Neues in Microsoft Planner Teil 2: Pläne für externe Nutzer freigeben
Grundsätzlich können Pläne auch von externen Nutzern verwendet werden. Leider gibt es aber Stellen, an denen Planner Ihnen das noch nicht erlaubt. Ist ein Plan in einem Team integriert, haben Sie keine Umstände damit.
Im nachfolgenden Beispiel liegt der Plan innerhalb des Teams „Vertrieb“ als Registerkarte „Vertriebsplanung“. Sie laden in Ihr Team eine externe Person ein, soweit das bei Ihnen im Unternehmen erlaubt ist, damit hat die externe Person dann auch Zugriff auf den darin befindlichen Plan.
Dieser Fall ist also unproblematisch.Schwieriger ist es, wenn Sie einen Plan haben, der nicht innerhalb eines Teams liegt. Sehen wir uns den Fall genauer an.
Ich klicke auf Mitglieder und füge zum Beispiel eine externe Person, den Herrn Kaiser, hinzu. Nach einem Moment wird mir Herr Kaiser vorgeschlagen, ich wähle ihn aus und habe ihn als Gast hinzugefügt. Füge ich nun aber noch eine zweite Person hinzu, zum Beispiel den Herrn Müller, so wird Herr Müller nicht gefunden.
Planner zeigt mir an: „Keine Ergebnisse gefunden“, und ich habe nun auch keine Möglichkeit, Herrn Müller hinzuzufügen. Woran liegt das? Das liegt daran, dass Planner Sie nur externe Personen hinzufügen lässt, die bereits in Ihrem globalen Adressverzeichnis vorhanden sind. Wie bei dem Herrn Kaiser, er war bereits im Adressverzeichnis vorhanden, ich konnte ihn auswählen. Herr Müller ist noch nicht im Adressverzeichnis und ich kann ihn hier auch nicht hinzufügen.
Das bedeutet: Haben Sie zum Beispiel mit dieser Person bereits in einem Team zusammengearbeitet, wurde die Person beim Hinzufügen in das Team auch in das globale Adressverzeichnis aufgenommen. Diese Person können Sie dann auch in Planner hinzufügen, wie unseren Herrn Kaiser. Haben Sie aber noch nie mit dieser Person zusammengearbeitet, so kann Sie Planner im globalen Adressverzeichnis nicht finden und es gibt auch keinen Weg, aus Planner heraus die Person dort anzulegen.
Als Workaround könnten Sie nun ein leeres Team in Microsoft Teams anlegen, nur zu dem Zweck, dass Sie die Person einmalig hinzufügen und das Team zum Beispiel anschließend auch wieder löschen. Damit ist aber die Person in Ihr globales Adressverzeichnis aufgenommen worden. Anschließend können Sie diese Person dann auch in Ihren Plan in Planner hinzufügen. Ich lege also in Teams ein neues Dummy-Team an.
Dann bestätige ich die Einstellung mit „Weiter“, wähle nun die externe Person aus, den Herrn Müller, und hier habe ich die Möglichkeit, dass ich ihn als Gast hinzufüge. Ich bestätige diesen Eintrag, klicke auf „Hinzufügen“ und in diesem Moment wird er dem globalen Adressverzeichnis hinzugefügt. Ich bestätige mit „Schließen“ und das war schon der ganze Zweck der Erstellung eines Dummy-Teams.
Ich wechsle nun zurück zu Planner. Nun versuche ich erneut, den Herrn Müller hinzuzufügen und ich finde ihn in der Suche.
Ich kann ihn nun auswählen und schon ist er auch Teil meines Plans. Das Dummy-Team, welches Sie angelegt haben, können Sie auch getrost wieder löschen. Der Eintrag in das Adressbuchverzeichnis ist erfolgt und bleibt bestehen.
Ich nutze noch keine Microsoft Online-Dienste und wünsche ein individuelles Angebot bzw. eine Beratung!