos verbunden.

Microsoft Teams: Behalten Sie die volle Kontrolle

Vor der Besprechung

Um eine Besprechung vorzubereiten, können Sie Dateien in einem Kanal freigeben. Die LiveBesprechung kann dann ebenfalls innerhalb des Kanals abgehalten werden. Auf diese Weise stehen den Teilnehmern umfangreiche Kontextinformationen zur Verfügung.

Während der Besprechung

Die Teilnehmer können einer Diskussion spontan beitreten oder sie verlassen. Außerdem können sie miteinander chatten sowie Bildschirm und Dateien freigeben. Als Allround-Besprechungslösung bietet Ihnen Teams die Möglichkeit, animierte PowerPointPräsentationen per Desktop oder Mobilgerät einzubinden. Hochauflösende Videobilder sorgen für lebensechte Meetings.

Nach der Besprechung

Nach der Besprechung kann Ihr Team eine Zusammenfassung verteilen oder innerhalb des Kanals Aufgaben zuweisen – im Rahmen der Unterhaltung, im Wiki oder in OneNote.

Yammer: Das soziale Unternehmensnetzwerk in Office 365 – 4 Tipps für gute Kommunikation

1. Ankündigungen für die ganze Gruppe

Mit der Funktion „Ankündigungen“ können Informationen mit einem größeren Publikum geteilt werden. Gruppenmitglieder sehen die Ankündigung an zwei Orten: in ihrem Newsfeed und im Posteingang.

2. Dateien firmenweit teilen

Von Yammer aus können Sie Dateien in alle Anwendungen der Office-Suite hochladen oder mit anderen teilen – darunter SharePoint, OneDrive, Outlook und Stream.

3. Eine Unterhaltung teilen

Es gibt zwei Möglichkeiten, eine Yammer-Unterhaltung in Ihre Liveübertragung oder SharePoint-Kommunikationswebsite einzubetten. Veröffentlichen Sie die Unterhaltung in einer Gruppe, oder senden Sie die Unterhaltung (unter Umgehung der Gruppenseite) als private Nachricht.

4. Eine Umfrage starten

Verwenden Sie Yammer, um Feedback zu sammeln oder sich ein schnelles Meinungsbild zu machen.

Outlook: Teams verbinden und Informationen teilen

Die Gruppenfunktion sorgt für die nahtlose Kommunikation im Team, da alle Projektinfos an einer zentralen Stelle zusammenlaufen. In Outlook können sich mehrere Gruppen verbinden, um Besprechungen zu planen sowie Kalender, Dateien und Notizen auszutauschen.

6 Tipps, wie Sie Gruppen optimal nutzen

1. Stellen Sie das perfekte Team zusammen – in Outlook genügen ein paar Klicks, um Posteingang, Kalender, Dokumentbibliothek, OneNote-Notizbuch und Planungsfunktionen im Team zu nutzen.

2. Navigieren Sie durch die hierarchische Struktur, um schnell Informationen und Themen zu finden.

3. Verwenden Sie @Erwähnungen, um die Aufmerksamkeit Ihrer Teamkollegen auf wichtige Inhalte zu lenken.

4. Führen Sie Unterhaltungen unterwegs mithilfe von Gruppen in der mobilen App weiter.

5. Starten Sie Sprach- und Videoanrufe über das Teams-Plug-In.

6. Lesen Sie Unterhaltungen offline, indem Sie Gruppen zu den Favoriten hinzufügen.

Quelle: https://info.microsoft.com

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Ein Crashkurs in Office 365: Die besten Tipps, wie Sie Zeit sparen und Ihren Erfolg steigern – Kapitel 5 Effektiver Schutz

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Kapitel 5: Effektiver Schutz für Ihre Daten

Office 365 ist das sicherste Microsoft Office aller Zeiten. Ob Sie ein Team mit einer Handvoll Mitarbeitern oder ein weltweit erfolgreiches Unternehmen führen, mit dem professionellen Office 365-Sicherheitskonzept halten Sie Hacker und Viren fern und schützen Ihre Daten zuverlässig vor Angriffen.

Effektiver Schutz für Ihre Daten

Branchenstandards
Das E-Mail-Konzept von Office 365 erfüllt 10 Datenschutznormen verschiedener Branchen. Zusätzlich verpflichtet sich Microsoft vertraglich zur Einhaltung strenger Datenschutz- und Sicherheitsstandards, um Kunden zu helfen, lokale gesetzliche Bestimmungen zu erfüllen. Die Microsoft Online Services-Nutzungsbedingungen umfassen die EU-Standardvertragsklauseln, den UK Data Protection Act und eine Reihe anderer gesetzlicher Bestimmungen und werden mit Unterzeichnung des Microsoft-Lizenzvertrags durch den Kunden wirksam.

Datenschutz und Transparenz
Im Rahmen der Nutzung der kommerziellen Microsoft Online Services werden Kundendaten weder gesammelt, verwaltet, gescannt, indiziert oder verteilt noch anderweitig mithilfe einer Data Mining-Technologie ausgewertet. Ihre E-Mails werden demnach nicht für Werbezwecke gescannt, und Ihre bei uns gespeicherten Daten werden nicht in irgendeiner Weise ausgelesen oder ohne Ihr Wissen mit Dritten geteilt. Zusätzlich stehen den Kunden individuell anpassbare Kontrollfunktionen zur Verfügung, mit denen sie den auf Unternehmen ausgerichteten Sicherheitsdienst optimal auf ihre Anforderungen abstimmen können.

Schutz vor Hackern und Viren
Auch wenn Ihr Unternehmen ein Sicherheitsteam hat, kann dies kaum wirksam gegen Hunderte potenzielle Gefahren schützen, die täglich auftreten. Mit Office 365 erhält Ihr Team Verstärkung durch kompetente Sicherheitsexperten, die für die physische Sicherheit unserer Rechenzentren, die logische Sicherheit gehosteter Computer und die Sicherheit auf Datenebene, wie den Schutz gespeicherter und übermittelter Daten, verantwortlich sind.

Exchange

Integrierte Sicherheit: virenfreie E-Mails
E-Mails sind die Verbindung zwischen Ihrem Unternehmen und der Außenwelt. Setzen Sie Ihr Sicherheitskonzept mit wirksamem Schutz vor externen Bedrohungen und internen Zugangskontrollen konsequent um.

• Zum Schutz vor externen Bedrohungen und unbekannten Risiken bietet Office 365 den Dienst Exchange Online Advanced Threat Protection. Damit sind Ihre E-Mail-Postfächer in Echtzeit vor komplexen Angriffen geschützt und Sie benötigen kein zusätzliches Virenschutzprogramm. Der Exchange-Server prüft jede E-Mail-Anlage und jeden Link automatisch auf verdächtige Aktivitäten und macht die als kritisch eingestuften Inhalte unschädlich, bevor ein Angriff erfolgen kann.

• Exchange schützt aber auch interne Informationen durch das Information Rights Management (IRM). Mit diesem Dienst können Administratoren den Zugriff auf E-Mails steuern und unbefugte Personen daran hindern, vertrauliche Informationen zu drucken, weiterzuleiten oder zu kopieren. Das Sicherheitskonzept von Office 365 umfasst außerdem Data Loss Prevention (DLP). Dabei handelt es sich um Transportregeln, Aktionen und Ausnahmen, die der Administrator ohne Eingriffe in den E-Mail-Fluss durchsetzen kann.

SharePoint

Eine vertrauenswürdige Plattform für Zusammenarbeit
SharePoint schafft eine nahtlose Teamumgebung, in der Ihre Mitarbeiter über Grenzen hinweg zusammenarbeiten. Gleichzeitig bietet SharePoint erstklassige Sicherheit für Ihr Unternehmen, Ihre Daten und Ihre Mitarbeiter – in Office 365 und auf allen Geräten.
Sicherheit in SharePoint – 3 wichtige Säulen

1. Branchenführender Schutz für Ihre Daten
Mit SharePoint und OneDrive können Sie sich entspannt zurücklehnen, da Ihre Daten in der Cloud optimal geschützt sind. Um die Sicherheit Ihrer Daten und Teams zu gewährleisten, sind die Authentifizierung der Benutzer, der Schutz von Inhalten und die Sicherheit der Infrastruktur direkt in den Diensten angelegt.

2. Das Sicherheitsmanagement – einfach, intuitiv und innovativ
SharePoint und OneDrive bieten verschiedene Kontrollen zum Schutz Ihrer Daten. Dabei spielt es keine Rolle, von wo mobile Nutzer Daten abrufen oder freigeben, welche Endgeräte sie nutzen oder wie sicher die Netzwerkverbindung ist.

3. Intelligente Einblicke in das System
SharePoint und OneDrive bieten fortschrittliche Überwachungsfunktionen, die Ihnen forensische Daten über die Aktivitäten von Nutzern und Administratoren liefern.

Mobile Device Management (MDM)

Was passiert, wenn ein Gerät mit vertraulichen Unternehmensdaten verloren geht oder gestohlen wird? Da kommt Office 365 Mobile Device Management ins Spiel, um Ihre Daten zu retten. Richtlinien sorgen dafür, dass der Zugriff auf die geschäftlichen E-Mails und Dokumente nur von Mobiltelefonen und Tablets möglich ist, die in Ihrem Office 365-Dienst registriert sind. Bei Verlust oder Diebstahl eines solchen Geräts kann der Administrator die darauf befindlichen Daten löschen.

Verwenden Sie Office 365 Mobile Device Management (MDM), um Geräte mit den folgenden Betriebssystemen zu schützen:
• Android 4 oder neuere Versionen
• iOS 7.1 oder neuere Versionen
• Windows 8.1
• Windows Phone 8.1
• Windows 8.1 RT
• Windows 10
• Windows 10 Mobile

Mobile Device Management bietet unter anderem Schutz für die folgenden Office 365-Produkte:
• Exchange
• Excel
• OneDrive
• Outlook
• PowerPoint
• Sway (nur iOS)
• Word

Quelle: https://info.microsoft.com

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