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Mrz

Was bedeutet Self Service im Internet?

Categories: Case Studies, Microsoft Office 365, Microsoft Office 365 Onboarding, Microsoft PowerApps, Microsoft SharePoint

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Heute geht es um das Thema Self Service im Internet und wir wollen Ihnen kurz erläutern worum es grundsätzlich dabei geht.

Die Kommunikation mit Kunden und Mitarbeitern hat maßgeblichen Einfluss auf die Qualität der Dienstleistungen von Unternehmen. Über Self Service im Internet können Kunden und Mitarbeiter unter anderem auf Informationen zugreifen, Routine-Aufgaben selbst ausführen, Service-Anfragen stellen, Reservierungen vornehmen, ohne mit einer Kontaktperson aus dem Unternehmen sprechen zu müssen.

Self Service über das Web ist weit verbreitet in CRM-Systemen (Customer Relationship Management) und Lösungen für Employee Relationship Management (ERM). Online-Portale für die Selbstbedienung, die sich speziell an Mitarbeiter richten, werden als Employee Self Service (ESS) bezeichnet, Kundenportale im Internet fallen unter die Rubrik Customer Self Service (CSS).

Für Mitarbeiter und Kunden bieten Self Service-Portale rund um die Uhr (24/7) Hilfe und Informationen, ohne auf eine Antwort per E-Mail oder Telefon warten zu müssen. Letztlich hängt der Erfolg von Self Service-Portalen im Web von der Qualität und Quantität der verfügbaren Informationen und der Benutzerfreundlichkeit ab.

Unternehmen können mit diesen Portalen ihre Dienstleistungen standardisieren und so ihre Kosten optimieren. Nehmen wir das Beispiel IT-Services: Hier ist es möglich, dass die Kunden (das können auch Fachabteilungen im Unternehmen sein) IT-Leistung ohne ein Ticket beim Service Desk einfach selbst bestellen. Sie erhalten eine grafische Liste mit Live-Services mit kompletter Beschreibung. Der gesuchte Service ist durch Blättern in einer Liste oder per Schlüsselwortsuche schnell und einfach zu finden – ähnlich wie in einem Webshop. Damit sinken auch die Kosten beim Service Desk. Da die IT-Leistungen zudem nur von berechtigten Anwendern bestellt werden können, werden beim Service Desk nur gültige Anforderungen eingereicht, das heißt das Personal im Support verliert keine Zeit und arbeitet effizienter.

Unternehmen können über das Portal auch eine Know-how-Datenbank mit häufigen Fragen (FAQs) und bekannten Fehlern zur Verfügung stellen. So können die Kunden oder Endanwender zunächst selbst nach Lösungen suchen, ohne den Help Desk in Anspruch nehmen zu müssen. Handbücher und andere Dokumente sind immer online verfügbar.

Ich hoffe, wir konnten Ihnen hiermit das Thema Self Service im Internet gut erläutern. Morgen stellen wir Ihnen eine konkrete Lösung für ein Self Service Portal vor, nämlich ein Self Service Portal für die automatisierte Postfach-Freigabe inklusive E-Mail Bestätigung.

Ich nutze noch keine Microsoft Online-Dienste und wünsche ein individuelles Angebot bzw. eine Beratung!

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Mrz

Microsoft Office: Als Gast bei „Skype for Business“- Meetings teilnehmen

Categories: Case Studies, Microsoft Office 365, Microsoft Office 365 Onboarding, Skype for Business

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Auch wenn Sie kein Skype for Business installiert haben, können Sie an „Skype for Business“- Meetings teilnehmen

Der Referent kann Ihnen dazu seinen Desktop oder ein einzelnes Programmfenster freigeben, eine Präsentation zeigen oder die Kontrolle an Sie übergeben. Sie müssen lediglich ein kleines Plug-In auf Ihrem Rechner installieren.

An einer Skype-Besprechung teilnehmen

Sie haben vor einiger Zeit einer Termineinladung für eine Skype-Besprechung zugesagt. Jetzt wollen Sie an der „Skype for Business“-Besprechung teilnehmen. Rufen Sie dazu den Termin in Ihrem Kalender oder die Termineinladung in Ihrer Mail auf. Klicken Sie auf „An Skype-Besprechung teilnehmen“.

Durch das Klicken auf „An Skype-Besprechung teilnehmen“ öffnet sich ein neues Fenster. Falls Sie Skype for Business auf Ihrem Rechner angemeldet haben, können Sie noch wählen, ob sie Ihre „Skype for Business“-Software oder den Browser benutzen. Falls Sie das erste Mal an einer Besprechung mit Skype for Business mit Ihrem Browser teilnehmen, müssen Sie noch ein kleines Plug-In installieren.

Laden Sie die Installationsdatei für das Plug-In (Windows: „SkypeMeetingsApp.msi“) herunter und rufen Sie es anschließend im Downloadverzeichnis (oder eventuelle direkt in der Downloadliste Ihres Browsers) mit einem Doppelklick auf. Sie benötigen für die kurze Installation keine Administratorrechte.

Im Browserfenster fragt Sie Skype for Business, ob Sie die App fertig installiert haben. Sobald Sie das getan haben, klicken Sie auf „An Besprechung teilnehmen“. Der Browser möchte einen „stb-Link“ öffnen, wobei „stb“ für Skype for Business steht. Bei mehreren Optionen zur Auswahl wählen Sie „Skype Meetings App“. Aktivieren Sie die Option „Auswahl für alle stb-Links speichern“ und klicken Sie auf „Link öffnen“. Falls Ihre Windows-Firewall sich beschwert und Sie keine Administratorrechte haben, können Sie die Meldung durch „Abbrechen“ übergehen.

Es öffnet sich ein neues Browserfenster, in dem Sie Ihren Namen angeben sollten. Sie können zwar einen Fantasienamen eingeben, doch für Unterhaltungen und Chats ist es besser, einen richtigen Namen (Vor- und oder Nachnamen) anzugeben.

Jetzt müssen Sie nur noch das Laden des Plug-Ins erlauben. Auch dies erfolgt (zumindest für den genannten Server) nur einmal, wenn Sie es für immer zulassen.

Die Besprechung

Der Referent bekommt (je nach Berechtigungseinstellung) einen Hinweis auf einen weiteren Teilnehmer, dessen Teilnahme er genehmigt („Antworten“).

Danach öffnet sich das Besprechungsfenster der Skype for Business Web App.

Am unteren Fensterrand haben Sie Symbole

Chat (ganz links): Öffnet eine Spalte zum Chatten.
Video: Nach einem Klick erhalten Sie eine Vorschau des Videobildes ihrer Webcam. Mit Klick auf „Mein Video starten“ wird Ihr Videobild übertragen, und eintreffende Gäste können Sie sehen.“
Mikrofon: Damit schalten Sie Ihr Mikrofon stumm.
Inhalt freigeben: Desktop übertragen, Programm freigeben, Powerpoint-Datei präsentieren etc. Sie erhalten diese Möglichkeiten nur, wenn der Veranstalter es für Sie (oder alle) freigeschaltet hat.
Auflegen: Sie verlassen die Besprechung. Vorsicht: Die Besprechung wird im Hintergrund fortgesetzt. Wollen Sie die Besprechung beenden, dann gehen Sie auf das Drei-Punkte-Symbol.
Anrufsteuerung: Anruf halten/fortsetzen, Auswahl des Audiogerätes, Lautstärke.
„…“ (Weitere Optionen): Informationen zum Besprechungseintrag, Besprechungsoptionen, Besprechung verlassen etc.

Rechts oben können Sie ein anderes Layout auswählen und in den Vollbildmodus wechseln.

Der Organisator und Referent sieht eine Liste der Referenten und Teilnehmer und hat weitere Möglichkeiten. Ein Rechtsklicken auf einen Referenten oder Teilnehmer bietet weitere Möglichkeiten wie ihn stummzuschalten (oder es wieder aufzuheben), ihn aus der Besprechung zu entfernen oder seinen Status zu ändern (Referent/Teilnehmer).

Eine Präsentation starten

Sie und der Referent können sich wie bei Skype üblich über Video und Audio unterhalten. Skype for Business bietet aber weitere Möglichkeiten. Der Referent kann beispielsweise Anlagen hinzufügen, Notizen freigeben, und er kann eine Präsentation starten:

Desktop präsentieren
Programme präsentieren
Powerpoint-Dateien präsentieren

Sie als Teilnehmer sehen dann im Fenster der Skype for Business Web App die jeweilige Präsentation.

Desktop übertragen

Der Referent kann wählen, welche seiner Desktops er präsentiert (oder sogar beide).

Sie als Teilnehmer sehen genau das, was der Referent Ihnen freigegeben hat und Ihnen präsentiert. Sie können dem Referenten im Chat oder über das Mikrofon Fragen stellen (sofern er das nicht deaktiviert hat). Sie können auch die Steuerung anfordern, so dass Sie beispielsweise eine neue Seite im Browser aufrufen können.

Weitere Möglichkeiten

Skype for Business bietet weitere Möglichkeiten wie eine Aufzeichnung vorzunehmen oder während der Besprechung weitere Teilnehmer hinzuzufügen.

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Mrz

Microsoft Office 365: Was kann Microsoft Teams?

Categories: Case Studies, Microsoft Office 365, Microsoft Office 365 Onboarding, Microsoft SharePoint, Microsoft Teams

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Was kann Microsoft Teams?

Kommunikation ist das A und O der täglichen Arbeit. Welche Aufgaben stehen an, welche Entscheidungen wurden getroffen und wo finde ich die aktuellsten Informationen zum Projekt? Diese Fragen beschäftigen uns täglich. In Office 365 heißt die Antwort: Microsoft Teams.

Chatten, Dateien und Links austauschen, Besprechungen planen, Videokonferenzen halten, To-Dos festhalten, verschiedenste Tools integrieren – die Funktionen von Microsoft Teams klingen beeindruckend. Aber was genau kann man damit machen und wie nutzt man es am besten?

Eine App für alles: Microsoft Teams

Teams soll die zentrale Anlaufstelle für ein virtuelles Team sein. Dafür gibt es als Herzstück den Chat, in dem die Mitglieder sich schnell austauschen können. Bei größerem Diskussionsbedarf kann man eine Besprechung planen oder auch sofort online starten. Und damit alle die gleichen Infos haben, lassen sich in Teams auch Dateien hinterlegen. Wenn das nicht reicht, gibt es Anbindungen alle viele weitere Office– und Microsoft Tools. So lassen sich z. B. für Excel, PowerPoint und OneNote neue Dateien anlegen oder bereits bestehende Dateien verknüpfen.

Auch Anbindungen an Sharepoint oder Wikis sind kein Problem. Und über Schnittstellen mit OneDrive, Outlook und Skype for Business ist Microsoft Teams besteht die Verbindung zu weiteren viel genutzten Anwendungen. So kann man aus Teams heraus direkt mit jemandem sprechen, der nur einen Account bei Skype for Business hat.

Strukturiertes Arbeiten

Wenn alle drauf los quatschen, findet man am Ende die relevanten Informationen nicht mehr. Das soll natürlich nicht passieren, daher gibt es in Microsoft Teams die Kanäle zur Strukturierung. Ein Kanal sollte auf ein Thema oder ein konkretes Projekt beschränkt sein und enthält die dazu gehörenden (öffentlichen) Unterhaltungen und Dateien. Teammitglieder können ihre relevanten Kanäle favorisieren und ihnen folgen – und somit immer auf dem neuesten Stand bleiben.

Auch Aufgaben lassen sich abbilden. Teams ist standardmäßig mit Microsoft Planner verknüpft. Dadurch kann man neue Aufgaben erstellen, sie terminieren, Personen zuweisen, mit Dateien anreichern und natürlich auch im Auge behalten. Einzelne Teammitglieder erhalten so einen Überblick über ihre aktuellen To-Dos.

Microsoft Teams in der täglichen Arbeit

Wann kann man Teams benutzen? Eigentlich immer. Projektteams können sich darin austauschen, Infos veröffentlichen und gemeinsam an Dokumenten arbeiten. Abteilungen können der App Meetings vorbereiten, Aufgaben organisieren und Fortschritte teilen. Einzelne Kanäle können auch als Newsroom genutzt werden. Teammitglieder können interessante Links, Podcasts und Videos posten.

Wenn viele Personen gemeinsam an einem Dokument arbeiten müssen, erhalten in Teams alle Zugriff. So wird immer an der aktuellen Version gearbeitet und Diskussionen über Inhalte finden im Chat statt und nicht in der Kommentarspalte des Dokuments.

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Ein Crashkurs in Office 365: Die besten Tipps, wie Sie Zeit sparen und Ihren Erfolg steigern – Kapitel 1 Mobilität

Categories: Case Studies, Microsoft Fasttrack, Microsoft Office 365, Microsoft Office 365 Onboarding, Microsoft SharePoint, Office365 Crashkurs

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Kapitel 1: Mobilität macht dem Business Beine

Word – Kommentare per Smartphone senden

Müssen Sie einem Kollegen von unterwegs schnell Feedback schicken? Mit der Word Mobile-App können Sie Dokumente direkt auf Ihrem Android- Gerät oder iPhone bearbeiten.

Kommentieren leicht gemacht: Tippen Sie erst in das Dokument und dann auf „Bearbeiten“.

Geben Sie Ihren Kommentar ein. Beim ersten Mal werden Sie nach Ihrem Benutzernamen gefragt, damit Ihre Kollegen wissen, wer das Dokument bearbeitet hat.

Excel – 4 Shortcuts die Ihr Team begeistern werden

Nutzen Sie Excel unterwegs, ohne an Ihren Desktop gebunden zu sein. Mit Excel auf dem Smartphone oder Tablet haben Sie die gleichen Möglichkeiten wie auf dem Laptop.

Formeln: Auf der Registerkarte Formeln können Sie unterwegs Berechnungen durchführen.

Einfacher Zugriff auf Daten: Speichern Sie Excel-Dateien auf OneDrive, um Sie auf Ihrem bevorzugtem Gerät benutzen zu können.

Integrierte Tastatur: Fügen Sie über die Bildschirmtastatur auf dem Tablet ganz einfach Formeln ein.

Empfohlene Diagramme: Visualisieren Sie Daten mit wenigen Klicks. Diese Funktion ist optimiert für kleinere Displays.

PowerPoint Mobile – grenzenlose Freiheit

Von unterwegs kreativ sein und präsentieren: Möchten Sie auf dem Weg zu einer Präsentation noch eine letzte Korrektur vornehmen? Dies können Sie mit der PowerPoint-App direkt auf dem Smartphone oder Tablet erledigen.

Notizen stets griffbereit: Lesen Sie Ihre Notizen direkt vom Smartphone.

Kabellose Freiheit: Auch ohne Kabel können Sie direkt mit Ihrer Präsentation beginnen: Steuern Sie in der Referentenansicht, was Ihr Publikum sieht, und zeigen Sie Sprechernotizen nur auf dem Tablet an. Verwenden Sie Stift, Laserpointer und Markierungen, um die Aufmerksamkeit auf wichtige Punkte zu lenken.

Fokussiert bleiben: Stellen Sie durch handschriftliche Notizen wichtige Punkte heraus.

OneDrive – Teilen leicht gemacht

OneDrive ermöglicht den nahtlosen Zugriff auf Dateien, sodass Sie von praktisch überall im Team arbeiten können. Die Vorschau unterstützt mehr als 270 gängige Dateitypen wie PDF, Photoshop, Illustrator, Visio, medizinische DICOM-Bilder und vieles mehr. Videostreaming-on-Demand erspart Ihnen langwierige Downloads. Teilen Sie Ihre Dateien, um Dritten den nahtlosen, sicheren Zugriff zu ermöglichen. Sie können eine Datei oder einen Ordner gezielt freigeben oder mehreren – internen und externen – Personen einen Link senden. Legen Sie außerdem fest, wie lange ein Link gültig sein soll, und kontrollieren und ändern Sie im Handumdrehen die erteilten Berechtigungen.

Microsoft Teams – In Echtzeit kommunizieren

In der modernen Geschäftswelt wird es immer schwerer, alle Beteiligten an einem Ort zu versammeln. Teams ist eine Allround-Besprechungslösung, mit der Ihre Mitarbeiter Office-Dateien vom Desktop oder Mobilgerät aus in Anrufe oder Chats einbinden können, zum Beispiel animierte PowerPointDokumente.

Quelle: https://info.microsoft.com

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