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SharePoint Online einrichten und verwalten

1. 1. SharePoint Online gehört zu den Office 365-Diensten, die mit einer eigenen Verwaltungsoberfläche ausgestattet sind. Nachfolgend wollen wir einige grundlegende Konfigurationen besprechen.
   2. Vom Office 365 Admin Center aus erreichen Sie das SharePoint Admin Center über den Eintrag links unten in der Navigation. Im SharePoint Admin Center selbst finden Sie manche Konfigurationsbereiche, die Sie vielleicht von einem SharePoint Server aus der zentralen Administration her kennen. Der wichtigste Bereich hier ist Websitesammlungen. Hier sehen Sie bereits eine ganze Reihe solcher Websitesammlungen angelegt. Eine Websitesammlung ist im SharePoint Online eine Verwaltungseinheit, die aus mehreren Websites bestehen kann. Der Websitesammlung ist unter anderem ein Administrator zugeordnet und eine maximale Größe, der sogenannte Speichergrenzwert. Am oberen Rand sehen Sie das verfügbare Speicherkontingent. Wie viel SharePoint-Speicher für Sie verfügbar ist, hängt davon ab, wie viele SharePoint-Lizenzen Sie abonniert haben. Rechts daneben sehen Sie außerdem, das Serverressourcenkontingent und darunter die entsprechenden Angaben für jede Websitesammlung.
   3. Die Serverressourcen gehören zum Konzept der sogenannten Sandboxed Solutions. Dabei handelt es sich um ein Entwicklungsmodell mit dem SharePoint online durch eigene Anwendung erweitert werden kann. In der Praxis hat sich dieses Konzept jedoch nicht durchgesetzt, und die Verwaltung der Ressourcen ist nur noch aus Rückwärts-Kompatibilitätsgründen vorhanden. Am linken Rand des SharePoint Admin Centers finden Sie neben der Websitesammlungsverwaltung noch einige weitere Konfigurationsbereiche, die Sie je nach Nutzungsszenario benötigen.
   4. InfoPath betrifft die Formularlösung, die Microsoft bis einschließlich Office 2013 verfolgt hat. Da InfoPath nicht mehr weiterentwickelt wird, sollten Sie für neue formularbasierte Anwendungen den neuen Dienst Power Apps in Betracht ziehen.
      
   5. Im Bereich Benutzerprofil konfigurieren Sie den Aufbau von Personen und Organisationsprofilen. Der Aufbau ist hier sehr ähnlich zur zentralen Administration vom SharePoint-Server. Bei BCS und Einmaliges Anmelden geht es um die Anbindung externer Datenquellen. BCS steht für Business Connectivity Server. Mit BCS können Sie beispielsweise eine SQL-Datenbank anbinden, und in der SharePoint-Oberfläche für den Anwender verfügbar machen. Den Terminologiespeicher verwenden Sie für die zentrale Verwaltung von Begrifflichkeiten, die Sie global in Ihrem Unternehmen einsetzen. Dazu gehören beispielsweise die Bezeichnungen von Standorten. Diese Liste können Sie dann an unterschiedlichen Stellen Ihrer SharePoint-Umgebung verwenden, ohne diese jeweils neu pflegen zu müssen.
   6. Die Datensatzverwaltung nutzen Sie für sogenannte Senden an Verbindungen. Damit können Ihre Anwender Dateien aus unterschiedlichen Bibliotheken an zentrale Ablageorte übertragen. Dann gibt es noch einen umfangreichen Bereich, um die Suche zu konfigurieren.
   7. Weiter geht es mit dem Bereich Apps mit Option zur Verwaltung der Erweiterung von SharePoint. Sie richten hier einen eigenen App-Katalog ein, von dem aus Ihre Anwender ihre SharePoint-Webseiten erweitern können. Im Bereich Freigabe konfigurieren Sie, ob und wie Ihre Anwender SharePoint Webseiten und Dateien, die in Sharepoint-Bibliotheken gespeichert sind, an Personen freigeben können, die nicht zu Ihrer Organisation gehören. Eine umfangreiche Sammlung von diversen Optionen finden Sie im Bereich Einstellungen. Hier finden Sie beispielsweise Darstellungsoptionen. Möchten Sie eine vorhandene lokale SharePoint-Server Umgebung mit SharePoint Online in einer Hybridenbereitstellung aufsetzen, finden Sie im Bereich Hybridkonfiguration einen Assistenten. Beispielsweise um OneDrive for Business aus Office ergänzend zu Ihrer lokalen SharePoint-Umgebung zu nutzen. Zu guter Letzt können Sie im Bereich Gerätezugriff Einschränkungen konfigurieren, damit Ihre SharePoint-Umgebung nur in bestimmten Szenarien benutzt werden kann, beispielsweise nur dann, wenn der Client des Anwenders sich in einem vertrauenswürdigen Netzwerk-Adressbereich befindet.
   8. Somit haben Sie mit dem SharePoint Admin Center umfangreiche Konfigurationsoptionen, um Ihre SharePoint-Umgebung an Ihre Bedürfnisse anzupassen.

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Postfächer verwalten

1. 1. In der Praxis es ist oft erforderlich die Postfächer Ihrer Benutzer an bestimmte Nutzungsszenarien anzupassen. Dazu gehören beispielsweise weitere E-Mail-Adressen und die Freigabe der Postfächer an bestimmte Benutzer.
   2. In der Benutzerverwaltung des Office 365-Admin Centers können Sie für jedes Benutzerkonto direkt verschiedene Einstellungen vornehmen. Hier beispielsweise der Benutzername, die Produktlizenzen und Gruppenmitgliedschaften. Weiter unten befinden sich auch verschiedene Optionen für das Postfach und zum OneDrive des Benutzers. Allerdings verfügt das Postfach über deutlich mehr Einstellungsmöglichkeiten, als die hier aufgeführten.
   3. Klicken Sie auf Exchange-Eigenschaften bearbeiten, springen Sie in ein Optionsfenster, das vom Exchange Admin Center stammt, also der Verwaltungsoberfläche von Exchange Online. Die Postfach-Optionen sind so vielfältig, dass sie hier in verschiedene Bereiche aufgeteilt sind. Der erste Bereich enthält einige allgemeine Angaben wie den Vornamen und den Nachnamen. Diese Werte sind auch im globalen Adressbuch ersichtlich, indem Anwender nach Kontakten aus ihrer Organisation suchen können. Im Bereich Postfachnutzung sehen wir den Zeitpunkt der letzten Anmeldung am Postfach und wieviel Speicherplatz in diesem Postfach bereits belegt wurde.
   4. Weiter geht das mit Kontaktinformationen. Auch diese Angaben sind im globalen Adressbuch sichtbar. Im Bereich Organisation geben Sie an wo der Anwender in Ihrer Organisation arbeitet. Hier gibt es auch die Möglichkeit den Vorgesetzten des Benutzers einzutragen. Diese Information wird beispielsweise für ein Organisationsdiagramm verwendet. Im Bereich E-Mail-Adresse sehen Sie alle Adressen, die für dieses Postfach vorgesehen sind. E-Mail-Adressen erkennen Sie an dem Typ smtp. Dabei erkennen Sie an einem großgeschriebenen SMTP, die sogenannte Antwortadresse oder auch premiere E-Mail-Adresse. Unter dieser Adresse werden E-Mails aus dem Postfach heraus versandt. Sie können jedoch auch eine sekundäre E-Mail-Adresse hinzufügen, beispielsweise wenn an diesem Postfach E-Mails von mehreren Adressen ausgeliefert werden sollen.
   5. Hier ein Beispiel: Angenommen es sollen E-Mails die an mcmenamy@beispielag.de geschickt werden, in diesem Postfach ankommen, geben Sie hier eine weitere E-Mail-Adresse an. Wählen Sie hier den E-Mail-Adresstyp SMTP und geben Sie die E-Mail-Adresse ein. Soll die neue Adresse die premiere E-Mail-Adresse werden, klicken Sie noch auf diese Option.
   6. Die Liste der Adressen enthält aber nicht nur E-Mail-Adressen, sondern es können wie hier auch andere Adressen aufgeführt sein. Beispielsweise sehen wir hier eine SIP-Adresse, was die Kontaktadresse für Skype for Business darstellt. Der Bereich Postfachfunktionen enthält eine Vielzahl von weiteren Optionen. Zunächst sehen wir hier vier verschiedene Richtlinien bezüglich Freigaben, Berechtigung über Rollen, der Aufbewahrung von Postfachinhalten und für die Verwendung des Adressbuchs. Darunter können Sie nicht benötigte oder nicht gewünschte Funktionen deaktivieren, beispielsweise das IMAP und das POP3-Protokol. Mit dem Beweissicherungsverfahren können Sie den Aufbewahrungspflichten Ihres Unternehmens nachkommen, indem Sie Postfachelemente für einen definierten Zeitraum vorhalten, auch wenn Sie der Anwender schon längst aus seinem Postfach gelöscht haben. Die Archivierung betrifft ein optionales zusätzliches Archivpostfach, das Sie Ihren Anwendern zur Verfügung stellen können. Ein solches Archivpostfach wird im Outlook unterhalb des premieren Postfachs eingeblendet. Ganz am Ende dieses Bereiches finden Sie dann noch die Option für den Nachrichtenfluss. Damit richten Sie beispielsweise eine dauerhafte E-Mail-Weiterleitung ein, geben die maximale Größe von E-Mails samt Anhang vor, und bestimmen wer an diesem Postfach Nachrichten senden darf. Im Bereich Mitglied von sehen Sie in welchen Gruppen der Benutzer Mitglied ist.
   7. Weiter geht es mit der E-Mail-Info. Bei einer E-Mail-Info handelt es sich um einen kurzen Text, der automatisch im Outlook eingeblendet wird, wenn jemand dieses Postfach als Empfänger ausgewählt hat. Damit können Sie hilfreiche Nachrichten einblenden lassen, beispielsweise dass eine Antwort etwas länger auf sich warten lassen kann. Zu guter Letzt haben wir noch den Bereich Postfachstellvertretung. Hier geben Sie anderen Benutzern Zugriffsrechte auf das Postfach. Mit Senden als geben Sie einem Benutzer das Recht von diesem Postfach aus Nachrichtens versenden. Senden im Auftrag von ist ähnlich, jedoch erkennt der Empfänger an der Absenderangabe, dass die Nachrichtswahl von diesem Postfach stammt, sie jedoch von einem anderen Benutzer versandt wurde. Mit der Berechtigung „Vollzugriff“ können die Benutzer sich frei in dem Postfach bewegen. Dabei es ist sogar so, dass die Benutzer das Postfach automatisch im Outlook eingeblendet bekommen, sofern sie über voll Zugriffsberechtigung verfügen.
   8. Mit den hier vorgestellten Optionen können Sie die Postfächer Ihrer Anwender sehr individuell an Ihre Bedürfnisse und die Ihrer Organisation anpassen.

Ich nutze noch keine Microsoft Online-Dienste und wünsche ein individuelles Angebot bzw. eine Beratung!

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