SharePoint Online einrichten und verwalten

SharePoint Online einrichten und verwalten

1. 1. SharePoint Online gehört zu den Office 365-Diensten, die mit einer eigenen Verwaltungsoberfläche ausgestattet sind. Nachfolgend wollen wir einige grundlegende Konfigurationen besprechen.
   2. Vom Office 365 Admin Center aus erreichen Sie das SharePoint Admin Center über den Eintrag links unten in der Navigation. Im SharePoint Admin Center selbst finden Sie manche Konfigurationsbereiche, die Sie vielleicht von einem SharePoint Server aus der zentralen Administration her kennen. Der wichtigste Bereich hier ist Websitesammlungen. Hier sehen Sie bereits eine ganze Reihe solcher Websitesammlungen angelegt. Eine Websitesammlung ist im SharePoint Online eine Verwaltungseinheit, die aus mehreren Websites bestehen kann. Der Websitesammlung ist unter anderem ein Administrator zugeordnet und eine maximale Größe, der sogenannte Speichergrenzwert. Am oberen Rand sehen Sie das verfügbare Speicherkontingent. Wie viel SharePoint-Speicher für Sie verfügbar ist, hängt davon ab, wie viele SharePoint-Lizenzen Sie abonniert haben. Rechts daneben sehen Sie außerdem, das Serverressourcenkontingent und darunter die entsprechenden Angaben für jede Websitesammlung.
   3. Die Serverressourcen gehören zum Konzept der sogenannten Sandboxed Solutions. Dabei handelt es sich um ein Entwicklungsmodell mit dem SharePoint online durch eigene Anwendung erweitert werden kann. In der Praxis hat sich dieses Konzept jedoch nicht durchgesetzt, und die Verwaltung der Ressourcen ist nur noch aus Rückwärts-Kompatibilitätsgründen vorhanden. Am linken Rand des SharePoint Admin Centers finden Sie neben der Websitesammlungsverwaltung noch einige weitere Konfigurationsbereiche, die Sie je nach Nutzungsszenario benötigen.
   4. InfoPath betrifft die Formularlösung, die Microsoft bis einschließlich Office 2013 verfolgt hat. Da InfoPath nicht mehr weiterentwickelt wird, sollten Sie für neue formularbasierte Anwendungen den neuen Dienst Power Apps in Betracht ziehen.
      
   5. Im Bereich Benutzerprofil konfigurieren Sie den Aufbau von Personen und Organisationsprofilen. Der Aufbau ist hier sehr ähnlich zur zentralen Administration vom SharePoint-Server. Bei BCS und Einmaliges Anmelden geht es um die Anbindung externer Datenquellen. BCS steht für Business Connectivity Server. Mit BCS können Sie beispielsweise eine SQL-Datenbank anbinden, und in der SharePoint-Oberfläche für den Anwender verfügbar machen. Den Terminologiespeicher verwenden Sie für die zentrale Verwaltung von Begrifflichkeiten, die Sie global in Ihrem Unternehmen einsetzen. Dazu gehören beispielsweise die Bezeichnungen von Standorten. Diese Liste können Sie dann an unterschiedlichen Stellen Ihrer SharePoint-Umgebung verwenden, ohne diese jeweils neu pflegen zu müssen.
   6. Die Datensatzverwaltung nutzen Sie für sogenannte Senden an Verbindungen. Damit können Ihre Anwender Dateien aus unterschiedlichen Bibliotheken an zentrale Ablageorte übertragen. Dann gibt es noch einen umfangreichen Bereich, um die Suche zu konfigurieren.
   7. Weiter geht es mit dem Bereich Apps mit Option zur Verwaltung der Erweiterung von SharePoint. Sie richten hier einen eigenen App-Katalog ein, von dem aus Ihre Anwender ihre SharePoint-Webseiten erweitern können. Im Bereich Freigabe konfigurieren Sie, ob und wie Ihre Anwender SharePoint Webseiten und Dateien, die in Sharepoint-Bibliotheken gespeichert sind, an Personen freigeben können, die nicht zu Ihrer Organisation gehören. Eine umfangreiche Sammlung von diversen Optionen finden Sie im Bereich Einstellungen. Hier finden Sie beispielsweise Darstellungsoptionen. Möchten Sie eine vorhandene lokale SharePoint-Server Umgebung mit SharePoint Online in einer Hybridenbereitstellung aufsetzen, finden Sie im Bereich Hybridkonfiguration einen Assistenten. Beispielsweise um OneDrive for Business aus Office ergänzend zu Ihrer lokalen SharePoint-Umgebung zu nutzen. Zu guter Letzt können Sie im Bereich Gerätezugriff Einschränkungen konfigurieren, damit Ihre SharePoint-Umgebung nur in bestimmten Szenarien benutzt werden kann, beispielsweise nur dann, wenn der Client des Anwenders sich in einem vertrauenswürdigen Netzwerk-Adressbereich befindet.
   8. Somit haben Sie mit dem SharePoint Admin Center umfangreiche Konfigurationsoptionen, um Ihre SharePoint-Umgebung an Ihre Bedürfnisse anzupassen.

Ich nutze noch keine Microsoft Online-Dienste und wünsche ein individuelles Angebot bzw. eine Beratung!

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