Office 365 Support

Microsoft Teams: Mit Dateien innerhalb von Teams arbeiten und sich Übersicht verschaffen

Microsoft Teams – der neue Chat-basierte Arbeitsbereich in Office 365

Microsoft Teams ist der neue Chat-basierte Arbeitsbereich in Office 365. Es ist eine ganz neue Plattform, die Kontakte, Unterhaltungen und Inhalte an einem Ort zusammenführt. So hat jeder Nutzer produktive Team-Lösungen sofort zur Hand und kann gemeinsam mit anderen mehr erreichen. Teams fügt sich nahtlos in die vertrauten Office-Anwendungen ein und wurde für die globale, sichere Office 365 Cloud entwickelt. Microsoft Teams ist der Einstieg in eine offene, digitale Arbeitswelt – eine Lösung für transparentes, integriertes und vernetztes Arbeiten, mit der alle auf dem gleichen Stand sind.

Case Study: Innerhalb von Teams mit Dateien arbeiten und sich Übersicht verschaffen

Microsoft Teams stellt in jedem Kanal von Teams ein Register oder eine Registerkarte „Dateien“ zur Verfügung. Dort kann man gemeinsam an Dateien arbeiten. In jedem Team kann man vom Kanal „Allgemein“ auf die Registerkarte „Dateien“ gehen. Dort befinden sich dann alle Dateien zu diesem Kanal. Die Dateien sehen und bearbeiten kann jedes Teammitglied.

Bei öffentlichen Gruppen, theoretisch, jedes Mitglied der Organisation.  Man kann eine neue Datei erstellen, indem man oben im Menüband auf „Neu“ klickt und dann einen Dateityp beziehungsweise einen Ordner auswählt. Wenn man beispielsweise ein Excel-Arbeitsblatt erstellen möchte, dann klickt man auf „Excel-Arbeitsblatt“. Hier muss jetzt ein Dateiname angegeben werden, sonst kann die Datei nicht erstellt werden. Das erkennt man auch daran, dass der ERSTELLEN-Button ausgegraut ist.

Jetzt kann man einen Titel hinzufügen und erhält anschließend auch auf der rechten Seite einen grünen Haken. Das bedeutet, der Dateiname ist noch nicht vergeben. Sollte der Dateiname bereits vergeben sein, würde hier ein rotes X angezeigt werden. Dann klickt man anschließend auf ERSTELLEN. Die Datei wird nun angelegt, und zusätzlich in der Excel-Web-App geöffnet. In der Excel-Web-App könnte die Datei direkt bearbeitet und Text hinzugefügt werden.

Zurück in der Team-App kann man sehen, dass die Tabelle kürzlich geändert wurde. Auf der rechten Seite habe ich über die drei Punkte, das sogenannte erweiterte Menü oder die weiteren Optionen, bei den Dateien selbst noch mehr Optionen. Man kann die Datei in Excel Online öffnen,  oder in Excel direkt öffnen. Auch das Verschieben der Datei innerhalb von Teams in andere Kanäle ist möglich. Man kann die Datei auch kopieren, herunterladen, löschen, umbenennen und sogar den Link abrufen.

Den Link abzurufen ist vor allem bei internen Mitarbeitern sehr praktisch. So muss nicht die ganze Datei und große E-Mail-Anhänge verschickt werden, sondern man verschickt einfach nur einen Link, und der Kollege oder die Kollegin kann die Datei über den Link bearbeiten. Über die Option „Dies als Registerkarte erstellen“ erstellt man eine neue Registerkarte, um sich diese Datei als Vorschau zur Verfügung zu stellen. Das ist vor allem für wichtige Dateien in diesem Team oder des Projektes sehr praktisch.

So kann man diese gleich als Vorschau anzeigen. Natürlich muss man aber nicht unbedingt neue Dateien erstellen, man kann auch bestehende hochladen, indem man oben auf das Menüband klickt bei „Hochladen“. Wenn man hier „Hochladen“ klickt, öffnet sich der Dateibrowser und man kann zum gewünschten Ordner navigieren und eine Datei auswählen, die gerne hochladen werden soll. Dies wird einem auch in der Team-App mit einem kurzen Ladebalken angezeigt. Sollten man mehrere Dateien haben, zum Beispiel 20, 30 oder sogar 50, wäre es umständlich alle Dateien über HOCHLADEN hochzuladen.

Deshalb öffnet man parallel einen Dateibrowser und passt dem den Fenster an. Diese Dateien können alle per Drag and Drop in das Team integriert werden. Man markiert die gewünschten Dateien, packt diese mit der linken Maustaste an, zieht diese in das Team-Fenster, sieht dann diesen blauen Rahmen und lässt die linke Maustaste los. Auch jetzt erscheint wieder der Ladebalken, und die Dateien werden in Teams hochgeladen. So kann man schnell und einfach Dateien in Teams integrieren ohne ständig hochladen zu müssen oder neue Dateien erstellen zu müssen.

Man kann auch den Link dieser Dokumentenbibliothek abrufen oder sogar in SharePoint öffnen. So einfach es ist, Dokumente in Teams bereitzustellen oder hochzuladen, um in Teams gemeinsam an Dateien zu arbeiten.

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