Office 365 Support

Ein Crashkurs in Office 365: Die besten Tipps, wie Sie Zeit sparen und Ihren Erfolg steigern – Kapitel 3 Kommunikation

Kapitel 3: Kommunikation ist das A und O

Eine effektive Kommunikationsstrategie ist der Schlüssel zu einem erfolgreichen Team. Ob in Einzelgesprächen oder in einer Teambesprechung, mit Office 365 behalten Ihre Mitarbeiter stets die Kontrolle und sind praktisch überall nahtlos verbunden.

Microsoft Teams: Behalten Sie die volle Kontrolle

Vor der Besprechung 
Um eine Besprechung vorzubereiten, können Sie Dateien in einem Kanal freigeben. Die LiveBesprechung kann dann ebenfalls innerhalb des Kanals abgehalten werden. Auf diese Weise stehen den Teilnehmern umfangreiche Kontextinformationen zur Verfügung.
Während der Besprechung 
Die Teilnehmer können einer Diskussion spontan beitreten oder sie verlassen. Außerdem können sie miteinander chatten sowie Bildschirm und Dateien freigeben. Als Allround-Besprechungslösung bietet Ihnen Teams die Möglichkeit, animierte PowerPointPräsentationen per Desktop oder Mobilgerät einzubinden. Hochauflösende Videobilder sorgen für lebensechte Meetings.
Nach der Besprechung 
Nach der Besprechung kann Ihr Team eine Zusammenfassung verteilen oder innerhalb des Kanals Aufgaben zuweisen – im Rahmen der Unterhaltung, im Wiki oder in OneNote.

 

Yammer: Das soziale Unternehmensnetzwerk in Office 365 –  4 Tipps für gute Kommunikation

1. Ankündigungen für die ganze Gruppe 
Mit der Funktion „Ankündigungen“ können Informationen mit einem größeren Publikum geteilt werden. Gruppenmitglieder sehen die Ankündigung an zwei Orten: in ihrem Newsfeed und im Posteingang.
2. Dateien firmenweit teilen
Von Yammer aus können Sie Dateien in alle Anwendungen der Office-Suite hochladen oder mit anderen teilen – darunter SharePoint, OneDrive, Outlook und Stream.
3. Eine Unterhaltung teilen
Es gibt zwei Möglichkeiten, eine Yammer-Unterhaltung in Ihre Liveübertragung oder SharePoint-Kommunikationswebsite einzubetten. Veröffentlichen Sie die Unterhaltung in einer Gruppe, oder senden Sie die Unterhaltung (unter Umgehung der Gruppenseite) als private Nachricht.
4. Eine Umfrage starten
Verwenden Sie Yammer, um Feedback zu sammeln oder sich ein schnelles Meinungsbild zu machen.

 

Outlook: Teams verbinden und Informationen teilen

Die Gruppenfunktion sorgt für die nahtlose Kommunikation im Team, da alle Projektinfos an einer zentralen Stelle zusammenlaufen. In Outlook können sich mehrere Gruppen verbinden, um Besprechungen zu planen sowie Kalender, Dateien und Notizen auszutauschen.

6 Tipps, wie Sie Gruppen optimal nutzen

1. Stellen Sie das perfekte Team zusammen – in Outlook genügen ein paar Klicks, um Posteingang, Kalender, Dokumentbibliothek, OneNote-Notizbuch und Planungsfunktionen im Team zu nutzen.
2. Navigieren Sie durch die hierarchische Struktur, um schnell Informationen und Themen zu finden.
3. Verwenden Sie @Erwähnungen, um die Aufmerksamkeit Ihrer Teamkollegen auf wichtige Inhalte zu lenken.
4. Führen Sie Unterhaltungen unterwegs  mithilfe von Gruppen in der mobilen App weiter.
5. Starten Sie Sprach- und Videoanrufe über das Teams-Plug-In.
6. Lesen Sie Unterhaltungen offline, indem Sie Gruppen zu den Favoriten hinzufügen.

 

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