Office 365 Support

Postfächer verwalten

Postfächer verwalten

  1. In der Praxis es ist oft erforderlich die Postfächer Ihrer Benutzer an bestimmte Nutzungsszenarien anzupassen. Dazu gehören beispielsweise weitere E-Mail-Adressen und die Freigabe der Postfächer an bestimmte Benutzer.
  2. In der Benutzerverwaltung des Office 365-Admin Centers können Sie für jedes Benutzerkonto direkt verschiedene Einstellungen vornehmen. Hier beispielsweise der Benutzername, die Produktlizenzen und Gruppenmitgliedschaften. Weiter unten befinden sich auch verschiedene Optionen für das Postfach und zum OneDrive des Benutzers. Allerdings verfügt das Postfach über deutlich mehr Einstellungsmöglichkeiten, als die hier aufgeführten.
  3. Klicken Sie auf Exchange-Eigenschaften bearbeiten, springen Sie in ein Optionsfenster, das vom Exchange Admin Center stammt, also der Verwaltungsoberfläche von Exchange Online. Die Postfach-Optionen sind so vielfältig, dass sie hier in verschiedene Bereiche aufgeteilt sind. Der erste Bereich enthält einige allgemeine Angaben wie den Vornamen und den Nachnamen. Diese Werte sind auch im globalen Adressbuch ersichtlich, indem Anwender nach Kontakten aus ihrer Organisation suchen können. Im Bereich Postfachnutzung sehen wir den Zeitpunkt der letzten Anmeldung am Postfach und wieviel Speicherplatz in diesem Postfach bereits belegt wurde.
  4. Weiter geht das mit Kontaktinformationen. Auch diese Angaben sind im globalen Adressbuch sichtbar. Im Bereich Organisation geben Sie an wo der Anwender in Ihrer Organisation arbeitet. Hier gibt es auch die Möglichkeit den Vorgesetzten des Benutzers einzutragen. Diese Information wird beispielsweise für ein Organisationsdiagramm verwendet. Im Bereich E-Mail-Adresse sehen Sie alle Adressen, die für dieses Postfach vorgesehen sind. E-Mail-Adressen erkennen Sie an dem Typ smtp. Dabei erkennen Sie an einem großgeschriebenen SMTP, die sogenannte Antwortadresse oder auch premiere E-Mail-Adresse. Unter dieser Adresse werden E-Mails aus dem Postfach heraus versandt. Sie können jedoch auch eine sekundäre E-Mail-Adresse hinzufügen, beispielsweise wenn an diesem Postfach E-Mails von mehreren Adressen ausgeliefert werden sollen.
  5. Hier ein Beispiel: Angenommen es sollen E-Mails die an mcmenamy@beispielag.de geschickt werden, in diesem Postfach ankommen, geben Sie hier eine weitere E-Mail-Adresse an. Wählen Sie hier den E-Mail-Adresstyp SMTP und geben Sie die E-Mail-Adresse ein. Soll die neue Adresse die premiere E-Mail-Adresse werden, klicken Sie noch auf diese Option.
  6. Die Liste der Adressen enthält aber nicht nur E-Mail-Adressen, sondern es können wie hier auch andere Adressen aufgeführt sein. Beispielsweise sehen wir hier eine SIP-Adresse, was die Kontaktadresse für Skype for Business darstellt. Der Bereich Postfachfunktionen enthält eine Vielzahl von weiteren Optionen. Zunächst sehen wir hier vier verschiedene Richtlinien bezüglich Freigaben, Berechtigung über Rollen, der Aufbewahrung von Postfachinhalten und für die Verwendung des Adressbuchs. Darunter können Sie nicht benötigte oder nicht gewünschte Funktionen deaktivieren, beispielsweise das IMAP und das POP3-Protokol. Mit dem Beweissicherungsverfahren können Sie den Aufbewahrungspflichten Ihres Unternehmens nachkommen, indem Sie Postfachelemente für einen definierten Zeitraum vorhalten, auch wenn Sie der Anwender schon längst aus seinem Postfach gelöscht haben. Die Archivierung betrifft ein optionales zusätzliches Archivpostfach, das Sie Ihren Anwendern zur Verfügung stellen können. Ein solches Archivpostfach wird im Outlook unterhalb des premieren Postfachs eingeblendet. Ganz am Ende dieses Bereiches finden Sie dann noch die Option für den Nachrichtenfluss. Damit richten Sie beispielsweise eine dauerhafte E-Mail-Weiterleitung ein, geben die maximale Größe von E-Mails samt Anhang vor, und bestimmen wer an diesem Postfach Nachrichten senden darf. Im Bereich Mitglied von sehen Sie in welchen Gruppen der Benutzer Mitglied ist.
  7. Weiter geht es mit der E-Mail-Info. Bei einer E-Mail-Info handelt es sich um einen kurzen Text, der automatisch im Outlook eingeblendet wird, wenn jemand dieses Postfach als Empfänger ausgewählt hat. Damit können Sie hilfreiche Nachrichten einblenden lassen, beispielsweise dass eine Antwort etwas länger auf sich warten lassen kann. Zu guter Letzt haben wir noch den Bereich Postfachstellvertretung. Hier geben Sie anderen Benutzern Zugriffsrechte auf das Postfach. Mit Senden als geben Sie einem Benutzer das Recht von diesem Postfach aus Nachrichtens versenden. Senden im Auftrag von ist ähnlich, jedoch erkennt der Empfänger an der Absenderangabe, dass die Nachrichtswahl von diesem Postfach stammt, sie jedoch von einem anderen Benutzer versandt wurde. Mit der Berechtigung „Vollzugriff“ können die Benutzer sich frei in dem Postfach bewegen. Dabei es ist sogar so, dass die Benutzer das Postfach automatisch im Outlook eingeblendet bekommen, sofern sie über voll Zugriffsberechtigung verfügen.
  8. Mit den hier vorgestellten Optionen können Sie die Postfächer Ihrer Anwender sehr individuell an Ihre Bedürfnisse und die Ihrer Organisation anpassen.