Office 365 Support

NEWS

Microsoft Teams – der neue Chat-basierte Arbeitsbereich in Office 365

Microsoft Teams ist der neue Chat-basierte Arbeitsbereich in Office 365. Es ist eine ganz neue Plattform, die Kontakte, Unterhaltungen und Inhalte an einem Ort zusammenführt. So hat jeder Nutzer produktive Team-Lösungen sofort zur Hand und kann gemeinsam mit anderen mehr erreichen. Teams fügt sich nahtlos in die vertrauten Office-Anwendungen ein und wurde für die globale, sichere Office 365 Cloud entwickelt. Microsoft Teams ist der Einstieg in eine offene, digitale Arbeitswelt – eine Lösung für transparentes, integriertes und vernetztes Arbeiten, mit der alle auf dem gleichen Stand sind.

Case Study: Innerhalb von Teams mit Dateien arbeiten und sich Übersicht verschaffen

Microsoft Teams stellt in jedem Kanal von Teams ein Register oder eine Registerkarte „Dateien“ zur Verfügung. Dort kann man gemeinsam an Dateien arbeiten. In jedem Team kann man vom Kanal „Allgemein“ auf die Registerkarte „Dateien“ gehen. Dort befinden sich dann alle Dateien zu diesem Kanal. Die Dateien sehen und bearbeiten kann jedes Teammitglied.

Bei öffentlichen Gruppen, theoretisch, jedes Mitglied der Organisation.  Man kann eine neue Datei erstellen, indem man oben im Menüband auf „Neu“ klickt und dann einen Dateityp beziehungsweise einen Ordner auswählt. Wenn man beispielsweise ein Excel-Arbeitsblatt erstellen möchte, dann klickt man auf „Excel-Arbeitsblatt“. Hier muss jetzt ein Dateiname angegeben werden, sonst kann die Datei nicht erstellt werden. Das erkennt man auch daran, dass der ERSTELLEN-Button ausgegraut ist.

Jetzt kann man einen Titel hinzufügen und erhält anschließend auch auf der rechten Seite einen grünen Haken. Das bedeutet, der Dateiname ist noch nicht vergeben. Sollte der Dateiname bereits vergeben sein, würde hier ein rotes X angezeigt werden. Dann klickt man anschließend auf ERSTELLEN. Die Datei wird nun angelegt, und zusätzlich in der Excel-Web-App geöffnet. In der Excel-Web-App könnte die Datei direkt bearbeitet und Text hinzugefügt werden.

Zurück in der Team-App kann man sehen, dass die Tabelle kürzlich geändert wurde. Auf der rechten Seite habe ich über die drei Punkte, das sogenannte erweiterte Menü oder die weiteren Optionen, bei den Dateien selbst noch mehr Optionen. Man kann die Datei in Excel Online öffnen,  oder in Excel direkt öffnen. Auch das Verschieben der Datei innerhalb von Teams in andere Kanäle ist möglich. Man kann die Datei auch kopieren, herunterladen, löschen, umbenennen und sogar den Link abrufen.

Den Link abzurufen ist vor allem bei internen Mitarbeitern sehr praktisch. So muss nicht die ganze Datei und große E-Mail-Anhänge verschickt werden, sondern man verschickt einfach nur einen Link, und der Kollege oder die Kollegin kann die Datei über den Link bearbeiten. Über die Option „Dies als Registerkarte erstellen“ erstellt man eine neue Registerkarte, um sich diese Datei als Vorschau zur Verfügung zu stellen. Das ist vor allem für wichtige Dateien in diesem Team oder des Projektes sehr praktisch.

So kann man diese gleich als Vorschau anzeigen. Natürlich muss man aber nicht unbedingt neue Dateien erstellen, man kann auch bestehende hochladen, indem man oben auf das Menüband klickt bei „Hochladen“. Wenn man hier „Hochladen“ klickt, öffnet sich der Dateibrowser und man kann zum gewünschten Ordner navigieren und eine Datei auswählen, die gerne hochladen werden soll. Dies wird einem auch in der Team-App mit einem kurzen Ladebalken angezeigt. Sollten man mehrere Dateien haben, zum Beispiel 20, 30 oder sogar 50, wäre es umständlich alle Dateien über HOCHLADEN hochzuladen.

Deshalb öffnet man parallel einen Dateibrowser und passt dem den Fenster an. Diese Dateien können alle per Drag and Drop in das Team integriert werden. Man markiert die gewünschten Dateien, packt diese mit der linken Maustaste an, zieht diese in das Team-Fenster, sieht dann diesen blauen Rahmen und lässt die linke Maustaste los. Auch jetzt erscheint wieder der Ladebalken, und die Dateien werden in Teams hochgeladen. So kann man schnell und einfach Dateien in Teams integrieren ohne ständig hochladen zu müssen oder neue Dateien erstellen zu müssen.

Man kann auch den Link dieser Dokumentenbibliothek abrufen oder sogar in SharePoint öffnen. So einfach es ist, Dokumente in Teams bereitzustellen oder hochzuladen, um in Teams gemeinsam an Dateien zu arbeiten.

Ich nutze noch keine Microsoft Online-Dienste und wünsche ein individuelles Angebot bzw. eine Beratung!

Bitte hinterlassen Sie uns eine Nachricht!

Beratung

Projektanfrage / Teststellung

Ihre Nachricht

Sie erhalten als Bestätigung automatisch eine Kopie Ihrer Nachricht.

Effiziente Projektverwaltung und Zeiterfassung mit ShareProjects auf SharePoint(Online)-Basis /  ShareProjects inkl. Outlook-Synchronisation

Viele Unternehmens-Fachabteilungen sind auf der Suche nach neuen Möglichkeiten für eine effiziente Projektverwaltung und Zeiterfassung. Zu den Anforderungen gehören insbesondere eine leichte Bedienbarkeit, ein optimiertes Team- und Benutzermanagement sowie eine zentrale Datenverwaltung.

Mit ShareProjects steht jetzt eine hochmoderne Projektverwaltungs- und Zeiterfassungssoftware auf SharePoint-Basis zur Verfügung, die allen Anforderungen gerecht wird. Es besteht eine App-Verknüpfung zu SAP, so dass die einzelnen Projekte aus SAP kommen. In ShareProjects werden dann auf diese Projekte die dazugehörigen Arbeitszeiten mit nur wenigen Mausklicks erfasst. In der mobilen Version lassen sich Projektverwaltung und Teammanagement von jedem Gerät aus effektiv gestalten.

Da ShareProjects auf den vorhandenen SharePoint-Diensten aufbaut und die bereits eingerichteten Usern und Berechtigungen übernimmt, ist die App innerhalb kürzester Zeit für alle vorhandenen User einsatzbereit.

Aufgrund der ShareProjects-Verbindung zu SharePoint und SAP präsentiert sich die App mit herausragenden Features, inkl. Outlook-Synchronisation. ShareProjects unterstützt auch Microsoft Graph. Microsoft Graph wird verwendet, um Benutzer zielgerichtet mit für sie relevanten Informationen zu versorgen und ihnen so zu helfen, produktiver zu arbeiten.

Testen Sie ShareProjects kostenlos und fordern unter dem nachfolgenden Link Ihren kostenlosen Demozugang an!

zur kostenlosen Demoversion

Sie interessieren sich für unsere weiteren Themen?

Als Microsoft Partner of the Year 2016 haben wir uns auf den Aufbau, die Entwicklung, Integration und Migration komplexer MS Infrastrukturen z.B. im Bereich SharePoint, MS Office 365 und Azure (Stack) spezialisiert, wozu auch SAP (HANA) gehört. Schwerpunkte sind dabei Sicherheit und Compliance (z.B. CAL-Lizenzierungen) – hier entwickeln wir für unsere Kunden erfolgreiche Software-Lösungen mit integriertem Datenschutz, Transparenz und optimierten Kontrollfunktionen. Unser Willkommenspaket für Neukunden: Wenn Sie unsere Arbeitsweise kennen lernen möchten, können wir Ihnen gerne eine kostenlose Testmigration einer Ihrer SiteCollections inklusive Staging anbieten.

zu ShareGo

Ob mittelständisches Unternehmen oder Großkonzern – Firmen aus unterschiedlichsten Branchen vertrauen auf unsere Expertise in den Bereichen Migration und Lizenzmanagement. Erfahren Sie in unseren Case Studies mehr über erfolgreich durchgeführte Projekte.

zu Case Studies

Ich nutze noch keine Microsoft Online-Dienste und wünsche ein individuelles Angebot bzw. eine Beratung!

Bitte hinterlassen Sie uns eine Nachricht!

Beratung

Projektanfrage / Teststellung

Ihre Nachricht

Sie erhalten als Bestätigung automatisch eine Kopie Ihrer Nachricht.

Skype for Business einrichten und verwalten 

    1. Sie können Skype for Business Online über eine eigene Verwaltungsoberfläche des Skype for Business Admin Center an Ihre Bedürfnisse anpassen. So finden Sie dort beispielsweise Einstellungen mit den Sie die Zusammenarbeit Ihrer Anwender gemeinsam mit Anwendern aus Partnerunternehmen zulassen. Nachfolgend betrachten wir  die Einstellungsoptionen.
    2. Vom Office 365 Admin Center aus können Sie das Skype for Business Admin Center über den letzten Punkt hier in der Navigation öffnen. Das Admin Center ist ähnlich aufgebaut wie auch die Admin Center der anderen Office 365-Dienste. Es beginnt mit dem Dashboard, welches einige allgemeine Daten über meine Umgebung darstellt.
    3. Im Bereich Benutzer finden Sie eine Liste aller Benutzer, die Sie mit einer Lizenz ausgestattet haben die Skype for Business umfasst. Öffnen Sie einen Benutzer. Sie können dann einstellen wie dieser Anwender Skype for Business nutzen kann.
    4. Am linken Rand gibt es auch noch einige weitere Einstellungen beispielsweise zur Externen Kommunikation, also über Organisationsgrenzen hinweg. Der Bereich Organisation ist in der Praxis sehr wichtig, besonders der Abschnitt Externe Kommunikation. An dieser Stelle können Sie die Zusammenarbeit mit anderen Organisationen zulassen oder unterbinden. Neben der vollständigen Deaktivierung können Sie den Zugriff auf Basis von Domänen zulassen oder blockieren.
    5. Im Bereich Einwahlkonferenzen können Sie konfigurieren ob und wie Ihre Anwender per Telefon an Skype-Konferenzen teilnehmen können. Manche Office 365-Lizenzen enthalten dieses Funktionsmerkmal. Es gibt jedoch auch Drittanbieter, die diese Funktionalität bereitstellen. Unter Online-Konferenzen finden Sie einige Optionen, beispielsweise für Bilder und Texte, die in Termineinladung für Skype-Konferenzen aufgeführt werden, die Sie über dem Outlook Client erzeugen.
    6. Soweit ein kurzer Überblick in die Konfigurationsoption des Skype for Business Admin Centers.

Ich nutze noch keine Microsoft Online-Dienste und wünsche ein individuelles Angebot bzw. eine Beratung!

Bitte hinterlassen Sie uns eine Nachricht!

Beratung

Projektanfrage / Teststellung

Ihre Nachricht

Sie erhalten als Bestätigung automatisch eine Kopie Ihrer Nachricht.

SharePoint Online einrichten und verwalten

    1. SharePoint Online gehört zu den Office 365-Diensten, die mit einer eigenen Verwaltungsoberfläche ausgestattet sind. Nachfolgend wollen wir einige grundlegende Konfigurationen besprechen.
    2. Vom Office 365 Admin Center aus erreichen Sie das SharePoint Admin Center über den Eintrag links unten in der Navigation. Im SharePoint Admin Center selbst finden Sie manche Konfigurationsbereiche, die Sie vielleicht von einem SharePoint Server aus der zentralen Administration her kennen. Der wichtigste Bereich hier ist Websitesammlungen. Hier sehen Sie bereits eine ganze Reihe solcher Websitesammlungen angelegt. Eine Websitesammlung ist im SharePoint Online eine Verwaltungseinheit, die aus mehreren Websites bestehen kann. Der Websitesammlung ist unter anderem ein Administrator zugeordnet und eine maximale Größe, der sogenannte Speichergrenzwert. Am oberen Rand sehen Sie das verfügbare Speicherkontingent. Wie viel SharePoint-Speicher für Sie verfügbar ist, hängt davon ab, wie viele SharePoint-Lizenzen Sie abonniert haben. Rechts daneben sehen Sie außerdem, das Serverressourcenkontingent und darunter die entsprechenden Angaben für jede Websitesammlung.
    3. Die Serverressourcen gehören zum Konzept der sogenannten Sandboxed Solutions. Dabei handelt es sich um ein Entwicklungsmodell mit dem SharePoint online durch eigene Anwendung erweitert werden kann. In der Praxis hat sich dieses Konzept jedoch nicht durchgesetzt, und die Verwaltung der Ressourcen ist nur noch aus Rückwärts-Kompatibilitätsgründen vorhanden. Am linken Rand des SharePoint Admin Centers finden Sie neben der Websitesammlungsverwaltung noch einige weitere Konfigurationsbereiche, die Sie je nach Nutzungsszenario benötigen.
    4. InfoPath betrifft die Formularlösung, die Microsoft bis einschließlich Office 2013 verfolgt hat. Da InfoPath nicht mehr weiterentwickelt wird, sollten Sie für neue formularbasierte Anwendungen den neuen Dienst Power Apps in Betracht ziehen.
    5. Im Bereich Benutzerprofil konfigurieren Sie den Aufbau von Personen und Organisationsprofilen. Der Aufbau ist hier sehr ähnlich zur zentralen Administration vom SharePoint-Server. Bei BCS und Einmaliges Anmelden geht es um die Anbindung externer Datenquellen. BCS steht für Business Connectivity Server. Mit BCS können Sie beispielsweise eine SQL-Datenbank anbinden, und in der SharePoint-Oberfläche für den Anwender verfügbar machen. Den Terminologiespeicher verwenden Sie für die zentrale Verwaltung von Begrifflichkeiten, die Sie global in Ihrem Unternehmen einsetzen. Dazu gehören beispielsweise die Bezeichnungen von Standorten. Diese Liste können Sie dann an unterschiedlichen Stellen Ihrer SharePoint-Umgebung verwenden, ohne diese jeweils neu pflegen zu müssen.
    6. Die Datensatzverwaltung nutzen Sie für sogenannte Senden an Verbindungen. Damit können Ihre Anwender Dateien aus unterschiedlichen Bibliotheken an zentrale Ablageorte übertragen. Dann gibt es noch einen umfangreichen Bereich, um die Suche zu konfigurieren.
    7. Weiter geht es mit dem Bereich Apps mit Option zur Verwaltung der Erweiterung von SharePoint. Sie richten hier einen eigenen App-Katalog ein, von dem aus Ihre Anwender ihre SharePoint-Webseiten erweitern können. Im Bereich Freigabe konfigurieren Sie, ob und wie Ihre Anwender SharePoint Webseiten und Dateien, die in Sharepoint-Bibliotheken gespeichert sind, an Personen freigeben können, die nicht zu Ihrer Organisation gehören. Eine umfangreiche Sammlung von diversen Optionen finden Sie im Bereich Einstellungen. Hier finden Sie beispielsweise Darstellungsoptionen. Möchten Sie eine vorhandene lokale SharePoint-Server Umgebung mit SharePoint Online in einer Hybridenbereitstellung aufsetzen, finden Sie im Bereich Hybridkonfiguration einen Assistenten. Beispielsweise um OneDrive for Business aus Office ergänzend zu Ihrer lokalen SharePoint-Umgebung zu nutzen. Zu guter Letzt können Sie im Bereich Gerätezugriff Einschränkungen konfigurieren, damit Ihre SharePoint-Umgebung nur in bestimmten Szenarien benutzt werden kann, beispielsweise nur dann, wenn der Client des Anwenders sich in einem vertrauenswürdigen Netzwerk-Adressbereich befindet.
    8. Somit haben Sie mit dem SharePoint Admin Center umfangreiche Konfigurationsoptionen, um Ihre SharePoint-Umgebung an Ihre Bedürfnisse anzupassen.

Ich nutze noch keine Microsoft Online-Dienste und wünsche ein individuelles Angebot bzw. eine Beratung!

Bitte hinterlassen Sie uns eine Nachricht!

Beratung

Projektanfrage / Teststellung

Ihre Nachricht

Sie erhalten als Bestätigung automatisch eine Kopie Ihrer Nachricht.

 
Contact
close slider

Beratung

Projektanfrage / Teststellung

Ihre Nachricht

Sie erhalten als Bestätigung automatisch eine Kopie Ihrer Nachricht.