Office 365 Support

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Kapitel 1: Mobilität macht dem Business Beine

Word – Kommentare per Smartphone senden

Müssen Sie einem Kollegen von unterwegs schnell Feedback schicken? Mit der Word Mobile-App können Sie Dokumente direkt auf Ihrem Android- Gerät oder iPhone bearbeiten.

Kommentieren leicht gemacht: Tippen Sie erst in das Dokument und dann auf „Bearbeiten“.

Geben Sie Ihren Kommentar ein. Beim ersten Mal werden Sie nach Ihrem Benutzernamen gefragt, damit Ihre Kollegen wissen, wer das Dokument bearbeitet hat.

 

Excel – 4 Shortcuts die Ihr Team begeistern werden

Nutzen Sie Excel unterwegs, ohne an Ihren Desktop gebunden zu sein. Mit Excel auf dem Smartphone oder Tablet haben Sie die gleichen Möglichkeiten wie auf dem Laptop.

Formeln: Auf der Registerkarte Formeln können Sie unterwegs Berechnungen durchführen.

Einfacher Zugriff auf Daten: Speichern Sie Excel-Dateien auf OneDrive, um Sie auf Ihrem bevorzugtem Gerät benutzen zu können.

Integrierte Tastatur: Fügen Sie über die Bildschirmtastatur auf dem Tablet ganz einfach Formeln ein.

Empfohlene Diagramme: Visualisieren Sie Daten mit wenigen Klicks. Diese Funktion ist optimiert für kleinere Displays.

PowerPoint Mobile – grenzenlose Freiheit

Von unterwegs kreativ sein und präsentieren: Möchten Sie auf dem Weg zu einer Präsentation noch eine letzte Korrektur vornehmen? Dies können Sie mit der PowerPoint-App direkt auf dem Smartphone oder Tablet erledigen.

Notizen stets griffbereit: Lesen Sie Ihre Notizen direkt vom Smartphone.

Kabellose Freiheit: Auch ohne Kabel können Sie direkt mit Ihrer Präsentation beginnen: Steuern Sie in der Referentenansicht, was Ihr Publikum sieht, und zeigen Sie Sprechernotizen nur auf dem Tablet an. Verwenden Sie Stift, Laserpointer und Markierungen, um die Aufmerksamkeit auf wichtige Punkte zu lenken.

Fokussiert bleiben: Stellen Sie durch handschriftliche Notizen wichtige Punkte heraus.

OneDrive – Teilen leicht gemacht

OneDrive ermöglicht den nahtlosen Zugriff auf Dateien, sodass Sie von praktisch überall im Team arbeiten können. Die Vorschau unterstützt mehr als 270 gängige Dateitypen wie PDF, Photoshop, Illustrator, Visio, medizinische DICOM-Bilder und vieles mehr. Videostreaming-on-Demand erspart Ihnen langwierige Downloads. Teilen Sie Ihre Dateien, um Dritten den nahtlosen, sicheren Zugriff zu ermöglichen. Sie können eine Datei oder einen Ordner gezielt freigeben oder mehreren – internen und externen – Personen einen Link senden. Legen Sie außerdem fest, wie lange ein Link gültig sein soll, und kontrollieren und ändern Sie im Handumdrehen die erteilten Berechtigungen.

Microsoft Teams – In Echtzeit kommunizieren

In der modernen Geschäftswelt wird es immer schwerer, alle Beteiligten an einem Ort zu versammeln. Teams ist eine Allround-Besprechungslösung, mit der Ihre Mitarbeiter Office-Dateien vom Desktop oder Mobilgerät aus in Anrufe oder Chats einbinden können, zum Beispiel animierte PowerPointDokumente.

Quelle: https://info.microsoft.com


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ShareProjects: Moderne Zeiterfassung unter Office 365 und SharePoint inklusive SAP-AddOn

ShareProjects Top Features: Integration von SAP, Office 365 und SharePoint Online – Express-Installation inklusive.

Mit dieser Software können Sie Ihre projektbezogenen Tätigkeiten eines Arbeitstages mit wenigen Klicks dokumentieren.

ShareProjects ist eine einfache projektbezogene Zeiterfassung, entwickelt speziell für Azure, Office365 und SharePoint.

  • ShareProjects ist nahtlos in SAP integriert.
  • Sie können ShareProjects von allen Geräten aufrufen.
  • ShareProjects ist als ADD-In in wenigen Minuten installiert und sofort auf jedem Gerät verfügbar. Die vorhandenen User werden aus der Active Directory übernommen, so dass diese sofort mit der Arbeit starten können! Durch unsere sehr leichte One-Button-Backup-Funktion können Sie reibungslos von einem System zum anderen wechseln.
  • Export in Excel.

ShareProjects: Projekte anlegen/kopieren – Zeiten erfassen

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ShareProjects: Filtern nach Monat/Projekt – Export in Excel

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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Microsoft Azure: 10 Tipps für Ihren Einstieg in die Cloud

Die Cloud ist flexibel, skalierbar und damit unabdingbar, um die Digitalisierung in Ihrem Unternehmen zu forcieren. Einen leichten Einstieg ermöglicht Microsoft Azure. Damit Sie wirklich Kosten sparen, die Effizienz steigern und Stolperfallen umgehen, sollten Sie diese 10 Tipps berücksichtigen.

Microsoft Azure bietet ein umfangreiches Konglomerat an Cloud-Diensten, mit denen sich Ressourcen sukzessive in die digitale Wolke verlagern lassen. Die Cloud hilft Ihnen, Kosten zu sparen und die Effizienz zu erhöhen. Wer jedoch völlig unvorbereitet auf die Cloud umsteigt und dadurch ggf. falsche Strukturen schafft oder mangelnde Sicherheitsmaßnahmen trifft, kann die Kosten auch unnötig erhöhen. So umgehen Sie die Tücken:

Tipp 1: Definieren Sie Struktur und Regelwerk

Im ersten Schritt – noch bevor technische Aspekte eine Rolle spielen – sollten Sie Ihr Azure-Umfeld genau planen und geeignete Hierarchien und Sicherheitsvorkehrungen bestimmen. Nur so lässt sich ein späteres Chaos vermeiden.

Die Organisation in Microsoft Azure erfolgt über Subscriptions. Dies sind in sich geschlossene, logische Einheiten, in denen User Ressourcen schaffen und verwalten können. Innerhalb jeder Subscription lassen sich Regeln festlegen sowie Rollen und Rechte vergeben. So wird zum Beispiel definiert, wer Ressourcen anlegen darf oder wie hoch das Kostenlimit für die Ressource ist.

Es ist ratsam, mehrere Subscriptions anzulegen, beispielsweise für verschiedene Abteilungen oder Standorte. Außerdem sollten interne Systeme und Kundensysteme voneinander losgelöst in unterschiedlichen Subscriptions liegen.

Tipp 2: Verteilen Sie Rechte mit Bedacht

Viele Unternehmen suchen sich beim Einstieg in die Microsoft Azure Cloud Unterstützung bei einem externen Berater. Das macht Sinn, kann der Spezialist doch sehr gezielt mit seinem Know-how helfen. Aber Vorsicht bei der Rechtevergabe. Sie sollten einem externen Dienstleister nie Admin- oder Co-Admin-Rechte zusprechen. Denn damit hätte er vollständigen Einblick und Zugriff auf Ihre Subscriptions, Datenbanken und Daten. Geben Sie Externen nur Berechtigungen für die benötigten Umgebungen.

Tipp 3: Nutzen Sie Managed Disks

Microsoft vereinfacht mit der Managed-Disks-Funktion die Datenträgerverwaltung für virtuelle Maschinen in Azure IaaS. Das Feature sorgt beispielsweise automatisch dafür, dass den VMs genügend IOPS zur Verfügung stehen, indem die darunter befindlichen Storage Accounts automatisiert administriert werden. Dies reduziert den Management-Aufwand enorm. Des Weiteren stellen Managed Disks Hochverfügbarkeit auf der Storage-Ebene sicher, indem Daten entsprechend zugehöriger VMs in Availability Sets organisiert werden. So läuft der Betrieb reibungslos weiter, wenn mal ein Bereich ausfällt.

Werden hochverfügbare Installationen in Azure ohne Managed Disks eingerichtet, arbeiten zwar die VMs auf unterschiedlichen Host-Systemen, der Storage ist jedoch nicht zwingend ausfallgeschützt.

Tipp 4: Lassen Sie virtuelle Maschinen in der Cloud nie ohne Firewall arbeiten

Jede virtuelle Maschine in der Cloud benötigt eine Firewall. Das ist auch dann wichtig, wenn sie keine öffentliche IP-Adresse hat und nur über das Intranet erreichbar ist. Denn in Azure lassen sich Einstellungen schnell ändern. Ob versehentlich oder beabsichtigt: Mit nur einem Klick erhält eine VM dann plötzlich eine Public IP. Wenn dann keine Firewall aktiv ist, haben Hacker leichtes Spiel.

Tipp 5: Machen Sie Backups

Wenn man in Azure eine virtuelle Maschine oder einen Storage Account löscht, sind sie auch unwiderruflich weg. Um gegen Datenverlust gefeit zu sein, sollten Sie unbedingt Backups machen. Azure offeriert für virtuelle Server die Lösung „Azure Backup“. Damit ist es möglich, Server zu sichern und ganz oder teilweise auf Dateiebene wiederherzustellen. In Azure kann man zudem Drittanbieter-Produkte verwenden. Dies empfiehlt sich zum Beispiel für die Sicherung von Office 365 Daten, da es hier von Microsoft keine eigene umfassende Backup-Lösung gibt.

Tipp 6: Behalten Sie versteckte Kosten im Blick

Ausgehender Datenverkehr in Azure kostet Geld. Das sind versteckte Kosten, die Sie einplanen sollten – gerade wenn Sie ein Backup-Tool eines Drittanbieters nutzen. Müssen Sie beispielsweise vier Terabyte von einem Fileserver wiederherstellen, bedeutet das vier Terabyte ausgehender Datentransfer, den Sie zusätzlich bezahlen. Auch andere Positionen, an die man oft nicht denkt, bedingen Kosten. Fallen für eine Public-IP-Adresse zum Beispiel nur 2,50 Euro im Monat an, sind das bei 100 IP-Adressen immerhin 250 Euro.

Tipp 7: Checken Sie Lizenzen von Drittanbietern

Bevor Sie Software von Drittanbietern in der Cloud nutzen, sollten Sie deren Lizenzen genau prüfen. Einige Hersteller erlauben es nicht, ihre Software in Azure zu betreiben. Oder sie fordern dafür ein Zusatzabkommen. Ein Lizenzverstoß kann teuer werden!

Tipp 8: Kalkulieren Sie geeignete Bandbreiten

Für Backup und Recovery oder Log-Analysen müssen oftmals große Datenmengen ausgetauscht werden. Dafür ist eine entsprechende Bandbreite vonnöten. Sie sollten daher eine Langzeitbetrachtung durchführen, in der Sie das Logging-Verhalten Ihrer Systeme analysieren. Daraus ergibt sich, wie viel Bandbreite Sie brauchen. Allerdings genügt es nicht nur ein oder zwei Tage zu beobachten. Sie sollten auch Phasen berücksichtigen, in denen die Last auf das System höher ist als gewöhnlich, denn dann entstehen mehr Logs und mehr Traffic.

Tipp 9: Planen Sie realistische Ressourcen für virtuelle Maschinen

Bemessen Sie einer virtuellen Maschine nicht zu viel CPU, RAM und Speicher zu. Das verursacht unnötige Kosten. In Azure bezahlen Sie nach verbrauchten Ressourcen, das heißt 16 GB RAM kosten doppelt so viel wie 8 GB.

Wie aber kalkuliert man realistisch, welchen Bedarf eine VM hat, damit sie zuverlässig arbeitet? Erfahrungswerte aus dem eigenen Rechenzentrum lassen sich nicht eins zu eins auf Azure übertragen. Die Cloud läuft auf ganz anderer, leistungsfähigerer Hardware. Es empfiehlt sich, das neue Microsoft Tool „Azure Migrate“ für die Planung zu verwenden. Es prüft die laufenden Systeme in bestehenden VMware-Umgebungen und errechnet, welche Ressourcen sie in Azure benötigen.

Tipp 10: Seien Sie innovationsfreudig

Denken Sie darüber nach, wie Sie Ihre Cloud-Nutzung weiterentwickeln können. Platform as a Service ist beispielsweise nicht nur für Entwickler spannend. Eruieren Sie, in welchen Bereichen PaaS bestehende Systeme ablösen kann. Ein klassischer Webserver lässt sich vielleicht durch eine Web App austauschen, ein SQL-Server durch SQL as a Service. PaaS ist per se günstiger als eigene Systeme aufzusetzen und zu betreiben.

Diese 10 Tipps verdeutlichen, wie wichtig es ist, sich Zeit für eine genaue Planung zu nehmen. Nur so lassen sich unnötige Kosten und Risiken vermeiden.

 

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Kapitel 2: Gute Zusammenarbeit – der Schlüssel zum Erfolg

Dokumente gemeinsam erstellen

Teamarbeit spielt eine wichtige Rolle in Office 365. Dank der gemeinsamen Dokumenterstellung können Teammitglieder Ideen einfach austauschen und Dokumente direkt kommentieren. Mit dem übersichtlichen Versionsverlauf lassen sich Änderungen ganz einfach anzeigen, annehmen oder ablehnen. Außerdem können Sie zu einer früheren Version zurückkehren, ohne dass irgendetwas verloren geht. Neue Funktionen sorgen dafür, dass mehrere Personen in Echtzeit an einer Präsentation arbeiten können.

Word – Dokumente gemeinsam erstellen

Sofort loslegen: Die gemeinsame Dokumenterstellung in Echtzeit steht Ihnen sofort zur Verfügung. Speichern Sie einfach Ihr Word-Dokument in OneDrive und klicken Sie oben rechts im Fenster auf Freigeben. Die Schritte sind immer gleich, ob im Web, im Explorer unter Windows 10 oder Windows 7 oder im Finder auf dem Mac.

Kollegen einladen: Sie können Dateien intern und extern mit Anderen teilen und gemeinsam bearbeiten, ohne dass diese über ein Office 365-Abonnement verfügen müssen.

Gemeinsam im Echtzeit bearbeiten: Sobald Ihre Kollegen angemeldet sind und Änderungen in Word oder Word Online vornehmen, werden diese in Echtzeit angezeigt.

Nahtlos zusammenarbeiten: Sie und Ihr Team können in Echtzeit Inhalte verfassen, kommentieren und überarbeiten. Fügen Sie Ihre Kommentare oder Antworten direkt neben dem Text ein, damit Ihre Kollegen der Diskussion folgen können.

Excel – Dokumente gemeinsam erstellen

Den detaillierten Dokumentverlauf anzeigen: Öffnen Sie den Bereich Verlauf, indem Sie auf Datei > Verlauf klicken. Sie sehen auf einen Blick, wann die Datei erstellt und zuletzt geändert wurde.

Mitautoren anzeigen: Alle Überarbeitungen werden mit Datum und dem Namen der Person angezeigt, die die Änderungen vorgenommen hat. So wissen Sie immer, an wen Sie sich bei Rückfragen wenden können.

Den Versionsverlauf anzeigen: Klicken Sie auf eine Version, um sie zu öffnen und mit späteren Versionen derselben Datei zu vergleichen.

Frühere Versionen wiederherstellen: Wenn Sie zu einer früheren Version zurückkehren möchten, klicken Sie einfach auf Wiederherstellen, um die Datei auf einen früheren Stand zurückzusetzen.

PowerPoint – Dokumente gemeinsam erstellen

Transparent arbeiten: In der oberen rechten Ecke des Bildschirms sehen Sie, wer gerade an der Datei arbeitet und an welcher Stelle die Änderungen vorgenommen werden. Mit einem Klick gelangen Sie direkt zu der Folie, die aktuell bearbeitet wird.

Einen Videochat beginnen: Klicken Sie auf das Profilbild einer Person und auf das Skype-Logo, um einen Gruppenchat zu starten und ein gemeinsames Projekt zu besprechen.

Änderungen im Dokument verfolgen: Der Aktivitätsfeed zeigt Ihnen den gesamten Änderungsverlauf Ihres Dokuments an. Falls nötig, können Sie ganz einfach zu einer früheren Version zurückkehren.

Per Kommentar kommunizieren: Folgen Sie der gesamten Unterhaltung, und beantworten oder löschen Sie Kommentare über leicht zugängliche Schaltflächen.

Outlook – Tipps für das Teilen von Anlagen

Outlook 2016 bietet eine neue, verbesserte Methode, um Dateien als Anlage zu teilen.

Anlagen hochladen und freigeben:  Senden Sie Dateien wie gewohnt als Anlage, oder laden Sie Dateien direkt aus Outlook auf OneDrive oder eine SharePoint-Teamwebsite hoch. So können alle dieselbe Version abrufen, anzeigen und bearbeiten. Unter zuletzt verwendeten Dateien wählen Wenn Sie eine Datei anfügen, sehen Sie Ihre zuletzt verwendeten Dokumente. Vorbei sind die Zeiten, als Sie eine Datei noch umständlich suchen mussten, um sie an eine E-Mail anzufügen.

Microsoft Teams – 2 Strategien für die geschickte Zusammenarbeit in Teams

Teams vereint Anrufe, Besprechungen und Chats an einem Ort und sorgt so für eine nahtlose Kommunikation.

1. Einen Gruppenchat mit allen Beteiligten halten: Direkt in Teams können Sie einen Sprach- oder Videoanruf starten.

2. Gäste in einen Chat einladen: Der sichere Gastzugriff ermöglicht, andere Nutzer in Chats, Besprechungen oder Anrufe innerhalb der Teams-Umgebung einzuladen.

 

 

 

 

 

 

Quelle: https://info.microsoft.com


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