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Integration von Arbeitszeitmanagement-Systemen in Teams mithilfe einer neuen API

Viele Unternehmen verwenden Arbeitszeitmanagement-Systeme zur Handhabung wichtiger betrieblicher Aufgaben im Zusammenhang mit Mitarbeitern in Service und Produktion. Dazu gehören die Schichtplanung, Gehaltsabrechnung, Zusatzleistungen, Zeiten und Teilnahme. Die Entwicklung einer Gruppe neuer APIs, mit denen Organisationen ihre bestehenden Arbeitszeitmanagement-Systeme in Teams integrieren können, führt zu neuen Arbeitsmöglichkeiten.

Die erste API ist die Graph-API für „Schichten“, der Zeitmanagementfunktion in Teams. Da nun „Schichten“ in Teams für alle Kunden verfügbar ist, ermöglicht die neue API die Integration von „Schichten“ und Zeitplanungssystemen der Unternehmen und bietet dadurch nahtlosen Zugriff auf Arbeitszeitmanagement-Systeme für Manager und Mitarbeiter direkt aus Teams. Die Graph-API für „Schichten“ ist in diesem Quartal in der Public Preview verfügbar.

Mit „Schichten“ können Manager auf einfache Weise Schichtpläne erstellen, und Teammitglieder können Zeitpläne prüfen und Änderungsanfragen stellen – und das alles in Echtzeit.

Quelle: https://info.microsoft.com


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Effektive Kommunikation und Zusammenarbeit von Mitarbeitern in Service und Produktion durch eine anpassbare Oberfläche und neue Funktionen in Teams auf mobilen Geräten

Für Mitarbeiter in Service und Produktion, wie etwa Einzelhandels-, Flugbesatzungs- und Außendienstmitarbeiter, ist Mobilität ein wesentlicher Aspekt ihrer Arbeit. Da diese Mitarbeiter häufig Informationen mit anderen Personen innerhalb ihrer Organisation austauschen müssen, haben viele zu unsicheren Chat-Apps für die Kommunikation mit Kollegen gegriffen. Dies hat jedoch Sicherheits- und Compliancerisiken sowie ineffiziente Prozesse zur Folge. Heute stellen wir eine neue anpassbare Oberfläche in Teams auf mobilen Geräten vor, die Mitarbeitern in Service und Produktion die erforderlichen Werkzeuge für eine effektive Kommunikation und Zusammenarbeit bietet, während sie unterwegs sind. Sie ist einfach, vertraut und sicher und bietet mehrere neue Funktionen, die nur auf mobilen Geräten bereitstehen und insbesondere für Mitarbeiter in Service und Produktion von Bedeutung sind. Dazu gehören das Teilen des Standorts und eine intelligente Kamera sowie die Möglichkeit, Audionachrichten aufzuzeichnen und zu teilen. Die anpassbare Oberfläche für mobile Geräte ist seit dem ersten Quartal 2019 verfügbar.

Mitarbeiter müssen je nach Aufgabenbereich über verschiedene Funktionen verfügen. Während die einen Zugriff auf private Chats, Kalender und Anrufe benötigen, brauchen die anderen Zugriff auf Teams und Kanäle. IT-Administratoren sind nun in der Lage, jedem Mitarbeiter rollenbasierten Zugriff auf die jeweils benötigten primären Teams-Funktionen zu erteilen. Diese Funktion kann für Mitarbeiter in jeder Rolle verwendet werden und bietet IT die Möglichkeit, eine benutzerdefinierte Richtlinie zu erstellen oder die neu verfügbare Vorlage für Konfigurationsrichtlinien für Mitarbeiter in Service und Produktion zu verwenden. Mitarbeiter können die eigene Oberfläche noch weiter anpassen, indem sie die am häufigsten gebrauchten Module aus dem Modulbereich an die Navigationsleiste anheften. Klicken Sie auf die nachfolgende Abbildung, um zu einer vergrößerten Ansicht zu gelangen.

Anpassbare Oberfläche und neue Funktionen in Teams auf mobilen Geräten: Alle Unterhaltungen in einer Ansicht (links), Teilen des Standorts und Aufzeichnen von Audionachrichten (Mitte) und Anpassen des Navigationsmenüs (rechts)

Quelle: https://info.microsoft.com

 


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Neues in Microsoft Planner Teil 2: Pläne für externe Nutzer freigeben

Grundsätzlich können Pläne auch von externen Nutzern verwendet werden. Leider gibt es aber Stellen, an denen Planner Ihnen das noch nicht erlaubt. Ist ein Plan in einem Team integriert, haben Sie keine Umstände damit.

Im nachfolgenden Beispiel liegt der Plan innerhalb des Teams „Vertrieb“ als Registerkarte „Vertriebsplanung“. Sie laden in Ihr Team eine externe Person ein, soweit das bei Ihnen im Unternehmen erlaubt ist, damit hat die externe Person dann auch Zugriff auf den darin befindlichen Plan.

Dieser Fall ist also unproblematisch.Schwieriger ist es, wenn Sie einen Plan haben, der nicht innerhalb eines Teams liegt. Sehen wir uns den Fall genauer an.

Ich klicke auf Mitglieder und füge zum Beispiel eine externe Person, den Herrn Kaiser, hinzu. Nach einem Moment wird mir Herr Kaiser vorgeschlagen, ich wähle ihn aus und habe ihn als Gast hinzugefügt. Füge ich nun aber noch eine zweite Person hinzu, zum Beispiel den Herrn Müller, so wird Herr Müller nicht gefunden.

Planner zeigt mir an: „Keine Ergebnisse gefunden“, und ich habe nun auch keine Möglichkeit, Herrn Müller hinzuzufügen. Woran liegt das? Das liegt daran, dass Planner Sie nur externe Personen hinzufügen lässt, die bereits in Ihrem globalen Adressverzeichnis vorhanden sind. Wie bei dem Herrn Kaiser, er war bereits im Adressverzeichnis vorhanden, ich konnte ihn auswählen. Herr Müller ist noch nicht im Adressverzeichnis und ich kann ihn hier auch nicht hinzufügen.

Das bedeutet: Haben Sie zum Beispiel mit dieser Person bereits in einem Team zusammengearbeitet, wurde die Person beim Hinzufügen in das Team auch in das globale Adressverzeichnis aufgenommen. Diese Person können Sie dann auch in Planner hinzufügen, wie unseren Herrn Kaiser.  Haben Sie aber noch nie mit dieser Person zusammengearbeitet, so kann Sie Planner im globalen Adressverzeichnis nicht finden und es gibt auch keinen Weg, aus Planner heraus die Person dort anzulegen.

Als Workaround könnten Sie nun ein leeres Team in Microsoft Teams anlegen, nur zu dem Zweck, dass Sie die Person einmalig hinzufügen und das Team zum Beispiel anschließend auch wieder löschen. Damit ist aber die Person in Ihr globales Adressverzeichnis aufgenommen worden. Anschließend können Sie diese Person dann auch in Ihren Plan in Planner hinzufügen. Ich lege also in Teams ein neues Dummy-Team an.

Dann bestätige ich die Einstellung mit „Weiter“, wähle nun die externe Person aus, den Herrn Müller, und hier habe ich die Möglichkeit, dass ich ihn als Gast hinzufüge.  Ich bestätige diesen Eintrag, klicke auf „Hinzufügen“ und in diesem Moment wird er dem globalen Adressverzeichnis  hinzugefügt. Ich bestätige mit „Schließen“ und das war schon der ganze Zweck der Erstellung eines Dummy-Teams.

Ich wechsle nun zurück zu Planner. Nun versuche ich erneut, den Herrn Müller hinzuzufügen und ich finde ihn in der Suche.

Ich kann ihn nun auswählen und schon ist er auch Teil meines Plans. Das Dummy-Team, welches Sie angelegt haben, können Sie auch getrost wieder löschen. Der Eintrag in das Adressbuchverzeichnis ist erfolgt und bleibt bestehen.


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Projektanfrage / Teststellung

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Microsoft Planner erleichtert das Projektmanagement, indem To-Dos zugewiesen, terminiert, organisiert und mit Dateien angereichert werden können. Wie immer in Office 365 natürlich jederzeit und auf allen Endgeräten.

Wofür brauche ich Microsoft Planner?

Microsoft Planner unterstützt und fördert kollaboratives Projektmanagement. Dabei profitieren Projekt-Teams in erster Linie von der intuitiven Aufgabenverwaltung. Planner kann man öffnen und sofort loslegen.

  • Beliebig viele Projektmitglieder
  • Aufgaben einer oder mehreren Personen zuweisen
  • Strukturierung durch Fälligkeitsdatum und Buckets
  • Einbinden von Dateien in Aufgaben
  • Status-Anzeigen und Diagramme für bessere Übersicht
  • Bequemes Zusammenspiel mit anderen Office-Anwendungen.

Neues in Microsoft Planner Teil 1: Filtern und Gruppieren

Die Aufgabenverwaltung in Planner wird nun übersichtlicher. Planner bietet Ihnen Filter- und Gruppierfunktionen, damit Sie Ihre Aufgaben besser sortieren können. Mit der Filterung können Sie nun die Aufgaben anzeigen lassen, die zum Beispiel zu einem bestimmten Termin fällig sind.

Einen Filter können Sie mehrfach verwenden, sodass sich zum Beispiel Aufgaben anzeigen lassen, die nächste Woche fällig sind und gleichzeitig eine bestimmte Bezeichnung tragen, im folgenden Screenshot Beispiel lautet die Bezeichnung: „Budget prüfen und Unterlagen einholen“. Durch Klick auf den folgenden Screenshot erhalten Sie eine vergrößerte Ansicht:

Weiter unten haben Sie auch noch Zugriff darauf einen Filter anwenden, um nur die Aufgaben einer bestimmten Person anzuzeigen.

Bei der Gruppierung steht Ihnen ebenfalls das Bucket als Gruppiermöglichkeit zur Verfügung:

  • die Funktion „Zugewiesen zu“, wo nach Personen aufgeteilt wird
  • der Status, ob eine Aufgabe noch nicht begonnen wurde, in Arbeit ist oder bereits erledigt wurde
  • das Fälligkeitsdatum: „diese Woche“, „nächste Woche“, „ohne Datum“ und
  • die verschiedenen Bezeichnungen.

Alternativ können Sie Ihre Aufgaben auch als Kalender darstellen. Auch das kann zur Übersichtlichkeit beitragen. Klicken Sie dazu auf Zeitplan. Sie können Aufgaben dort auch bewegen, wie einen Termin in Outlook. Auch derzeit nicht terminierte Aufgaben können Sie direkt in den Kalender ziehen.

Einen Überblick zum Status Ihres kompletten Plans erhalten Sie bei den Diagrammen. Sie sehen auf einen Blick, wie viele Aufgaben noch zu bearbeiten sind und wie viele bereits verspätet sind. Geht es Ihnen darum, herauszufinden, welche Aufgaben Sie persönlich haben, auch über mehrere Pläne hinweg, hilft Ihnen die Ansicht „Meine Aufgaben“, die Sie in der linken Leiste finden.

Auch hier gibt es Gruppierfunktionen nach Status, zum Beispiel „Nicht begonnen“, „In Arbeit“ und „Erledigt“ oder auch direkt nach dem Plan. Sie haben dann eine Auflistung, welche Aufgaben Sie in welchem Plan noch zu erledigen haben.

Nützlich kann auch die Gruppierung nach Fälligkeitsdatum sein. Hier sehen Sie direkt, welche Aufgaben Sie als Nächstes zu erledigen haben. Nutzen Sie Pläne hauptsächlich in Verbindung mit Microsoft Teams, dann stehen Ihnen die Filter- und Gruppierfunktionen sowie die Kalenderansicht ebenfalls zur Verfügung. Sie finden sie an der gleichen Stelle. Auch die Diagrammfunktion ist in Teams enthalten.

Die Ansicht, in der Sie nur Ihre Aufgaben über verschiedene Pläne hinweg sehen, erreichen Sie über Teams ebenfalls. Allerdings über einen anderen Weg: Klicken Sie dazu auf die drei Punkte in der linken Leiste, wählen dann Planner aus. Auch hier haben Sie nun eine Ansicht mit „Meine Aufgaben“ und diese Ansicht lässt sich ebenso nach den verschiedenen Möglichkeiten gruppieren. So kommen Sie auch in Microsoft Teams zu Ihren persönlichen Aufgaben.


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