Office 365 Support

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Zugriff auf freigegebene Postfächer konfigurieren 

  1. Mit Office 365 können Sie gemeinsam mit anderen Personen nicht nur Dateien austauschen, sondern Sie können auch Postfächer gemeinsam verwenden. Freigegebene Postfächer werden typischerweise für allgemeine E-Mail-Adressen verwendet wie etwa info@BeispielAG.de oder support@BeispielAG.de. Auf solche Postfächer haben dann mehrere Anwender Zugriff, um die daran enthaltenen E-Mails zu bearbeiten und zu beantworten.
  2. Die Verwaltung der freigegebenen Postfächer finden Sie im Exchange Admin Center, aber auch direkt hier im Office 365 Admin Center im Bereich Gruppen und dann Freigegebene Postfächer. Legen wir zunächst ein neues freigegebenes Postfach an. Ich klicke auf Postfach hinzufügen. Das neue Postfach bekommt dann einen Namen und eine E-Mail-Adresse. Als nächstes füge ich zum Postfach einige Mitglieder hinzu, die dann mit dem Postfach arbeiten können. In der Liste wähle ich die neuen Mitglieder aus. Bis die Einstellungen greifen, dauert es dann einige Minuten. Die hier aufgeführten Mitglieder können nun die Postfachinhalte einsehen und auch aus dem freigegebenen Postfach heraus E-Mails versenden, sodass die Empfänger die persönlichen E-Mail-Adressen nicht sehen.
  3. Damit haben wir nun ein freigegebenes Postfach mit einer allgemeinen E-Mail-Adresse eingerichtet, dass von mehreren Benutzern gemeinsam verwendet werden kann.

Outlook und Skype for Business für Office 365 konfigurieren

  1. Damit Ihre Anwender mit Outlook Ihr Postfach verwalten und mit dem Skype for Business Client Audio- und Videokonferenzen durchführen können, ist eine initiale Konfiguration auf den lokalen Clients erforderlich.
  2. Beginnen wir mit Outlook. Wurde Outlook noch nicht eingerichtet, startet gleich dieser Assistent. Mit dem Assistent erstellen Sie ein neues Outlook-Profil, indem Sie ein Postfach einrichten. Hier gebe ich die E-Mail-Adresse ein. Outlook versucht nun selbständig über einen Mechanismus, der sich Autoermittlung nennt oder auf Englisch Autodiscover, die erforderlichen Daten für den zuständigen Server zu ermitteln, sodass diese vom Anwender nicht manuell eingegeben werden müssen. Dazu ist es erforderlich, dass die DNS-Konfiguration Ihrer Internet-Domäne für Office 365 bereits abgeschlossen wurde. Die Einstellungen wurden hier nun gefunden. Outlook richtet nun das Profil ein und beginnt, die Postfachinhalte zu synchronisieren. Das dauert einige Zeit, je nachdem wie viele Daten von Office 365 übertragen werden müssen.
  3. Währenddessen starte ich nun den Skype for Business Client. Auch dieser Client erfordert beim ersten Start eine initiale Konfiguration. Ich gebe hier zunächst die Anmeldeadresse an. Im Normalfall ist diese identisch mit der E-Mail-Adresse des Anwenders. Das muss jedoch nicht so sein.
  4. Und jetzt noch das Kennwort. Skype kann sich die Zugangsdaten noch merken, sodass ich diese nicht immer erneut eingeben muss. Damit die Anmeldung an Skype for Business klappt, muss auch hier die DNS-Konfiguration Ihrer Internet-Domäne für Office 365 abgeschlossen sein. Jetzt nach der Anmeldung können wir nach anderer Person in der Organisation suchen und ihr eine Nachricht schicken. Entweder PIM, ich kann die hierbei auch Audio- oder im Videokonferenz direkt starten. Ich kann hier auch nach anderen Personen suchen, die nicht zu meiner Organisation gehören, solange diese auch Skype benutzen und deren Organisation es erlaubt, gefunden zu werden.
  5. Skype for Business verfügt über umfangreiche Konfigurationsoptionen, die Sie hier aufrufen können. Zahnrad, dann Extras und Optionen. Damit haben Sie nun Outlook und den Skype for Business Client so eingerichtet, dass der Anwender auf sein Postfach zugreifen und die Skype-Funktionalität nutzen kann.

Tieferer Einstieg in das Office 365 Admin Center 

  1. Auf dem Bereich Start befinden sich einige Kacheln für wichtige Konfigurationsoptionen. Mit dem Suchfeld am oberen Rand können Sie auch nach bestimmten Einstellungen suchen, ohne sich durch die Navigation am linken Rand klicken zu müssen. Möchten Sie beispielsweise einstellen, ob Ihre Anwender Dateien mit Personen, die nicht zu Ihrer Organisation gehören, teilen können, suche ich hier einfach nach extern. Und dann wähle ich die Option Externes Teilen von Websites aus. Damit erscheint dann das Fenster für die Konfiguration. Hier sehen Sie einige Optionen für das Teilen von Informationen von SharePoint Online und OneDrive for Business mit externen Benutzern. Das externe Teilen kann nützlich sein, wenn Ihre Anwender beispielsweise mit einem Partnerunternehmen oder Kunden Dateien austauschen wollen, ohne diese umständlich per E-Mail-Anhang zu verschicken.
  2. Dasselbe Konfigurationsfenster kann über die Navigation aufgerufen werden und zwar über Einstellungen/Services & add-ins. Dann wähle ich die Option Websites. Diese lange Liste enthält noch viele weitere Einstellungen für Dienste und Anwendungen, die nicht so oft benutzt werden. Ein Beispiel ist etwa die Azure Multi-Factor Authentication. Wird sie aktiviert, müssen Ihre Anwender bei der Anmeldung an Office 365 nicht nur einen Benutzernamen und ein Kennwort eingeben, sondern benötigen noch einen weiteren Faktor, etwa die Bestätigung über eine App auf dem Smartphone. Damit wird die Anmeldung an Office 365 deutlich sicherer.
  3. In der Liste befindet sich auch der Punkt Mail, über den Sie weitergehende E-Mail-Einstellungen vornehmen können, wie die Überwachung und Einstellung für Antivirus und Antispam. Außerdem befindet sich in der Liste weiter unten die Verzeichnissynchronisierung, mit der ich ein bereits vorhandenes lokales Active Directory an das Azure Active Directory meines Office 365-Mandanten koppeln kann. Damit werden dann Objekte wie Benutzerkonten aus dem lokalen Active Directory automatisch in Office 365 angelegt.
  4. Neben den hier bereits vorgesehenen Konfigurationsoptionen können Sie am oberen Ende der Liste Add-Ins hochladen, die Sie entweder eingekauft oder selbst entwickelt haben. Bei solchen Add-Ins handelt es sich beispielsweise um Erweiterungen der Office Clients, die dann etwa in Word und Excel eingebunden werden.
  5. Zu anderen wichtigen Einstellungen gehört der Abschnitt Domänen. Hier verwalten Sie alle Internet-Domänen, die Sie mit Ihren Office 365-Mandanten verknüpft haben. Beim Organisationsprofil hinterlegen Sie die Kontaktinformationen für Ihr Unternehmen.
  6. Der letzte Punkt Partnerbeziehungen betrifft Microsoftpartner, die Sie beauftragt haben, Teile oder Ihren ganzen Office 365-Mandanten für Sie zu administrieren. Über diesen Abschnitt können Sie die Berechtigungen für solche Partner verwalten.
  7. Eine weitere interessante Einstellung befindet sich im Bereich Support. Von hieraus können Sie direkt eine neue Serviceanfrage an Microsoft stellen, wenn Sie Unterstützung bei der Konfiguration benötigen oder mal etwas nicht so wie vorgesehen läuft. Weiter unten in der Navigation befindet sich auch der Bereich Berichte. Hier finden Sie laufend aktualisierte Informationen darüber, wie Ihre Anwender die Office 365-Dienste nutzen. Hier oben können Sie den Zeitraum auswählen. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, zwischen viele unterschiedlichen Berichten zu wählen.

SharePoint Login

SharePoint mit Explorer unter Windows 7 öffnen

Auch wenn diese Funktion super ist lässt es einen glatt verzweifeln, wenn man die Fehlermeldungen „Die Dokumenten-Bibliothek kann nicht im Windows Explorer geöffnet werden“ oder „… fügen Sie die Website zur Liste vertrauenswürdiger Sites hinzu“ bekommt.

Der hauptsächliche Bug ist beim Internet Explorer 10 zu finden. Da viele Unternehmen noch keine Management-Verteilung haben und die Mitarbeiter Ihre Updates fröhlich selber installieren, wird es nun etwas mühselig.

Wir zeigen Ihnen, wie Sie den „Fehler“ beheben können:

  • Falls Sie einen Internet Explorer 10 einsetzen, gehen Sie zurück auf IE 9
  • Wenn Sie sich im Office 365 Portal anmelden, setzen Sie den Haken bei „Angemeldet bleiben“
  • Fügen Sie Ihre SharePoint Seite im IE  unter „Internetoptionen“ (Ein kleines „Zahnrad“ oben rechts im Browser), Sicherheit, Sites als „Vertrauenswürdige Sites“ hinzu
  • Gehen Sie dann in Ihre SharePoint unter „Mit Explorer öffnen“, sollte dieses immer noch nicht funktionieren dann klicken Sie als erstes auf „Verbindung mit Outlook herstellen“. Versuchen Sie dann als zweiten Schritt noch einmal „Mit Explorer öffnen“

Wenn Sie alle Schritte oben beachten sollte eine Verknüpfung zu 100% funktionieren.