Office 365 Support

Archive for März, 2019

Als Gast bei Skype for Business Meetings teilnehmen

Auch wenn Sie kein Skype for Business installiert haben, können Sie an Skype for Business Meetings teilnehmen. Der Referent kann Ihnen dazu seinen Desktop oder ein einzelnes Programmfenster freigeben, eine Präsentation zeigen oder die Kontrolle an Sie übergeben. Sie müssen lediglich ein kleines Plug-In auf Ihrem Rechner installieren.

 

An einer Skype-Besprechung teilnehmen

Sie haben vor einiger Zeit einer Termineinladung für eine Skype-Besprechung zugesagt. Jetzt wollen Sie an der „Skype for Business“-Besprechung teilnehmen. Rufen Sie dazu den Termin in Ihrem Kalender oder die Termineinladung in Ihrer Mail auf. Klicken Sie auf „An Skype-Besprechung teilnehmen“.

Durch das Klicken auf „An Skype-Besprechung teilnehmen“ öffnet sich ein neues Fenster. Falls Sie Skype for Business auf Ihrem Rechner angemeldet haben, können Sie noch wählen, ob sie Ihre „Skype for Business“-Software oder den Browser benutzen. Falls Sie das erste Mal an einer Besprechung mit Skype for Business mit Ihrem Browser teilnehmen, müssen Sie noch ein kleines Plug-In installieren.

 

 

 

 

 

 

 

 

Laden Sie die Installationsdatei für das Plug-In (Windows: „SkypeMeetingsApp.msi“) herunter und rufen Sie es anschließend im Downloadverzeichnis (oder eventuelle direkt in der Downloadliste Ihres Browsers) mit einem Doppelklick auf. Sie benötigen für die kurze Installation keine Administratorrechte.

 

 

 

 

 

 

 

Im Browserfenster fragt Sie Skype for Business, ob Sie die App fertig installiert haben. Sobald Sie das getan haben, klicken Sie auf „An Besprechung teilnehmen“. Der Browser möchte einen „stb-Link“ öffnen, wobei „stb“ für Skype for Business steht. Bei mehreren Optionen zur Auswahl wählen Sie „Skype Meetings App“. Aktivieren Sie die Option „Auswahl für alle stb-Links speichern“ und klicken Sie auf „Link öffnen“. Falls Ihre Windows-Firewall sich beschwert und Sie keine Administratorrechte haben, können Sie die Meldung durch „Abbrechen“ übergehen.

Es öffnet sich ein neues Browserfenster, in dem Sie Ihren Namen angeben sollten. Sie können zwar einen Fantasienamen eingeben, doch für Unterhaltungen und Chats ist es besser, einen richtigen Namen (Vor- und oder Nachnamen) anzugeben.

 

 

 

 

 

Jetzt müssen Sie nur noch das Laden des Plug-Ins erlauben. Auch dies erfolgt (zumindest für den genannten Server) nur einmal, wenn Sie es für immer zulassen.

Die Besprechung

Der Referent bekommt (je nach Berechtigungseinstellung) einen Hinweis auf einen weiteren Teilnehmer, dessen Teilnahme er genehmigt („Antworten“).

Danach öffnet sich das Besprechungsfenster der Skype for Business Web App.

Am unteren Fensterrand haben Sie Symbole

  • Chat (ganz links): Öffnet eine Spalte zum Chatten.
  • Video: Nach einem Klick erhalten Sie eine Vorschau des Videobildes ihrer Webcam. Mit Klick auf „Mein Video starten“ wird Ihr Videobild übertragen, und eintreffende Gäste können Sie sehen.“
  • Mikrofon: Damit schalten Sie Ihr Mikrofon stumm.
  • Inhalt freigeben: Desktop übertragen, Programm freigeben, Powerpoint-Datei präsentieren etc. Sie erhalten diese Möglichkeiten nur, wenn der Veranstalter es für Sie (oder alle) freigeschaltet hat.
  • Auflegen: Sie verlassen die Besprechung. Vorsicht: Die Besprechung wird im Hintergrund fortgesetzt. Wollen Sie die Besprechung beenden, dann gehen Sie auf das Drei-Punkte-Symbol.
  • Anrufsteuerung: Anruf halten/fortsetzen, Auswahl des Audiogerätes, Lautstärke.
  • „…“ (Weitere Optionen): Informationen zum Besprechungseintrag, Besprechungsoptionen, Besprechung verlassen etc.

Rechts oben können Sie ein anderes Layout auswählen und in den Vollbildmodus wechseln.

Der Organisator und Referent sieht eine Liste der Referenten und Teilnehmer und hat weitere Möglichkeiten. Ein Rechtsklicken auf einen Referenten oder Teilnehmer bietet weitere Möglichkeiten wie ihn stummzuschalten (oder es wieder aufzuheben), ihn aus der Besprechung zu entfernen oder seinen Status zu ändern (Referent/Teilnehmer).

 

 

 

 

 

 

 

Eine Präsentation starten

Sie und der Referent können sich wie bei Skype üblich über Video und Audio unterhalten. Skype for Business bietet aber weitere Möglichkeiten. Der Referent kann beispielsweise Anlagen hinzufügen, Notizen freigeben, und er kann eine Präsentation starten:

  • Desktop präsentieren
  • Programme präsentieren
  • Powerpoint-Dateien präsentieren

Sie als Teilnehmer sehen dann im Fenster der Skype for Business Web App die jeweilige Präsentation.

Desktop übertragen

Der Referent kann wählen, welche seiner Desktops er präsentiert (oder sogar beide).

Sie als Teilnehmer sehen genau das, was der Referent Ihnen freigegeben hat und Ihnen präsentiert. Sie können dem Referenten im Chat oder über das Mikrofon Fragen stellen (sofern er das nicht deaktiviert hat). Sie können auch die Steuerung anfordern, so dass Sie beispielsweise eine neue Seite im Browser aufrufen können.

Weitere Möglichkeiten

Skype for Business bietet weitere Möglichkeiten wie eine Aufzeichnung vorzunehmen oder während der Besprechung weitere Teilnehmer hinzuzufügen.


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Nehmen Sie Ihr Team einfach mit

Mit der mobilen Teams-App können Sie sich verbinden und mit anderen zusammenarbeiten – egal, wo Sie sich befinden.

Die App ist für iOS und Android verfügbar. Sie können sich an Unterhaltungen beteiligen, unterwegs an Besprechungen teilnehmen und auf alle Ihre Teams, Kanäle, Dateien usw. zugreifen.

 

 

Aktivitätsfeed unterwegs

Ihr Aktivitätsfeed ist eine Zusammenfassung aller Ereignisse in den Team Kanälen, denen Sie folgen. Sie können sich schnell alles verfangen.

  1. Wählen Sie Aktivitäts Schaltfläche "Aktivität" aus, um Ihren Aktivitätsfeed anzuzeigen.
  2. Fett formatierte Nachrichten wurden nicht gelesen. Wählen Sie any aus, um die Nachricht zu lesen.
  3. Wählen Sie den Zurück-Pfeil aus, um zum Aktivitätsfeed zurückzukehren.
  4. Wählen Sie Schaltfläche „Filter“ Filtern aus, um nur bestimmte Arten von Nachrichten anzuzeigen, z. b. ungelesene Nachrichten, @mentions, Antworten und Vorlieben.

 

 

 

 

 

 


Gestalten Sie Ihre Kommunikation unkompliziert – Versehen Sie Ihre Chats mit Überschriften

Verwenden Sie eine Betreffzeile, um Ihr Thema hervorzuheben und eine spätere Suche danach zu erleichtern.

Um ein Thema hinzuzufügen, wählen Sie die Formatierungsschaltfläche (sieht wie ein „A“ mit einem Stift aus) aus, und geben Sie einen Titel in die Betreffzeile ein. Geben Sie Ihre Nachricht ein, und drücken Sie die Eingabetaste, um eine neue Unterhaltung zu beginnen.

 

 

 

 

 


Bleiben Sie auf dem Laufenden mit Aktivitätswarnungen

Die Registerkarte „Aktivität“ benachrichtigt Sie, wenn jemand Sie @erwähnt oder direkt mit einer Nachricht oder Unterhaltung interagiert, die Sie begonnen haben.

Hier werden auch alle Kanalaktivitäten angezeigt, für die Sie Benachrichtigungen in Einstellungen aktiviert haben.

Die Zahl auf der Aktivitätsglocke zeigt an, wie viele Warnungen auf Sie warten.

Die Registerkarte „Aktivität“ befindet sich oben im Navigationsbereich auf der linken Seite.

 

 

 

 

 

 

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Zusammenarbeiten in Microsoft Teams

In unserer Reihe „Tipps für Microsoft Teams“ geht es heute um das Thema Zusammenarbeit.

Microsoft bietet mit Microsoft Teams eine Messaging-Umgebung an, mit der Gruppen in Unternehmen ein zentrales Kommunikationsinstrument erhalten, das auf PCs und Macs genauso genutzt werden kann, wie auf Smartphones und Tablets. Das heißt, die Kommunikation ist über alle Geräte hinweg nutzbar, unabhängig vom eingesetzten System.

Microsoft Teams soll aber nicht nur ein einfaches Messaging-Tool darstellen, wie zum Beispiel Skype, sondern soll einen virtuellen Arbeitsraum schaffen, mit dem Anwender effektiv zusammenarbeiten können. Dazu gehören Groupware-Funktionen, Online-Konferenzen, Cloud-Speicher und einiges mehr.

Jemanden @erwähnen

Eine @Erwähnung ist mit einem Tippen auf die Schulter zu vergleichen – eine Möglichkeit, jemanden in einer Kanal-Unterhaltung oder einem Chat auf etwas aufmerksam zu machen.

  1. Geben Sie in das Feld zum Verfassen das Zeichen @ und dann die ersten Buchstaben des Vornamens der Person ein. Sie können auch ganze Teams und Kanäle @erwähnen.
  2. Wählen Sie die Person aus. Wiederholen Sie dies für alle Personen, die Sie @erwähnen möchten.

Alle @erwähnten Personen erhalten eine Benachrichtigung in ihrem Aktivitätsfeed. Suchen Sie jetzt nach einem roten Kreis neben Aktivität Schaltfläche „Aktivität“. Daran erkennen Sie, dass jemand Sie @erwähnt hat.

 

 

 

 

 

 


Immer auf dem neuesten Stand bleiben

Sie werden benachrichtigt, wenn Sie von jemandem @erwähnt wurden, jemand einen Ihrer Beiträge mit „Gefällt mir“ markiert hat oder jemand in einem von Ihnen gestarteten Thread geantwortet hat. Mithilfe des Aktivitätsfeeds behalten Sie stets den Überblick über alle Ihre Benachrichtigungen.

  1. Klicken Sie auf Aktivität Schaltfläche „Aktivität“ .
  2. Unter Feed sehen Sie eine Übersicht über alle Geschehnisse in den Kanälen, denen Sie folgen.
    • Klicken Sie auf Filtern Schaltfläche „Filter“ , um nur bestimmte Benachrichtigungsarten anzuzeigen, zum Beispiel @Erwähnungen oder „Gefällt mir“-Markierungen.
    • Wählen Sie Feed > Meine Aktivität aus, um eine Liste aller Ihrer aktuellen Aktivitäten in Microsoft Teams zu sehen.

 

 

 

 

 


Suchen nach Nachrichten, Personen oder Dateien

Bei einer Suche wird die gesamte Organisation berücksichtigt, das heißt alle Teams und Kanäle, denen Sie angehören.

  1. Geben Sie einen Begriff in das Befehlsfeld oben in der App ein, und drücken Sie die EINGABETASTE.
  2. Wählen Sie die Registerkarte NachrichtenPersonen oder Dateien aus.
  3. Wählen Sie ein Element in den Suchergebnissen aus. Sie können auch auf Filtern Schaltfläche „Filter“ klicken, um die Suchergebnisse weiter einzugrenzen

 

 

 

 

 

 

 

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Chatten und Freigeben von Dateien in Microsoft Teams

In unserer Reihe „Tipps für Microsoft Teams“ möchten wir Ihnen ein paar weitere nützliche Starter-Tipps  liefern. Heute geht um das Thema Chatten und Freigeben von Dateien in Microsoft Teams.

 

 

 

Beginn einer neuen Unterhaltung

Mit dem gesamten Team

  1. Klicken Sie auf Teams Schaltfläche „Teams“ , und wählen Sie dann ein Team und einen Kanal aus.
  2. Schreiben Sie Ihren Beitrag in das Feld zum Verfassen, und klicken Sie auf Senden Schaltfläche „Senden“ .

Mit einer Person oder Gruppe

  1. Klicken Sie oben in der App auf Neuer Chat Schaltfläche „Neuer Chat“ .
  2. Geben Sie in das Feld An die Namen der Personen ein, mit denen Sie chatten möchten.
  3. Schreiben Sie Ihren Beitrag in das Feld zum Verfassen, und klicken Sie auf Senden Schaltfläche „Senden“ .

 

 

 

 

 

 


Antworten auf eine Unterhaltung

Kanal-Unterhaltungen werden nach dem Datum angeordnet und dann in Threads unterteilt. Die Antworten in Unterhaltungsthreads sind unter dem ersten Beitrag angeordnet, sodass Sie mühelos mehrere Unterhaltungen verfolgen können.

  1. Suchen Sie den Unterhaltungsthread, auf den Sie antworten möchten.
  2. Klicken Sie auf Antworten, fügen Sie Ihre Nachricht hinzu, und klicken Sie auf Senden Schaltfläche „Senden“ .

 

 

 

 

 


Spaß und Motivation mit Emojis, Memes und GIF-Dateien

Verleihen Sie Ihrer Mitarbeiter- und/oder Kollegen-Wertschätzung durch ein besonderes Lob Ausdruck! Fördern Sie die Motivation innerhalb Ihres Arbeits-Teams.

  • Klicken Sie unter dem Feld, in dem Sie Ihre Nachricht eingeben, auf Aufkleber Schaltfläche „Aufkleber“ , und wählen Sie dann ein Mem oder einen Aufkleber aus einer der Kategorien aus.

Der Katalog für Aufkleber Schaltfläche „Aufkleber“ enthält die verschiedensten anpassbaren Aufkleber und Memes, aber Sie können auch eigene hochladen. Unter Emoji Emoji-Schaltfläche finden Sie Smileys, und unter GIFGIF-Schaltfläche stehen animierte GIF-Dateien zur Verfügung.

 

 

 

 

 

 

 

 


Freigeben einer Datei

Manchmal reichen Worte einfach nicht aus, und Sie möchten in einer Kanal-Unterhaltung eine Datei posten.

Tipp: Microsoft Teams funktioniert mit Microsoft Office-Dokumenten besonders gut.

  1. Klicken Sie in der Kanal-Unterhaltung unter dem Feld zum Verfassen auf Datei auswählen Schaltfläche „Datei auswählen“ .
  2. Wählen Sie eine Datei aus, klicken Sie auf Öffnen und dann auf Senden Schaltfläche „Senden“ .

Alle Dateien, die Sie in einem Kanal gepostet haben, finden Sie auf der Registerkarte Dateien.

 

 

 

 

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