Office 365 Support

Archive for März, 2018

Azure Information Protection ist eine cloudbasierte Lösung, mit der Sie E-Mails, Dokumente und sensible Daten schützen und steuern, die Sie außerhalb Ihres Unternehmens freigegeben haben. Von der einfachen Klassifikation bis hin zu eingebetteten Bezeichnungen und Berechtigungen: Optimieren Sie jederzeit den Datenschutz mit Azure Information Protection, egal wo die Daten gespeichert werden oder an wen sie freigegeben werden.

Dies kann automatisch durch Administratoren, die Regeln und Bedingungen definieren, manuell durch Benutzer oder durch eine Kombination beider erfolgen General Data Protection Regulation (GDPR).

Die nachfolgende Abbildung zeigt ein Beispiel für Azure Information Protection in Aktion. Der Administrator hat Regeln zum Erkennen vertraulicher Daten (in diesem Fall Kreditkarteninformationen) konfiguriert. Wenn ein Benutzer ein Word-Dokument speichert, das Kreditkarteninformationen enthält, wird eine benutzerdefinierte QuickInfo angezeigt, in der eine bestimmte, vom Administrator konfigurierte Bezeichnung empfohlen wird. Diese Bezeichnung klassifiziert und schützt abhängig von der Konfiguration optional das Dokument.

Nachdem Ihr Inhalt klassifiziert (und optional geschützt) wurde, können Sie nachverfolgen und steuern, wie er verwendet wird. Sie können die Datenflüsse analysieren, um Einblicke in Ihr Geschäft zu erhalten, riskante Verhalten zu erkennen und Korrekturmaßnahmen zu ergreifen, den Zugriff auf Dokumente zu verfolgen, Datenverluste oder Missbrauch zu verhindern usw.

Klassifizierungen anwenden

Mit Azure Information Protection-Bezeichnungen werden Dokumente und E-Mails so klassifiziert, dass diese Klassifizierungen jederzeit identifizierbar sind – unabhängig davon, wo die Daten gespeichert sind oder für wen sie freigegeben wurden. Die Bezeichnungen beinhalten visuelle Markierungen wie Kopfzeilen, Fußzeilen oder Wasserzeichen. Metadaten werden Datei- und E-Mail-Header als Klartext hinzugefügt. Dieser Klartext stellt sicher, dass andere Dienste (z.B. Lösungen zur Verhinderung von Datenverlusten) die Klassifizierung identifizieren und entsprechende Maßnahmen ergreifen können.

Die folgende E-Mail-Nachricht wurde beispielsweise als „Allgemein“ klassifiziert. Diese Bezeichnung wird der E-Mail-Nachricht als eine Fußzeile hinzugefügt. Dieser Fußzeile ist ein visueller Indikator für alle Empfänger, das allgemeine Unternehmensdaten nicht an Empfänger außerhalb der Organisation gesendet werden dürfen. Die Bezeichnung wird auch in die E-Mail-Header eingebettet, sodass E-Mail-Dienste diesen Wert überprüfen können, um z.B. einen Überwachungseintrag zu erstellen oder zu verhindern, dass sie an Empfänger außerhalb der Organisation gesendet werden.

So werden die Daten geschützt

Die Schutztechnologie verwendet Azure Rights Management (oft als Azure RMS abgekürzt). Diese Technologie ist in andere Microsoft-Clouddienste und -Anwendungen integriert, wie z.B. Office 365 und Azure Active Directory. Er kann auch mit Ihren eigenen Branchenanwendungen und Informationsschutzlösungen von Softwareherstellern verwendet werden. Dabei kann es sich sowohl um lokale als auch um Cloudanwendungen und -lösungen handeln.

Diese Schutztechnologie verwendet Verschlüsselung, Identitäten und Autorisierungsrichtlinien. Wie bei Bezeichnern, die angewendet werden, bleibt der mithilfe von Rights Management angewendete Schutz unabhängig vom Ort an die Dateien und E-Mails gebunden – sowohl innerhalb oder als auch außerhalb Ihrer Organisation bzw. der Netzwerke, Dateiserver und Anwendungen. Dank dieser Lösung für den Schutz von Informationen behalten Sie stets die Kontrolle über Ihre Daten, auch wenn sie für andere Personen freigegeben werden.

Beispielsweise können Sie ein Berichtsdokument oder eine Tabelle mit Verkaufsprognosen so konfigurieren, dass nur Personen in Ihrer Organisation darauf zugreifen können, oder Sie können steuern, ob das Dokument bearbeitet werden kann oder als schreibgeschützt gilt oder ob es gedruckt werden darf. Sie können E-Mails ganz ähnlich konfigurieren und noch zusätzlich verhindern, dass sie weitergeleitet werden, bzw. die Verwendung der Option „Allen antworten“ unterbinden.

Diese Schutzeinstellungen können Teil der Konfiguration Ihrer Bezeichnungen sein, sodass Benutzer Dokumente und E-Mails ganz einfach durch Hinzufügen einer Bezeichnung klassifizieren und schützen können. Diese Schutzeinstellungen können jedoch auch von Anwendungen und Diensten verwendet werden, die zwar den Schutz unterstützen, aber nicht die Anwendung von Bezeichnungen. Für diese Anwendungen und Dienste werden die Schutzeinstellungen als Rights Management-Vorlagen bereitgestellt.

Unter dem folgenden Link finden Sie weitergehende Informationen zu Azure Information Protection-Dokumentation.

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Neue Funktionen in Office 365 erleichtern das Einhalten der DSGVO 

Aufgrund der DSGVO muss jede Organisation überdenken, wie sie mit den derzeitigen Sicherheits- und Compliance-Herausforderungen umgeht. Eventuell sind durchgreifende Änderungen daran nötig, wie Ihr Unternehmen Daten sammelt, verwendet und behandelt. Dieser Artikel gibt einen Überblick über Tools, die unseren Kunden helfen sollen, die Vorgaben der ab Mai 2018 einzuhaltenden EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) einzuhalten.

Das Erreichen der individuellen Compliance-Anforderungen gehört zu den obersten Zielen. Dabei ist es nicht leicht, immer auf neuestem Stand zu sein hinsichtlich der jeweils relevanten Vorgaben. Außerdem geht es darum die hierfür verlangten Kontrollmechanismen zu definieren und zu implementieren. Hierbei hilft Ihnen der neue Compliance Manager von Microsoft Office 365, indem er den Zugriff auf alle Compliance-relevanten Aspekte zentralisiert. Mit dem Compliance Manager können Sie in Echtzeit Risikobewertungen nach der General Data Protection Regulation (GDPR) umsetzen. Er liefert Ihnen eine übergreifende Bewertung, die Ihr Compliance-Niveau abbildet und gegen gängige Regulierungsanforderungen stellt (wenn Sie Microsoft-Cloud-Dienste verwenden). Zudem steht Ihnen eine integrierte Managementfunktion für Kontrollmechanismen zur Verfügung sowie Reporting-Tools, die Audit-fertige Reports erstellen können..

Der Compliance Manager hilft Ihnen bei nachfolgenden drei wichtigen Aspekten:

  • Durchführung einer Echtzeit-Risikobewertung für Microsoft Cloud-Dienste
  • Umsetzbare Erkenntnisse zur Verbesserung Ihrer Datenschutzfunktionen
  • Vereinfachung von Compliance-Prozessen durch integrierte Kontrollverwaltung und revisionssichere Reporting-Tools.

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Azure Management und Automatisierung

Dieser Artikel behandelt Themen rund um die Automatisierung (Azure Automation, Resource Manager und PowerShell).

Viele Unternehmen beschäftigen sich derzeit mit dem Management von Azure und stehen z.B. vor folgenden Herausforderungen:
• Eine Gruppe von Ressourcen mehrmals bereitstellen oder aktualisieren
• Verwalten von Berechtigungen für eine Gruppe von Ressourcen
• Visualisierung einer Gruppe von Ressourcen in einer logischen Ansicht, einschließlich Überwachung und Abrechnung.

Azure ermöglicht nicht nur die Erstellung von Ressourcen, sondern auch eine tiefere Konfiguration der Ressourcen. Es aktiviert auch einige Konzepte wie Bereitstellung und Anwendung als eine Einheit von Differenzressourcen mit einer Vorlage, die in Bereitstellung Dev / Test / Production-Umgebungen verwendet werden kann. Azure-Vorlagen können idempotency sicherstellen, Orchestrierung vereinfachen, Cross-Resource-Konfiguration bereitstellen und Support aktualisieren. Entwickler können ihre eigenen Projekte in Visual Studio erstellen, indem sie Azure Resource Manager Tools Preview herunterladen oder API kann von PowerShell ausgeführt werden.
Azure Automation kann die allgemeine Verfügbarkeit garantieren. Mit diesen Diensten können Benutzer PowerShell-basierte Skripts erstellen, um viele der Azure-Dienste zu automatisieren.

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EU-Datenschutzrecht: Die Pflichten der für die Daten verantwortlichen Stellen

Mit der EU-Datenschutzgrundverordnung gibt es diverse Pflichten auf Seiten der datenverarbeitenden Unternehmen.

Dazu gehören insbesondere die folgenden:

• Durchführung von externen Audits

• Bereitstellung von Regelungen in Bezug auf Datenschutz und IT-Sicherheit

• Implementierung von Prozessen zur Sicherstellung der Compliance Vorgaben

  • Dokumentation von Datenverabeitungsvorgängen
  • Risikoanalyse in Bezug auf die Folge der Datenverarbeitung
  • Bereitstellung von geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen
  • Durchführung von Datenschutzfolgeabschätzungen
  • Bereitstellung von Informationen, z.B. auf der Unternehmenswebsite
  • ggf. Bestellung eines Datenschutzbeauftragten
  • Privacy by design
  • Privacy by default.

Bei den beiden zuletzt genannten Punkten geht es um die datenschutzfreundliche Technikgestaltung bzw. Voreinstellung. So muss die verantwortliche Stelle sowohl zum Planungszeitpunkt als auch im Rahmen der eigentlichen Verarbeitung geeignete TOM (= technisch-organisatorische Maßnahmen) treffen, wie z.B. die Pseudonymisierung, um die Datenschutzgrundsätze wirksam umzusetzen und Rechte der betroffenen Personen zu schützen. „Privacy by design“ meint also: die Pflicht zur Berücksichtigung von möglichst datenschutzfreundlichen Techniken schon bei der Entwicklung von Produkten.

Außerdem muss der Verantwortliche geeignete TOM  (= technisch-organisatorische Maßnahmen) treffen, die durch Voreinstellung sicherstellen, dass nur die für den konkreten Verarbeitungszweck erforderlichen personenbezogenen Daten verarbeitet werden. „Privacy by default“ bedeutet also für die Praxis, dass immer die datenschutzfreundlichsten Voreinstellungen vorzunehmen sind.

Maßnahmen in der Praxis können z.B. sein:

  • Minimierung hinsichtlich der Verarbeitung personenbezogener Daten
  • Pseudonymisierung der Daten
  • Schaffung von Transparenz in Bezug auf die Verarbeitung personenbezogener Daten
  • Den betroffenen Person ermöglichen, die Verarbeitung ihrer eigenen Daten zu überwachen.

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